La importancia de las lecciones aprendidas de los proyectos de desarrollo radica no solo en su utilidad para el registro de la memoria institucional y la rendición de cuentas, sino en su potencial para mejorar los proyectos en curso y futuros. Imagina tener un desafío de diseño o monitoreo en tu proyecto y encontrar una solución factible en el banco de lecciones aprendidas de tu organización. Para lograr esto, es necesario que las lecciones no queden archivadas o perdidas entre montañas de documentos, sino que sean accesibles y localizables para facilitar un proceso de reflexión y reutilización.
Es por esto por lo que el BID ha enfocado esfuerzos en recopilar las lecciones aprendidas provenientes de los documentos de cierre de proyectos concluidos en los años recientes. Un proceso de extracción, curación y análisis dio como resultado un repositorio de 2.300 lecciones, que fueron clasificadas en diferentes dimensiones para facilitar su búsqueda e identificación.
Más aprendizajes registrados
Los años 2018 y 2019 nos han permitido acumular un acervo importante de lecciones aprendidas. Esto responde a los esfuerzos institucionales del BID para agilizar la rendición de cuentas y el acceso público a la información, a través de los informes de terminación de proyecto. Esta es una gran noticia, pues con esto, logramos aumentar en cerca del 40% el repositorio de lecciones aprendidas. Esto se traduce en más conocimiento disponible para ser aprovechado por los equipos de trabajo al futuro.
Temas comunes y aplicación del conocimiento
Después de clasificar el contenido, hemos notado que los temas más populares sobre los que se reflexiona al concluir proyectos de desarrollo son: el diseño del proyecto, la planificación y monitoreo durante ejecución, la capacidad de gestión y la coordinación entre actores del proyecto. Esta clasificación permite ver los aspectos claves del proceso de ejecución de proyectos en los que se han generado más reflexiones y donde se tiene mayor potencial de mejora.
La siguiente imagen muestra el comportamiento de las categorías operacionales en que se clasifican las lecciones de nuestro repositorio a través de los últimos dos años. Aunque la mayoría de las categorías se comportan similar año a año, es importante notar la disminución en el número de lecciones para Diseño de proyecto, y el aumento en las categorías relacionadas con ‘adquisiciones y contratos’ y ‘prioridades de las partes interesadas’ como partes fundamentales del proceso de ejecución de los proyectos de desarrollo. Aunque este comportamiento se debe a diferentes factores, como la naturaleza de los proyectos o el país donde se ejecutan, esta información nos da perspectiva para identificar cuales son los temas operacionales hacia donde se está desplazando la producción de lecciones aprendidas y así, pensar estrategias para guiar a los equipos hacia la generación de lecciones en temas de gran importancia que cuentan con poca documentación de sus aprendizajes.
Los términos más comunes
Para que tengas una idea de qué se habla cuando hablamos de lecciones aprendidas sobre diseño de proyecto, capacidad de gestión o planificación y monitoreo, te mostramos un ejemplo de nube de palabras que construimos con los términos más comunes de estas categorías. Poder reconocer las palabras claves, permite avanzar en procesos de agrupación por similitud, identificación de tendencias en los términos y organización automática de las lecciones aprendidas, así mismo, nos permite mostrar de forma simplificada el contenido a actores importantes para continuar socializando los aprendizajes emergentes de proyectos de desarrollo.
¿Qué existe al nivel de conocimiento sectorial?
Lo que te hemos contado hasta ahora se enfoca en conocimiento transversal que aborda situaciones propias de la gestión de cualquier proyecto de desarrollo como los procesos de adquisiciones o las etapas de diseño y planificación. El resto de las lecciones que encontramos son aplicables a temas específicos como Infraestructura, Agricultura y Desarrollo Rural o Salud y son importantes para cerrar brechas de conocimiento técnico en los diferentes sectores de trabajo de proyectos de desarrollo.
Estos son los sectores con más lecciones aprendidas dentro de nuestro repositorio. Los proyectos con componentes de infraestructura y transporte llevan la delantera, pero también se destaca la gran participación de agricultura y desarrollo rural, modernización del estado, entre otros.
Destacamos algunos ejemplos de las lecciones que nos llaman la atención por la forma en que describen la situación sobre la cual se reflexiona y la recomendación a partir de esta. Este va sin mencionar el valor que representan las lecciones documentadas para cada sector en su área de aplicación y la importancia que se da a temas que no son tradicionales para su sector específico, como el desarrollo de habilidades o relacionados con aspectos de ordenamiento territorial, como verás a continuación:
Reflexión sobre el valor de invertir en las capacidades en infraestructura
Por ejemplo, para proyectos de infraestructura se resalta la importancia de adoptar un enfoque sistémico combinando inversiones destinadas a tangibles (obras) e intangibles (capacidades humanas e institucionales):
(…) siempre que sea posible deben ser incluidos en los Programas componentes de fortalecimiento institucional del órgano ejecutor, para garantizar la sostenibilidad, además de permitir, a través de sistemas implantados, el monitoreo futuro de los efectos directos.
Aprendizaje sobre el diseño de los proyectos en el desarrollo rural
Para agricultura y desarrollo rural, por ejemplo, es común encontrar que, se debe tener un enfoque territorial y temático, para mejorar la eficiencia de las inversiones:
Un programa de fomento de negocios rurales que tuvo una amplia cobertura geográfica y financió negocios rurales en un sentido amplio, explica que este esquema dificultó las actividades de identificación, supervisión, auditoría y cierre de los planes de negocio, con un importante incremento en los costos de administración y supervisión del Programa. Se recomienda que operaciones futuras tengan un mejor enfoque territorial y temático, para mejorar la eficiencia de las inversiones, reduciendo los costos de administración y supervisión.
Integración de distintos actores en el transporte urbano
En las áreas de transporte, asegurar la integración programas de infraestructura de transporte urbano con la red de transportes metropolitanos:
Para proyectos de infraestructura de transporte urbano es importante la integración con la red de transportes metropolitanos. Motivo: Desde el punto de vista económico el programa contribuyó de forma decisiva en la integración de los corredores viales existentes en la región metropolitana de la ciudad. Mejoraron las condiciones de movilidad, confort y seguridad a los usuarios del sistema de transporte público y, en los aspectos de seguridad vial, el Programa contribuyó a la reducción de accidentes al mejorar las condiciones de tráfico.
¿Es posible avanzar hacia la automatización de este proceso?
Los equipos de proyectos del BID producen al menos 1300 documentos por año provenientes de más de 600 proyectos que se encuentran en ejecución y en todos ellos es posible encontrar lecciones aprendidas. ¡Aprovechar esta información sin que su procesamiento implique horas y horas de trabajo, es posible! Próximamente, te contamos cómo lo hemos logrado.
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Por Bertha Briceño, especialista líder de la gestión del conocimiento del BID, y Lorena Corso, consultora de la División de Conocimiento y Aprendizaje del BID
Buenos días
¿Las lecciones aprendidas son el único producto tangible de la gestión del conocimiento?
¿Que información básica se debe tener en una institución para poder generar lecciones aprendidas?
Muchas gracias por la atención
Saludos desde Lima, Perú