En el BID, como en muchas otras instituciones, se captura el aprendizaje durante la ejecución de los proyectos a través de informes escritos. Cada semestre, los equipos de más de 600 proyectos de desarrollo en implementación en los 26 países de América Latina y el Caribe tienen la oportunidad de documentar brevemente los aprendizajes de sus proyectos en un apartado de los informes de monitoreo de proyecto (PMR, por sus siglas en inglés). La captura de lecciones aprendidas en la sección denominada “Hallazgos y Recomendaciones” está guiada por buenas prácticas que luego facilitan un proceso de análisis y sistematización.

La estructura del análisis de los “Hallazgos y Recomendaciones” permite identificar los principales desafíos y hacer un “match” con sugerencias de qué hacer como respuesta para cada uno de estos retos.

¿Qué encontramos a partir del análisis de los datos del año 2017?

Los 8 temas recurrentes en las lecciones aprendidas en el 2017

Buscamos agrupar los hallazgos y recomendaciones por temas, encontrando que frecuentemente se relatan desafíos comunes entre distintos proyectos. Por esto, terminamos agrupándolos en las siguientes 8 categorías:

• Capacidades de Ejecución
• Gestión Presupuestaria del Proyecto
• Temas Institucionales y Actores Públicos
• Planificación, Monitoreo, y Evaluación
• Aspectos Legales y Procesos Públicos
• Adquisiciones y Licitaciones
• Aspectos Técnicos y Sectoriales
• Aspectos Ambientales y Sociales

Estas categorías se repiten cada año por lo general, pero los detalles y observaciones más específicas dependen de cada proyecto y van evolucionando.

Además de agrupar los hallazgos y recomendaciones en categorías, también analizamos su distribución. La siguiente figura muestra los temas según su frecuencia de aparición:

Los hallazgos de los temas más mencionados son los siguientes:

Desafíos relacionados con las capacidades de ejecución

Identificamos que, en el año 2017, el 39% de las operaciones presentan como parte de sus “Hallazgos y Recomendaciones” cuestiones relacionadas con las capacidades de ejecución, siendo este el desafío más recurrente. Se presentan aquí desafíos asociados fundamentalmente a:

1. las características del equipo de implementación, incluyendo la dotación de personal clave y las capacidades,
2. la gobernanza del proyecto, es decir los mecanismos y esquemas de toma de decisiones, y
3. las herramientas de gestión de proyectos utilizadas por el equipo.

Desafíos relacionados con la gestión Presupuestaria del Proyecto

El segundo tema más recurrente lo constituye la gestión del presupuesto del proyecto, con un 28% de las operaciones presentando desafíos vinculados al mismo. Incluye aspectos relacionados con:

1. factores exógenos, como, por ejemplo, un entorno macroeconómico adverso, desbalances en el pari-passu y dificultades para disponer de los recursos de contrapartida (nacional o local), y
2. factores internos, como, por ejemplo, temas de gestión y planificación financiera, aspectos relacionados a la estimación de los costos de servicios, productos y materiales, o retrasos en los desembolsos/liberación de los fondos.

Recomendaciones para avanzar en estas áreas

La tipología y clasificación de los desafíos posibilita el establecimiento posterior de correspondencias entre desafíos y soluciones o la búsqueda de experiencias para prevenir y contrarrestar las dificultades encontradas.

En cuanto a las capacidades de ejecución, que representa el tema de mayor incidencia, se identifican entre las recomendaciones la mitigación de los efectos adversos de la rotación de personal mediante capacitaciones y la documentación de los procesos, así como la toma de medidas para propiciar la estabilidad laboral.

También se recomienda considerar el uso de firmas de apoyo o gerenciadoras, brindar acompañamiento cercano durante las transiciones de personal, considerar la implementación de comités directivos y de esquemas de delegación de autoridad, evitar la coordinación institucional innecesaria, y definir de manera consensuada los planes de mitigación de riesgos y de seguimiento para la gestión de proyectos, entre otros.

En relación al presupuesto del proyecto, se efectúan recomendaciones como la generación de mecanismos de diálogo y el ajuste continuo de la planificación del proyecto (frente a los techos presupuestales y límites fiscales), la búsqueda de mecanismos de conversión acordados y otras medidas de mitigación (ante los desafíos de inflación y políticas monetarias), la actualización de estudios de precios referenciales (para la adecuada gestión financiera), la consideración de potenciales condiciones adversas desde la elaboración de los pliegos de licitación (ante retos por el costo de los materiales y servicios) y la inclusión de contingencias, entre otros.

Insumos para retroalimentar los proyectos de desarrollo

Si bien la extracción y procesamiento de los aprendizajes documentados por escrito es dispendioso, es necesario como base de futuros sistemas automáticos de análisis y como instrumento de mejoramiento y retroalimentación de las operaciones.

Conocer los principales desafíos y su nivel de incidencia es el primer paso para identificar un cuerpo de aprendizajes operacionales que retroalimente los proyectos de desarrollo. Luego, es importante responder con actividades que fortalezcan los aprendizajes para que su captura se convierta en un ciclo constructivo en vez de repetitivo.

Por Bertha Briceño y Carolina Inés García del Sector de Conocimiento, Innovación y Comunicación del BID