Diez lecciones de software abierto en los sistemas de historia clínica electrónica

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La economía digital tiene un papel fundamental para crear capacidades con el fin de adoptar tecnologías digitales y fomentar la innovación, aprovechando así las oportunidades de la cuarta revolución industrial. A nivel gubernamental, esto también implica que las tecnologías digitales se pongan al servicio de los ciudadanos para mejorar la inclusión y el acceso a los servicios sociales.

Para entender mejor cómo las herramientas digitales pueden redefinir específicamente los servicios de protección social y salud, exploramos al detalle el proceso de implementación, que aún está en curso, de un sistema de historia clínica electrónica en la región metropolitana de Salvador en Brasil, el cual es  liderado por la Secretaría de Salud del Estado de Bahía (SESAB), por medio del sistema AGHUse que es un software libre, con código abierto y formato colaborativo. En esta entrada te contamos los principales aprendizajes que recogimos al analizar este proceso:

1. El software gratuito no existe: Aunque el sistema de software abierto no implica costos de licencia, no se debe subestimar el presupuesto para un equipo que acompañe la implementación incluyendo la parametrización, el mantenimiento, las capacitaciones y las contribuciones al desarrollo del software vivo.
   
   
2. La gobernanza es clave: En este formato de desarrollo comunitario de software, es importante tener un sistema de gobernanza que defina con claridad los roles y compromisos de cada socio, los procedimientos para solicitar ajustes y resolver problemas. En un software de código abierto que funciona en formato comunitario (lo que significa que cada miembro de la comunidad contribuye con una parte del desarrollo), cuando un socio solicita la creación de nuevas funcionalidades o un cambio estructural en el sistema, se deben coordinar los desarrollos nuevos entre todos los socios y seguir una serie de protocolos para su aprobación. Esta alineación debe estimarse en el cronograma de implementación del sistema de gobernanza.
   
   
3. Es importante crear un modelo sostenible y escalable: Como parte de la gobernanza, se tiene que incluir un plan de sostenibilidad de la comunidad. Hay que establecer, por ejemplo, porcentajes de los desarrollos que se espera que cada miembro de la comunidad aporte anualmente, y cómo los miembros no contribuyentes de código pueden sumarse a la comunidad.
   
   
4. El software requiere adaptaciones, en particular para áreas especializadas: Aun siendo un software con muy buena reputación, no se debe considerar como un modelo o “receta única” que puede aplicarse a cualquier entidad o red de salud, ya que cada establecimiento tiene procesos propios y necesidades particulares, por ejemplo maternidad, oncología, servicios geriátricos etc., que requerirán ajustarse o desarrollarse durante la implementación.
   
   
5. Buscar balance entre escalabilidad y personalización: Por otro lado, la personalización excesiva tampoco es una opción. Tiene que buscarse un balance entre, por un lado adaptar los procesos que tiene el hospital a como está diseñado el software, y por otro la adaptación del software a la manera en que se realizan los procesos en el hospital, teniendo en cuenta que, bajo el esquema de desarrollo comunitario, sólo se realizarán cambios al software cuando existen demandas consensuadas entre todos los miembros.
   
   
6. La gestión del cambio y la capacitación son permanentes: La capacitación inicial es importante para sensibilizar sobre el uso del software, pero puede ser insuficiente para adoptar exitosamente el nuevo sistema, además de difícil de coordinar debido a las demandas al personal médico. La gestión del cambio debe considerar una etapa de operación asistida en la que el personal comience a utilizar el software en sus labores cotidianas con un especialista que lo ayude en el proceso, así como ofrecer modalidades de capacitación asincrónica.
   
   
7. La visión y liderazgo son esenciales: Desde el inicio, el proceso debe tener apoyo claro de la alta dirección, abordándolo como una estrategia para garantizar la calidad en la atención del paciente y la gestión hospitalaria, y no como un simple ejercicio informático de actualización. Sólo con la comprensión y el apoyo de la dirección del hospital es posible hacer que el equipo colabore para el cambio cultural necesario.
   
   
8. El diseño centrado en el usuario, dar un rol en el proyecto a los líderes del sector, y tener equipos multidisciplinarios son elementos esenciales: Igualmente, es importante incorporar un médico al comité gestor desde el comienzo del proyecto. Esto ayuda a ampliar la participación del equipo y romper la resistencia al uso del software entre los usuarios.
   
   
9. Entender el ecosistema: El expediente clínico electrónico no funciona de manera aislada, por más completo que sea. Hay que pensar desde el comienzo en gestionar la interoperabilidad de datos y la integración con otros sistemas, teniendo en cuenta el equipo y la inversión específica para su realización.
   
   
10. Las victorias tempranas son importantes para ganar tracción: Al definir el sitio inicial para la implementación del sistema, es importante ser estratégico para poder mostrar avances y ganancias tempranas a todas las partes interesadas. Hay que considerar el mejor método (por ejemplo, implementar todos los módulos en un único hospital vs un único módulo en toda la red hospitalaria), el tamaño de la unidad o unidades seleccionadas y otros factores como la viabilidad operacional y la viabilidad política.

El sistema AGHU se se está concretando como un instrumento crucial para rediseñar el sector de la salud en el Estado de Bahía, promoviendo cambios en los estándares de atención, identificando debilidades y proponiendo soluciones a la gestión hospitalaria.

Este es un ejemplo de cómo las herramientas digitales aportan para que todos ganen: el paciente, que pasa a contar con una anamnesis consistente, el médico, que obtiene acceso al historial completo del paciente, el Estado, que evita gastos innecesarios e identifica lo esencial y prioritario para la prevención, y la población, que contará con una salud pública de mayor calidad.

Si te interesa el tema:

Por Jennifer Nelson y Luis Tejerina del Sector Social, y por Fernanda Camera y Bertha Briceño del Sector de Conocimiento, Innovación y Comunicación del Banco Interamericano de Desarrollo (BID).