Repositorios Institucionales: ¿qué son y cuáles son sus características?

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Los repositorios institucionales son plataformas digitales o bases de datos diseñadas para recopilar, preservar y brindar acceso a la producción académica y creativa de una institución ya sea universitaria, de investigación, multilateral, cultural, etc. Estos repositorios sirven como espacios centralizados donde varios tipos de materiales producidos por miembros de la institución pueden ser almacenados y puestos a disposición del público. Aunque el término Repositorio Institucional (RI) puede resultar muy técnico, es importante entenderlo para que se haga mejor uso de él. Así, la principal característica de un RI es que refleja y está enfocado en la producción de materiales por parte de una organización en específico y almacena documentos de investigación, artículos académicos, tesis y disertaciones, notas técnicas, materiales de aprendizaje, base de datos y código fuente.

Por sus características, los RIs resultan uno de los medios más importantes para compartir conocimiento abierto que a su vez se alinea con los principios del acceso abierto, ya que ayudan en la preservación y divulgación de artículos digitales. El acceso abierto, por su parte, desde su concepción ha revolucionado los medios tradicionales de publicación y comunicación académica. La  unión entre los repositorios institucionales y el acceso abierto ha posibilitado a las organizaciones comprometidas con el conocimiento abierto a cumplir con sus objetivos, por ejemplo, la democratización de la producción académica, la minería de los datos para que estos sean usados y reutilizados, maximizar el retorno de la inversión en la investigación científica, además de inspirar en la creación de nuevo conocimiento basado en lo que se ha publicado de manera abierta.

Ejemplos de Repositorios Institucionales:

• BNDES – Brasil.
• Banco de la Republica – Colombia.
• CEPAL.
• NTRS – NASA Technical Reports Server.
• World Bank OKR.

Para funcionar de manera efectiva y alcanzar las ventajas del acceso abierto es necesario que los RIs cumplan con estándares como:

• Seguir los principios FAIR.
  • Es importante que el conocimiento compartido en el repositorio sea localizable, accesible, interoperable y reutilizable.
  • Hay que garantizar que la mayoría del contenido disponible sea de libre acceso para el público, lo que promueve la difusión del conocimiento y el impacto de la investigación.
  • Integrar el repositorio con otros sistemas, como el sitio web de la institución, los catálogos de biblioteca y las herramientas de gestión de investigaciones para proporcionar un acceso sin complicaciones y así mejorar la capacidad de localización de los temas o documentos de interés.

• Tener una interfaz clara y fácil de usar, lo que implica que el repositorio debe ser intuitivo y eficiente para que permita a los usuarios navegar y descubrir contenido fácilmente.
  • Una función de búsqueda y navegación bien diseñada es esencial para que los usuarios encuentren materiales relevantes, para esto hay que desarrollar un motor de búsqueda sólido que admita búsquedas de palabras clave, filtros avanzados y clasificación de relevancia.
  • Las opciones de búsqueda por facetas pueden ayudar a los usuarios a limitar sus resultados de búsqueda de manera eficaz.
  • Se sugiere habilitar la indexación de texto completo de documentos para que se puedan realizar búsquedas en su contenido, mejorando la capacidad de descubrimiento y la experiencia del usuario.
  • Contar con metadatos consistentes y completos para describir cada elemento en el repositorio, y alineados con estándares internacionales como DCMI o DCAT. Los buenos metadatos mejoran la capacidad de descubrimiento y facilitan la categorización y organización adecuadas del contenido.
  • Utilizar identificadores persistentes (como los DOI) para los elementos del repositorio para garantizar que se puedan citar y vincular fácilmente a lo largo del tiempo.

• Proporcionar un proceso de envío simplificado para facilitar que los autores contribuyan con su trabajo al repositorio.
  • El flujo de trabajo de envío debe ser fácil de entender e implementar con instrucciones claras y opciones para múltiples tipos de contenido.
  • Se debe contar con un control de versiones de los documentos para realizar un seguimiento de los cambios y actualizaciones a lo largo del tiempo, garantizando que la información precisa y actualizada esté disponible para los usuarios.
  • Para beneficio de los autores y administradores, también es importante establecer embargos sobre el contenido durante un período específico antes de que sea accesible abiertamente.

• Implementar estrategias para garantizar la accesibilidad a largo plazo del contenido digital.
  • Esto puede conllevar la creación de copias de seguridad periódicas, cumplimiento de estándares de preservación digital y de migración para cambios de formato.
  • También es importante que el repositorio responda y sea accesible en varios dispositivos, incluidos equipos de escritorio, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes.
  • Proporcionar documentación completa, preguntas frecuentes y soporte al usuario para ayudar tanto a los contribuyentes de contenido como a los usuarios a utilizar el repositorio de manera efectiva.
  • Se sugiere llevar a cabo el análisis y seguimiento del uso de la plataforma para comprender cómo interactúan los usuarios con el repositorio, lo que puede ser la base para mejoras futuras.
  • De la misma manera, también es importante garantizar la colaboración y la interoperabilidad para que el repositorio de la organización pueda interactuar con repositorios externos y herramientas de comunicación alternas.
  • Actualizar y mantener continuamente el repositorio para abordar problemas técnicos, preocupaciones de seguridad y comentarios de los usuarios.

En resumen, los repositorios institucionales son importantes por muchas razones, especialmente porque juegan un rol significativo en la difusión eficiente del conocimiento, preservación y visibilidad de publicaciones e investigaciones académicas y también de otros materiales digitales como código y datos producidos por una institución. Al agregar y organizar los resultados de la investigación institucional, los repositorios brindan una descripción general completa de las actividades de investigación de una institución, facilitando la evaluación, la presentación de informes y demostrando el impacto de la investigación realizada por la institución, asegura que la investigación valiosa y la historia institucional estén salvaguardadas para las generaciones futuras y posibilitando la colaboración y aprendizaje dentro y hacia fuera de la institución.

El Repositorio Institucional del BID está en constante evolución, siendo parte activa en el proceso de que la organización mantenga su compromiso con el conocimiento abierto. ¡Te invitamos a visitarlo!

Por Ranieli Piccinini del BID.