Herramientas de comunicación para optimizar los proyectos de desarrollo: una mirada desde las operaciones en Brasil

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“Lo más importante en la comunicación es escuchar lo que no se dice”. Peter Drucker

Detrás del impacto que generan los proyectos de desarrollo, hay un trabajo extenso y un sin número de piezas que se mueven constantemente durante su ciclo de vida. Las áreas técnicas son una parte relevante de la ecuación, pero también entran en juego componentes políticos, de gestión y administrativos que conllevan sus propios retos para los cuales se deben de encontrar soluciones.

El Día de las Operaciones es un taller anual organizado por el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y se propone, entre otras cosas, abordar los retos de las iniciativas en las que el Banco colabora. En esta ocasión, nos referimos particularmente al taller que se realizó en Brasil, del 1 al 4 de diciembre del 2020, donde el BID convocó a los implementadores de un total de 15 proyectos de desarrollo y en donde se discutieron los desafíos presentes en  tres temas principales:

1. Consulta y participación activa de las partes interesadas y afectadas
2. Gestión fiduciaria y comunicación entre ejecutores para construir consensos
3. Gestión de las responsabilidades y de las comunicaciones de los interesados clave

En los siguientes párrafos reflexionaremos sobre las lecciones aprendidas y hablaremos de las herramientas que ayudaron a optimizar la comunicación entre los miembros de los proyectos. El propósito de este artículo es compartir estas recomendaciones para que sean consideradas en otras intervenciones y se fortalezcan el proceso y el resultado final de futuros proyectos de desarrollo.

Comunicación entre actores clave

Previo y durante la implementación de un proyecto, resulta esencial hacer una buena consulta que fomente la participación activa de todas las partes interesadas. Para esto es fundamental tomar en cuenta que las partes interesadas están compuestas por grupos muy diversos de personas que por lo general incluyen a organizaciones comunitarias, instituciones públicas y privadas, e inclusive a actores antagonistas como los son los beneficiarios directos de la iniciativa y las personas afectadas negativamente por la misma. Por su parte, la participación activa debe de ser planteada como un proceso sistemático de comunicación entre las partes interesadas a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, y es importante que este proceso sea planeado, continuo e iterativo, que las partes estén representadas, así como que se cuente con suficientes recursos durante todo el proyecto. 

Cuando se combina el ejercicio de participación activa con una buena representación de todas las partes interesadas, se fortalece la confianza mutua entre los miembros del proyecto, lo que contribuye a su sostenibilidad a largo plazo. Algunas herramientas que encontramos que pueden ser de utilidad al momento de implementar estos ejercicios son:

• Mapeo de las partes interesadas y afectadas
• Evaluación de impacto ambiental y social
• Plano de comunicación y mecanismos de quejas, reclamos y manejo de conflictos.

En apoyo a lo anterior, el BID ha desarrollado un conjunto de productos de conocimiento que engloba cursos y guías de buenas prácticas. Compartimos algunos de ellos a continuación y te invitamos a que te familiarices con ellos.

Cursos:

• Participación significativa de las partes interesadas
• Principios para la revisión de evaluaciones de impacto ambiental
• Biodiversidad en estudios de impacto ambiental

Guías:

• Consulta significativa con las partes interesadas
• Planificación de las consultas virtuales en el contexto de COVID-19: Orientaciones para agencias de gobierno y unidades ejecutoras de los proyectos
• Evaluación del impacto social: Integrando los aspectos sociales en los proyectos de desarrollo

Comunicación para agilizar la gestión fiduciaria

Si se desea tener eficiencia en la ejecución de proyectos de desarrollo, es indispensable abordar los desafíos en sus procesos financieros y de adquisiciones. En el caso de Brasil, este tema se ha abordado por medio de tres elementos:

1. Soluciones digitales: Durante los próximos 24 meses el BID pondrá en marcha “fSuite”, que es una herramienta que prioriza la relación con los prestatarios y que permite una gestión más ágil y orientada a resultados a través de una conectividad constante con el cliente. fSuite también proporciona datos clave para respaldar la toma de decisiones y permitirá llevar a cabo el seguimiento a los procesos de licitación en línea, donde la Unidad Ejecutora podrá actualizar y hacer seguimiento en todas las instancias, lo cual es una de las mayores fortalezas de esta herramienta.
   
   
2. Internalización de las políticas fiduciarias: La modernización de las políticas de adquisiciones, en vigencia a partir de este año en el BID, facilita la contratación de soluciones innovadoras, fomenta el diálogo con el mercado y ayuda a los prestatarios a lograr value for money.
   
   
3. Intercambio de experiencias: Uno de los grandes retos en la gestión de proyectos que involucran financiamiento por parte de organismos multilaterales, es la inseguridad en la aplicación de las políticas de adquisiciones del banco vis a vis las normas nacionales. Brasil encontró la solución en la creación de una plataforma, conocida como la “Red de Ejecutores”, la cual facilita el intercambio de información entre proyectos, incluída la actualización de políticas de adquisiciones, con el fin de mitigar retrasos en la ejecución de los proyectos.

Comunicación durante la gestión de proyectos

La metodología Project Management for Results (PM4R) del BID, permite identificar las áreas clave durante la gestión de proyectos de desarrollo e impacto social, y también agiliza la implementación de las operaciones, lo que eventualmente se traduce en una ejecución exitosa de los proyectos. Las 7 herramientas de esta metodología son:

1. Estructura Desglosada de Trabajo
2. Cronograma
3. Curva “S”
4. Matriz de Riesgos
5. Matriz de Adquisiciones
6. Matriz de Responsabilidades
7. Matriz de Comunicaciones.

Durante el Día de las Operaciones en Brasil, nos enfocamos principalmente en las herramientas denominadas Matriz de Responsabilidades y Matriz de Comunicaciones, pero antes de comenzar a trabajarlas tuvimos que definir quiénes eran los actores relevantes en cada proyecto, así como su nivel involucramiento; esto lo hicimos por medio de otra herramienta que, si bien no es parte de las siete herramientas esenciales de PM4R, su uso sí resultó fundamental para los propósitos de este taller. Hablamos de la Matriz de Interesados Clave, también conocida como Matriz de Stakeholders y que se presenta en el siguiente gráfico:

Una vez identificados los interesados clave, se construyó la Matriz de Responsabilidades para poder definir con precisión los roles principales dentro de cada iniciativa, por ejemplo, el líder de proyecto, el receptor de informes de seguimiento, la persona que puede ser consultada en caso de dudas, etc. El siguiente paso fue la elaboración de la Matriz de Comunicaciones, en la cual, considerando la información de las dos matrices anteriores, se especifica la frecuencia y propósito de los mensajes que serán transmitidos entre los actores clave y los canales que se utilizarán para hacerlo.

Como consecuencia de la pandemia y del confinamiento, la forma de comunicarnos ha pasado de un formato presencial a uno mayoritariamente virtual, y la Matriz de Comunicaciones fungirá, por lo tanto, como una hoja de ruta que asegura que los mensajes clave se trasmitan y lleguen a sus destinatarios de manera efectiva.

Escrito por los colaboradores del BID: Agustín Sarría, David Zepeda, Fernanda Camera, Jenifer Silva y Luz Angela García.