Las prácticas de gestión que uno aplica puede hacer la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Aprende las acciones esenciales de la gestión de proyectos según el Programa de PM4R del BID.
¿Sabías que a nivel mundial los proyectos desperdician alrededor del 10% de sus recursos financieros por ineficiencias en su gestión? No obstante, la gestión de proyectos consiste en prácticas bien estudiadas que todo el mundo se puede aprender. Por eso, el Programa de Gestión de Proyectos para Resultados (PM4R) del BID tiene como propósito fortalecer las capacidades de gestión de proyectos en los equipos que ejecutan proyectos de desarrollo en América Latina y el Caribe, para contribuir al logro de sus resultados dentro del alcance, presupuesto y tiempo planificado.
La metodología PM4R está basada en las mejores prácticas, herramientas y estándares internacionales sobre gestión de proyectos definidos por el Project Management Institute (PMI) y adaptados por el BID para aplicarlos a los proyectos de desarrollo en América Latina y el Caribe. Estas prácticas te pueden ayudar a reducir la brecha entre lo que planificas versus lo que ejecutas en tu proyecto. Los cursos PM4R ofrecidos por el Banco son reconocidos por Project Management Institute (PMI), quien reconoce al BID como Registered Education Provider (R.E.P.).
Consiste en siete pasos para planificar y gestionar un proyecto, con el objetivo que se ejecuten con un enfoque en resultados, considerando los riesgos identificados a través de la aplicación de prácticas y herramientas probadas de la gestión de proyectos.
En este artículo, te invitamos a que revisemos juntos los siete pasos de esta metodología. Luego, si te parece útil, puedes seguir profundizando en el aprendizaje de este tema con nuestro curso abierto en línea sobre la “Gestión de Proyectos Sociales para Resultados.”
Paso 1: Alcance
Primero, hay que saber en qué consiste el proyecto que tu equipo está gestionando. Por ello, el proceso de planificación arranca con la Estructura Desglosada del Trabajo (EDT) que nos permite descomponer un proyecto en partes más pequeñas.
Su uso no implica muchas reglas, sin embargo, debemos ser muy precisos a la hora de descomponer el proyecto. Es importante tomar en cuenta que no es práctico cuando el alcance se transforma en una lista con cientos de entregables; la EDT sirve para llevar control del proyecto y hacerlo más manejable.
Paso 2: Tiempos
Una vez que hemos podido establecer el alcance utilizando la EDT de manera clara, hay que hablar de tiempo. Para desarrollar el Cronograma, vamos a:
- Desarrollar lista de actividades que nos permita alcanzar cada uno de los entregables del último nivel de la EDT
- Identificar los recursos humanos y materiales necesarios para llevar a cabo los entregables
- Secuenciar el listado de entregables considerando las precedencias obligatorias o discrecionales de cada uno
- Estimar la duración de cada uno de los entregables en función de los recursos asignados, sus restricciones, la experiencia y los registros históricos
Paso 3: Costos
Ahora que hemos hablado de alcance y tiempo, hablemos de costo. Apoyados del Cronograma podemos asignar costos a cada uno de los entregables con base a una estimación, de tal manera que cuando terminemos la asignación contaremos con el presupuesto del proyecto.
La Curva de Uso de Recursos o también conocida como Curva S, corresponde a la representación gráfica del presupuesto de gastos programados a lo largo del proyecto, y nos permite por un lado entender el comportamiento del flujo de recursos y, por otro, nos sirve como medida de avance respecto al o los productos que se reciben fruto de la ejecución del proyecto. Si la comparamos con la curva de los gastos reales, nos ayuda a apreciar de manera gráfica la variación de costos del proyecto entre lo planificado y lo realmente gastado.
Paso 4: Adquisiciones
Las adquisiciones son parte importante de los proyectos y dependiendo de qué tan críticas son, pueden convertirse fácilmente en un riesgo y/o un problema si no se gestionan.
Para el desarrollo de la matriz de adquisiciones utilizamos como referencia la EDT, relacionando los entregables con el tipo de adquisición (bienes o servicios), su modalidad (Licitación Privada Nacional, Licitación Privada Internacional, etc.) y el Cronograma. Luego se consideran las restricciones propias de la compra como: tiempos de preparación de bases, tiempos de publicación, tiempos de proceso de adjudicación, tiempos de elaboración de los productos, tiempos de transporte de los productos.
Paso 5: Riesgos
Los riesgos son eventos o condiciones inciertas que están presentes en todas las etapas del ciclo de vida de los proyectos y que a pesar de que pueden ser detectados y su actuar es predecible, podrían materializarse y convertirse en un problema para el proyecto.
Riesgo se define como cualquier evento previsto o imprevisto capaz de afectar el logro de los objetivos y resultados esperados del proyecto. Su evaluación se basa en la probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede causar dentro del proyecto. Los riesgos con impacto negativo se denominan amenazas y los riesgos con impacto positivo, oportunidades.
Paso 6: Comunicaciones
La Matriz de Comunicaciones es una herramienta que facilita la gestión de las comunicaciones en los proyectos y permite priorizar los esfuerzos en aquellas dirigidas a los interesados (Stakeholders) de mayor importancia e influencia.
Para desarrollar la Matriz de Comunicaciones es necesario considerar las necesidades de los distintos interesados (Stakeholders) del proyecto, teniendo presente a quién, qué y cómo se comunica.
El contenido de la Matriz de Comunicación responde a las siguientes preguntas: ¿Qué comunicar? ¿Por qué comunicar? ¿Quién es el destinatario? ¿Qué método usar? ¿Quién prepara el mensaje? ¿Quién envía? ¿Cuándo enviar? ¿Con qué frecuencia?
Paso 7: Responsabilidades
La Matriz RACI es una herramienta de gestión del recurso humano que establece los roles y responsabilidades entre los entregables que aparecen en la EDT y los miembros del equipo de proyecto y otros interesados.
Esta matriz consta de 4 figuras fundamentales para llevar a cabo un proyecto y es por esto que es conocida como Matriz RACI: Responsable, Aprueba, Consultado e Informado.
No todos los roles deben asignarse a cada uno de los entregables o actividades. La única figura que sí debe de estar presente en todas es responsable. Asimismo, hay que tener en cuenta que no puede existir más de un responsable por entregable o actividad.
Ahora que ya conoces los siete pasos de nuestra metodología PM4R, te invitamos a visitar el sitio www.pm4r.org y formar parte de nuestra comunidad de gestión de proyectos. Ahí podrás profundizar más en estos conceptos y mucho más. Además, tendrás acceso a todos nuestros productos de conocimiento y guías tanto de nuestras metodologías PM4R y PM4R Leadership, como también de la nueva metodología PM4R Agile.
También, sumáte al curso abierto del BID Gestión de Proyectos de Desarrollo
¿Has aplicado los siete pasos a tu proyecto? Cuéntanos en los comentarios
Hola, te cuento que me especializo en la ejecución de proyectos inmobiliarios como constructor civil en chile, estoy muy motivado en continuar desarrollando habilidades en gestión para mejorar el servicio profesional que ofrezco al mercado.
Al leer el artículo, asoció las recomendaciones a la experiencia que he tenido y se me ocurren nuevas ideas para mejorar los procesos.
También te cuento que estoy aprendiendo sobre programación web, análisis de datos y BIM, con la intención de administrar con mayor facilidad la información de los proyectos en los que participo.
Participaré en los cursos que recomiendas.
Saludos.
Muchas gracias por tú comentario Juan. Saludos.
Hola participé en el año 2002 en el programa GEPAL como miembro y facilitador para la gestión de proyectos de desarrollo financiado por el BID. Con mi consultora GRUPO PESSO SA estuve en Guatemala transfiriendo las buenas prácticas desarrolladas en la facilitación de personas en Panamá por medio de enseñanza virtual. Fue todo muy enriquecedor y de calidad. Un equipo liderado por Manuel y su equipo, valoró estos momentos.
En el año 2002 participe y me certifique como PMD en el programa GEPAL. Este programa participe y facilite personas a nivel local en Panamá por medio de nuestra consultora GRUPO PESSO SA. Fue de valioso el aprendizaje y la calidad de personas Don Manuel y su equipo fueron de gran acompañamiento. Resultados hoy: soy docente en la educación superior en Gerencia de Proyecto, Formulación y Evaluacion de Proyecto y Gestor de diferentes proyectos públicos y privados en Panamá
Hola, Víctor
Un saludo cordial desde España
Recuerdo nuestros días en el BID en Caracas
Te felicito por el progreso logrado
¡Hola! Excelente artículo. En nuestra empresa para gestionar proyectos usamos kanbantool.com/es/ . Este tablero de control en línea es perfecto para nosotros. Ayuda a mejorar la productividad y ofrece la posibilidad de colaborar en tiempo real, entre otros. Un saludo.
Rosalía, no me sorprende para nada tu comentario. En mi compañía también llevamos algún tiempo trabajando con https://kanbantool.com/es/ y ya hemos visto amplia variedad de opciones que ofrece- sobre todo la mencionada colaboración con tu equipo en tiempo real. Eso es lo que mas me gusta ya que ahorramos bastante tiempo que antes pasamos en las reuniones reales.