Por: Carolina Inés Garcia de la División de Gestión del Conocimiento del BID
Como mencionamos en una entrada anterior, las lecciones aprendidas constituyen un conocimiento adquirido acerca de un proceso o experiencia. Este aprendizaje tiene lugar mediante la reflexión y el análisis crítico de los elementos que pueden haber afectado de manera positiva o negativa al proceso o experiencia en cuestión.
En el caso del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), una de las principales fuentes de lecciones aprendidas son los proyectos ejecutados en los diferentes países de América Latina y el Caribe. Las lecciones provienen de todas las etapas de estos proyectos y su documentación permite que sean incluidas en los Informes de Terminación de Proyectos (o PCR, por sus siglas en inglés – Project Completion Reports).
1 La gestión de las lecciones aprendidas
Recientemente, hemos decidido dar un paso más en la gestión de estas lecciones aprendidas. Desde la División de Gestión del Conocimiento del BID, estamos construyendo una base de datos de lecciones aprendidas de los PCR.
La creación de esta base de datos permitirá:
Facilitar el acceso a las lecciones aprendidas
Anteriormente estas lecciones se encontraban distribuidas en los numerosos Informes de Terminación de Proyecto (PCR). Con la base de datos, las lecciones de los distintos documentos de proyecto estarán disponibles en un reservorio centralizado, que permitirá que su consulta sea más fácil y directa.
Mejorar la efectividad de la búsqueda
La búsqueda de lecciones aprendidas en la base de datos se facilitará a través de herramientas como la aplicación de filtros y el ingreso de palabras clave.
Los filtros agrupan a las lecciones de acuerdo con una serie de categorías previamente establecidas:
- Denominación del proyecto al cual pertenecen las lecciones.
- Número de la operación a la cual pertenecen las lecciones (identificador único de proyecto).
- País del proyecto al cual pertenecen las lecciones.
- Tipo de lección.
- Tema transversal de la lección.
- Categoría operacional de la lección, entre otras.
Posibilitar la trazabilidad de las lecciones
La inclusión de la fuente de la lección, es decir de la página y párrafo específico del Informe de Terminación de Proyecto (PCR) del cual se extrajo la lección, posibilitará que se pueda acudir al documento completo si se desea profundizar en alguna cuestión y rastrear el origen de la lección.
Realizar una actualización permanente
La existencia de una base de datos informática posibilitará que se añadan las lecciones de los proyectos a medida que estos finalizan, constituyéndose así en una herramienta flexible que se puede actualizar a lo largo del tiempo.
Con esta herramienta, se busca aportar a la mejor formulación de los nuevos proyectos a ser financiados por el BID, construyendo un cuerpo de conocimiento sobre:
- Aquello que ha resultado exitoso (las denominadas “buenas prácticas”).
- Experiencias que, por el contrario, no han funcionado.
- Propuestas e ideas que surjan a partir de acciones realizadas.
2 Algunos resultados preliminares
De la revisión de 363 Informes de Terminación de Proyecto (PCR) publicados entre los años 2010 y 2015 en la web del Banco, se han extraído preliminarmente más de 4000 enunciados literales de lecciones aprendidas que los equipos han documentado. Esto permite entender mejor el volumen de información al que se hace referencia al hablar de las lecciones aprendidas del Banco, y la consecuente importancia de su gestión.
En una clasificación preliminar, dentro de este universo de lecciones, y considerando su tipología, un 52% son técnico sectoriales (es decir, específicas de un sector) y un 48% son operativas (asociadas a la gestión de proyectos).
Con respecto al tema transversal de las lecciones, el tema más repetido es el de “Capacidad Institucional”, con más de un tercio de los enunciados relacionados a esta temática.
3 Próximos pasos
El próximo año, completaremos la construcción de la base de datos de lecciones aprendidas de PCR de proyectos financiados por el BID y la pondremos a disposición del público.
Además, vamos a iniciar un proceso de prueba de “text analytics” (minería de texto) y “machine learning” (aprendizaje automático) para identificación y extracción automatizada de los enunciados de lecciones en los informes de terminación (PCR) y otros documentos de los proyectos.
Buenas tardes
Es muy interesante aprender de todos esos beneficios para así implementarlos en nuetras comunidades y observar cómo se estan manejando los gobiernos locales. Es una forma de brindar nuestro grano de arena para ir acabando con tantas necesidades que hay en la cominudades
gracias
Excelente iniciativa, estoy segura que esta nueva herramienta será de mucha utilidad, su sistematización y su flexibilidad para poner a disposición toda esta experiencia y conocimiento adquirido permitirá acelerar, en muchas ocasiones, el proceso de conseguir los resultados e impactos deseados.
Se agradece la información histórica que están proporcionando para consolidar el aprendizaje y aplicarlo en futuros proyectos. No todo los proyectos son bien recibidos, por ejemplo los de minería, tener información de una adecuada implementación de este tipo de proyectos sería importante.
Toda información que enriquezca el conocimiento fortalece las acciones de los gobiernos locales y a la comunidad civil.
Importante iniciativa. El acceso rápido y sistemático a las lecciones aprendidas, puede contribuir en todas las etapas del ciclo de los nuevos proyectos, particularmente en su ejecución.
Quedo muy pendientes de los avances de este proyecto. Tener acceso a las lecciones de diversos proyectos de desarrollo en América Latina, es una herramienta fundamental para los interesados en las políticas públicas.
Excelente iniciativa. He llevado a cabo más de 50 evaluaciones de proyectos BID / FOMIN. En caso de necesitarlos para extraer las lecciones aprendidas estoy a vuestras órdenes.
Buenas tardes. Importante no es la palabra respecto de las lecciones aprendidas, es más bien vital. El no incorporar el conocimiento aprendido en proyectos subsecuentes (particularmente los errores cometidos) implica un aumento en el riesgo del proyecto, una estructuración deficiente y finalmente una falta de eficiencia en la gestión del mismo. Claro está sin olvidar, los recursos desperdiciados. El conocimiento que se incorpore a un proyecto es la herramienta más valiosa que se puede incorporar a la hora de gestionar, desarrollar y ejecutar un proyecto.
Recuerdo cuando trabajaba en una ONG Internacional y se nos pedía al cierre de los Proyectos la entrega de un PCR que muchas veces no entregaba mucha información sobre el verdadero impacto, y por tanto, creo que un aspecto importante del aprendizaje es tener indicadores de al comienzo y al final del ciclo de un proyecto que puedan ser estándar y medibles a cualquier proyecto que necesite ser sometido a revisión, para saber qué variables evaluar o no al momento de adjudicar recursos, por ej:
1) ROI o algún indicador que permita medir ex-post el retorno social/económico
2) eficiencia en el % de consumo del presupuesto y su relación con otras variables (recursos humanos, procesos administrativos, etc)
etc.etc.
Un excelente primer paso, crear una base de conocimiento con las lecciones aprendidas, a partir de la documentación de cierre de proyectos.
Me atrevo a sugerir considerar también los informes de supervisión, riesgo, etc. que se hacen a los proyectos y la forma en que se resuelven la observaciones.
Saludos
Aproximaciones generales:
1. El título del post llama la atención, es decir despierta interés en los involucrados en gestión de proyectos de desarrollo.
2. El uso de bases de datos en la gestión de lecciones aprendidas, es una agregado significativo al objetivo procurado por el título.
3. No obstante, no logra desarrollar el contenido relacionado al ¿Cómo? de la Sistematización.
4. Algo del punto 3 se solventa en el post del 15 de Enero, http://bit.ly/2ghRzAw “Cómo Documentar Lecciones Aprendidas”, en el entendido que es solo un aspecto de la sistematización de los proyectos de desarrollo.
Expectativas generadas (no alcanzadas en el post):
4. Descripción del Algoritmo (Ejemplo: flujo de proceso, herramientas, criterios de análisis, socialización-comunicación).
5. Identificación de Supuestos, Responsables, Destinatarios, Tiempos.
6. Referencias a Metodologías, Publicaciones, Evaluaciones, Ejemplos.
7. Clasificación Temática de las Lecciones Aprendidas.
Aspectos conclusivos:
7. IDB está en la línea adecuada para liderar procesos en la gestión del conocimiento, es un referente importante institucionalmente, y agradecemos esos esfuerzos impulsados por el equipo.
8. Se requiere complementar y dar continuidad al tema identificado (del ¿Cómo?) respecto a la sistematización.
Muy buena iniciativa, en efecto la sistematisación de las lecciones aprendidas es algo innovador y que trasciende la necesidad de búsqueda y ubicación de aquellas lecciones que son necesarias para los proyectos que se estan planificando, desarrollando, ejecutando y finalizando.
Gracias!!
La experiencia ayuda a mejorar la ejecución de nuevos proyectos y el Compartir el conocimiento es muy importante para toda entidad que ejecuta y administra fondos públicos
Excelente ! Esta iniciativa podrá contribuir a mejorar la calidad de los diseños de los proyectos y a sinergiar los procesos de mejora de capacidad institucional con una visión más estratégica y global. Favor divulguen ni bien tengan los links habilitados
Hola Carolina
Yo dirijo una iniciativa de almacenamiento y consultas de políticas públicas en línea y me gustaría establecer contacto contigo y con el equipo del BID que está trabajando este tema para incluir sus datos en nuestra plataforma. Te pido que por favor me digas en dónde puedo contactarte o con quién en el equipo de knowledge managemente del BID sea conveniente platicar.
Saludos y gracias!
Muy interesada en las iniciativas de Mineria de textos y aprendizaje automático. Me gustaría tener más información. Como se puede acceder a la misma? Gracias!
Excelente iniciativa, las lecciones cuando realmente son aprendidas y generan cambios en los procesos que se ejecutan durante el desarrollo de un proyecto, son base fundamental para asegurar y mantener el conocimiento al interior de las organizaciones. Muy interesado en poder participar en las fases futuras de minería de texto y machine learning o en su defecto sería muy bueno tener más información de los avances. Sería muy interesante incluir en otra fase del proyecto los sistemas de razonamiento basado en casos aplicando a bases de datos de lecciones aprendidas.
Excelente trabajo
Muy importante crear una base de conocimiento con las lecciones aprendidas, a partir de la documentación de cierre de proyectos y el conocimiento que se incorpore a un proyecto es la herramienta más valiosa que se puede incorporar a la hora de gestionar, desarrollar y ejecutar un proyecto.