¿Qué son los Días de las Operaciones del BID?
Los Días de las Operaciones son una parte integral de Academia BID, la plataforma de conocimiento y aprendizaje del Grupo BID. El principal objetivo de estas jornadas es crear un espacio de colaboración y diálogo constructivo entre las Unidades Ejecutoras de Proyectos (UEP) dentro de un país o sector en particular, con el fin de compartir conocimientos y experiencias que aborden los desafíos transversales de ejecución que impactan los proyectos de la institución.
Los proyectos de desarrollo son esfuerzos complejos y muchos de los desafíos que enfrentan nuestros equipos están entrelazados, no aislados unos de otros. Independientemente de las diferencias en contextos, países o sectores, estos desafíos tienen denominadores comunes que afectan la implementación de las operaciones, incluidos los procesos, gestión financiera, el alcance y el cronograma, por nombrar algunas áreas cruciales de esta fase del ciclo del proyecto. El Sector de Conocimiento, Innovación y Comunicación (KIC) del BID, concibió esta iniciativa como una forma de fortalecer el acompañamiento que ofrece el BID a sus contrapartes y alcanzar progresivamente la excelencia operativa en términos de transparencia, eficacia y eficiencia.
El “Día de Operaciones” consiste en un taller que va de 2 a 3 días en el que las UEP de un país, de uno o más sectores, trabajan en desafíos identificados previamente y co crean posibles soluciones a corto y mediano plazo. Esto sucede durante sesiones dinámicas de ritmo rápido donde se prioriza el intercambio de conocimientos y la ideación es una parte vital del juego. El resultado principal del taller es un plan de acción por proyecto que detalla actividades específicas a corto plazo en las que trabajará cada equipo en función de los desafíos que se analizaron y las conclusiones colectivas a las que se llegaron.
Paraguay, Bahamas, Brasil, Ecuador y Honduras son solo algunos de los países en donde se llevaron a cabo Días de las Operaciones en el pasado. En estos países, los desafíos para los cuales las agencias ejecutoras co crearon posibles soluciones iban desde temas relacionados con salvaguardas ambientales, hasta procedimientos fiscales, desde habilidades de gestión de proyectos, hasta cuellos de botella institucionales.
Día de las Operaciones en Barbados
A fines de septiembre, un total de nueve proyectos de Barbados participaron en una versión virtual del Día de Operaciones para abordar dos desafíos transversales clave que afectaban la cartera de Barbados:
- Procesos de adquisiciones
- Comunicaciones estratégicas
A primera vista, estas áreas pueden parecer demasiado generales o distantes desde el punto de vista de la UEP. Sin embargo, este es precisamente uno de los elementos principales que se enfatiza durante el taller, asegurando que la energía y el esfuerzo gastados se centren en acciones sobre las que los equipos de proyecto tienen control o influencia, y no en circunstancias externas que caen fuera de su esfera de acción. En Barbados introdujimos el término “ganancias marginales” para que nos sirviera de guía a lo largo del ejercicio. No importa cuán lento pueda parecer el progreso o cuán pequeña se perciba una acción, es extremadamente valioso si es un paso adelante en la dirección correcta. Cuando comenzamos el proceso de ideación, no buscamos desarrollar soluciones complicadas o sofisticadas. Esas, desde el principio, sabemos que son imposibles de lograr en un corto período de tiempo, por lo que preferimos centrarnos en soluciones prácticas y mantenerlo simple al principio, y avanzar progresivamente hacia terrenos más complicados.
Lecciones que vale la pena compartir
En general, Barbados nos enseñó que existe una fuerte voluntad de superar obstáculos multidimensionales y hacer que los procesos de adquisiciones sean más eficientes, y que las metodologías ágiles se adaptan a contextos específicos, lo que significa que un enfoque único para todos no siempre es la respuesta. Aprendimos de Barbados:
- La importancia de sistematizar y compartir las lecciones aprendidas para que otros equipos tengan una ventaja inicial mientras se involucran en procesos complicados.
- El valor de reconocer la diferencia entre informar por el hecho de informar y compartir información accionable para la toma de decisiones.
- Que las comunicaciones estratégicas con las partes interesadas clave no deben ser una idea de último momento: lo bien que nos comuniquemos (o no) puede construir o deshacer un proyecto.
- Finalmente, fuimos testigos del poder del aprendizaje entre pares y cómo, en este caso, más mentes funcionan mejor que una.
Por David Zepeda, especialista senior en conocimiento y aprendizaje del BID.
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