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Como hemos explicado en anteriores experiencias en Barbados y Honduras, el Día de las Operaciones es un taller, presencial y en línea, que reúne a quienes trabajan en la ejecución de proyectos vinculados al Grupo BID, (principalmente a los miembros de las Unidades Ejecutoras y/o contrapartes del Grupo), en donde por medio del intercambio de conocimiento se invita a la reflexión de los desafíos encontrados durante la implementación de dichos proyectos y así identificar soluciones transversales. El objetivo: apoyar el proceso de mejora continua de la gestión de las operaciones.
En noviembre del 2022, un total de 65 operaciones en ejecución con más de 350 participantes fueron parte de la quinta entrega del Día de las Operaciones. La agenda del taller se centró en los siguientes temas prioritarios:
- Cuestiones fiduciarias
- Salvaguardas ambientales y sociales
- Comunicación estratégica.
Compartimos a continuación los principales aprendizajes.
Temas fiduciarios
Cierre de operaciones
La culminación de proyectos trae diferentes tipos de retos que van desde el cumplimiento de plazos dentro de los tiempos estipulados, la alteración de precios de los productos a ser contratados por consecuencia de la volatilidad económica, la inflación, las interferencias climáticas, entre otros. La siguiente tabla comparte algunos desafíos comunes que encontraron los equipo en Brasil, así como posibles soluciones:
Reequilibro económico
El reequilibrio económico de los contratos presenta varios desafíos, entre ellos variaciones en impactos económicos y climáticos, desafíos metodológicos en los cálculos, limitaciones en riesgos contractuales y presupuestarios, riesgos legales y de plazo. Durante el Día de las Operaciones, el grupo destacó la importancia de la planificación realista, gestión de riesgos, aclaración de políticas, reuniones periódicas y monitoreo constante para minimizar impactos y lograr soluciones de bajo costo. El principal desafío es la gestión eficaz de contratos entre todos los involucrados, ya que la mayoría de los cambios del proyecto están fuera de control del operador. A continuación, algunos desafíos y posibles soluciones que otros equipos pueden considerar:
Salvaguardas ambientales y sociales (ESG)
Durante el último año, el BID implementó su nuevo Marco de Política Ambiental y Social, reforzando así su compromiso y la importancia que otorga a la aplicación de estándares ESG en todas las operaciones financiadas por el Banco. Para el BID, la integración e implementación de los aspectos sociales y ambientales en las inversiones es importante porque aumenta la sostenibilidad ambiental, social y de gobierno corporativo a lo largo de todo el ciclo de vida de las operaciones, asegurando así que los beneficios del proyecto para la población se mantengan a largo plazo.
Comunicación estratégica
Para el Día de las Operaciones de Brasil, se eligió el tema de comunicación como una herramienta para llegar a la población en general, así como a instituciones para difundir la aplicación de los estándares de ESG. Así, durante el taller se desarrolló una caja de herramientas de buenas prácticas en comunicación que pueden ser utilizadas en diferentes contextos. A continuación, resumimos los principales temas discutidos en esta jornada.
Herramientas y buenas prácticas para población general
Durante la jornada se discutieron diferentes mecanismos de comunicación para llegar a la población general incluyendo consultas públicas, consultas presenciales, asesorías de prensa y mecanismos de quejas y reclamos. Lo anterior mediante el desarrollo de una herramienta en línea que contiene diversas tácticas para utilizar con las diferentes audiencias dependiendo de las necesidades de los proyectos. A continuación, un ejemplo de estas buenas prácticas encontradas en la herramienta:
Herramientas y buenas prácticas interinstitucionales
Las principales prácticas de comunicación interinstitucional presentadas durante el taller se enfocaron en tres áreas:
- Tránsito: se refiere a acciones necesarias para evitar o mitigar los impactos sobre la circulación y el flujo de vehículos y peatones, incluyendo riesgo de accidentes y la interferencia en actividades económicas. Los equipos recomendaron identificar puntos críticos, difundir rutas alternativas y utilizar tableros informativos. Además, es importante comunicarse en radio, televisión y redes sociales, alinearse con la comunicación televisiva y los guardias municipales. Introducir iconos de tráfico para señalizar obras en carreteras.
- Comunicación institucional: se enfoca en la estructura, procesos y articulaciones institucionales para garantizar la implementación de la comunicación del Programa a partir de estrategias definidas. Las prácticas incluyen reunir a profesionales de diferentes áreas para integrar información, mantener un diálogo continuo con las comunidades afectadas, establecer flujos bien definidos y desarrollar plataformas de inserción de información.
- Ambiental, social y obras: relacionado a la ejecución del programa, que exige de la comunicación el contacto cercano no solo a partes afectadas, sino también al establecimiento de articulaciones con otros órganos institucionales para viabilizar las intervenciones físicas del proyecto dentro del alcance de las salvaguardas. Las prácticas implican: (i) en medio ambiente planear las actividades de educación ambiental, patrimonial, etc. (ii) limpieza urbana: garantizar que se lleve a cabo una recolección adecuada de residuos, (iii) asistencia social: mantener un diálogo continuo con las comunidades afectados, pensando en cómo las obras pueden acentuar o impactar la diversidad de género y (iv) licencias ambientales: mapear el alcance y utilizar herramientas virtuales para desarrollar reuniones con líderes comunitarios.
¿Qué recomendaciones nos deja Brasil para otras intervenciones?
La participación colectiva de los equiposha facilitado la construcción de nuevas herramientas como el toolkit de comunicaciones que mencionamos en este blog. La experiencia de Brasil nos invita a crear canales de comunicación para compartir experiencias y buenas prácticas entre proyectos, desarrollar reuniones para trabajar retos específicos, crear mecanismos de aproximación con entidades externas relacionadas con proyectos, así como para establecer canales de comunicación directa que amplíen la escucha y empatía. También nos anima a crear herramientas para consolidar la información y acelerar el aprendizaje, recopilar datos y digitalizar información sobre el progreso de los proyectos para un amplio acceso, y amplificar el conocimiento de las prácticas de comunicación,escucha y empatía. También nos anima a crear herramientas para consolidar la información y acelerar el aprendizaje, recopilar datos y digitalizar información sobre el progreso de los proyectos para un amplio acceso, y amplificar el conocimiento de las prácticas de comunicación.
Por Luz Ángela García Ferro del BID.
Aunque este enfoque ha demostrado ser efectivo en Brasil, es importante considerar que su implementación puede presentar desafíos en otros contextos. Por ejemplo, en países con mayores niveles de corrupción y falta de transparencia, es posible que los procesos diarios de operaciones no logren alcanzar sus objetivos debido a la interferencia política o la falta de recursos adecuados.