Antes que las tormentas Eta y Iota llegaran a Centroamérica, Honduras ya había tomado la iniciativa de acelerar la ejecución de los proyectos de desarrollo financiados por el BID, para apoyar la reactivación económica del país y atender a la población vulnerable (afectada por desastres como huracanes y la pandemia del COVID-19).
Durante un evento de intercambio de experiencias y buenas prácticas operativas, conocido como “Días de las Operaciones”, los equipos de proyectos trabajaron en planes para acelerar la ejecución, con ciclos de planificación cortos enfocados en el logro de resultados.
Estos equipos fueron capacitados en metodologías de gestión del conocimiento y “PM4R Ágil”, con tres principios: compromiso con el resultado, entregas frecuentes de valor y adaptación al cambio. La aplicación de estos principios (que se complementan con la triple restricción de la gestión tradicional de proyectos -tiempo, alcance y costo) promueve la flexibilidad, la retroalimentación de los usuarios y el aprendizaje continuo.
¿Qué aprendimos con estos “Días de las Operaciones”? Primero, que se requiere el apoyo institucional del más alto nivel para impulsar la aceleración de la ejecución; segundo, que el intercambio de experiencias franco y abierto fortalece la confianza de los equipos de proyectos; y, tercero, que los planes “ágiles” construidos por los equipos son una inspiración para la acción inmediata. A continuación, les contamos esos aprendizajes que pueden ser útiles si están gestionando cualquier tipo de proyecto sea privado o público.
Apoyo Institucional
En cualquier proyecto es necesario contar con el apoyo institucional, si es del sector privado debe haber interés y convicción de la gerencia de la importancia del proyecto. En el caso del sector público es indispensable el compromiso del Estado. Para llegar a los “Días de las Operaciones”, hubo un proceso que partió con la voluntad del Gobierno, para buscar soluciones innovadoras para mejorar la ejecución de los proyectos y reactivar de esta manera la economía del país.
Con el apoyo del BID, los equipos de proyectos seleccionados fortalecieron sus capacidades en gestión de proyectos durante el mes previo a los “Días de las Operaciones”, para identificar productos prioritarios a ser incluidos en su primer plan ágil.
Confianza e intercambio de experiencias para encontrar soluciones
Es fundamental generar confianza para compartir lo que funciona y lo que no en los equipos sea de sector privado o público. En el “Día de las Operaciones”, se invitó a los miembros de cada uno de los proyectos para compartir sus desafíos. Se realizó un intercambio, tipo “lluvia de ideas”, con dos preguntas: ¿cómo podemos acelerar la ejecución y lograr sinergias entre los proyectos? y ¿cómo podemos contribuir a la reactivación económica del país?
Como resultado, surgieron planteamientos innovadores para la simplificación y digitalización de procesos administrativos, y para el involucramiento de autoridades locales y organizaciones sociales.
Trabajo continuo en la planificación y uso de metodologías ágiles
En cualquier proyecto sea del sector privado o público, una adecuada gestión de las herramientas de planificación es vital para lograr los resultados esperados. Sin embargo, existen oportunidades para acelerar la ejecución y llegar más pronto a lo que se quiere lograr. En este caso, después de más de un mes de preparación, en que los proyectos mejoraron sus herramientas de planificación (Estructura Desglosada de Trabajo – EDT, cronograma y curva S), e identificaron ideas para acelerar sus proyectos mediante el intercambio de experiencias, los equipos estuvieron listos para aplicar la metodología “PM4R Ágil”.
La metodología incluye cinco pasos: (i) análisis de los elementos existentes de la planificación; (ii) selección de los trabajos prioritarios; (iii) desarrollo del plan ágil (con la identificación los trabajos que se realizarán en los próximos tres meses, dividido en “sprints” de dos semanas); (iv) asignación participativa de responsabilidades; y (v) implementación del plan.
Por ejemplo, con esta metodología, un programa enfocado en el manejo sostenible de los bosques acelerará su ejecución para lograr la implementación de planes restauración forestal en 34,000 hectáreas afectadas por la plaga del gorgojo.
Un programa del sector de educación agilizará la ampliación de acceso educativo a la población más vulnerable, con la construcción y equipamiento de aulas en 50 centros enfocados en educación básica.
Un programa de protección social está trabajando en la innovación del mecanismo y proceso de entrega de las transferencias monetarias condicionadas mediante el uso de plataformas tecnológicas, utilizando mecanismos como la billetera electrónica.
Por su parte, un programa de seguridad y convivencia ciudadana trabajará para reducir los tiempos de ejecución de obras de las comisarías policiales, contratando en la medida de lo posible a personal de la zona donde se realizan los trabajos, y apoyando la creación de empleos.
Un programa del sector de energía iniciará la convocatoria de reuniones institucionales de alto nivel para acelerar el proceso de aprobación de las licitaciones, además de la optimización de procesos internos.
Ahora, estos planes se enfrentan al reto de ser actualizados, como respuesta a las nuevas circunstancias del país, afectado por los huracanes. Los equipos afrontarán este desafío, con la confianza que ya comenzaron una ruta distinta, para lograr mejores y más rápidos resultados. Su experiencia servirá para que otros empiecen este camino hacia la agilidad, para impactar en el desarrollo de países y mejorar vidas.
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