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Por Carey Anne Nadeau y Taylor Stewart de Open Data Nation

El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) organiza su primer evento de Speed Data-ing para difundir internamente el potencial de su portal de datos abiertos, Números para el Desarrollo y las formas en las que sus empleados pueden utilizar y compartir allí sus conjuntos de datos.

El Speed Data‐ing, concepto acuñado por Open Data Nation, ayuda a expandir el uso de datos abiertos en organizaciones, a esclarecer dudas sobre la publicación de datos y a construir o reforzar comunidades de usuarios de datos abiertos. De la misma manera que los eventos de Speed Dating o encuentros de citas rápidas ayudan a unir a personas solteras, el Speed Data-ing proporciona un entorno estructurado a aquellos que publican y consumen datos para compartir conocimientos sobre los datos abiertos que han recopilado y que desearían dar un buen uso.

En los eventos de Speed Data-ing, los participantes se agrupan en parejas para mantener una conversación breve sobre datos abiertos. Después de un periodo de tiempo establecido, el presentador del evento avisa a los participantes de que ha llegado el momento de cambiar de pareja para que los participantes se reagrupen con otra persona. Esta actividad se vuelve a repetir sucesivamente hasta que el evento concluye.

A continuación, describimos 5 pasos clave para llevar a cabo un evento de Speed Data-ing:

1 Identifica tus objetivos y desafíos

Comience a planificar la sesión identificando por qué quiere organizar un evento de Speed Data-ing. ¿No tienen claro los empleados por qué deben publicar sus conjuntos de datos o no conocen el potencial de los datos abiertos una vez que se publican? ¿Quiere recopilar retroalimentación del público sobre qué conjuntos de datos se deben publicar prioritariamente?

El encuentro de Speed Data‐ing se centra en sus desafíos para:

• Esclarecer dudas acerca de la publicación de datos abiertos
• Explicar el proceso y desafíos de hacer públicos los datos
• Evaluar la demanda de conjuntos de datos que aún no sean públicos
• Priorizar datos para su publicación
• Conocer quién utiliza los datos abiertos para otros propósitos
• Obtener retroalimentación sobre datos publicados
• Desarrollar una comprensión más profunda de lo que es posible alcanzar
• Expandir el acceso a bibliotecarios y a otros recursos de datos abiertos
• Construir una comunidad de práctica para usuarios de datos abiertos

Una vez que los desafíos de datos abiertos se hayan identificado, estarás preparado para vincularlos con objetivos y resultados cuantificables. Si tu desafío consiste en esclarecer el proceso de publicación de datos, por ejemplo, considera establecer un objetivo para incrementar la interacción entre los usuarios de datos, los comunicadores y los bibliotecarios. Por ejemplo, si tu desafío principal se relaciona con el esclarecimiento del proceso de publicación de datos, considera establecer un objetivo para incrementar la interaccion  entre los gestores de los datos y los bibliotecarios.  En ese caso, un indicador del éxito del evento podría basarse en el número de conversaciones entre gestores/productores de datos y los bibliotecarios responsables por el proceso de producción.

2 Identifica a tu audiencia

Definir una audiencia concreta a la que dirigirse es una de las claves de la guía para organizar un evento de Speed Data-ing de éxito. La combinación adecuada de participantes dependerá de los objetivos de tu evento, pero probablemente desees conseguir un equilibrio entre publicadores, como bibliotecarios, usuarios y comunicadores de datos abiertos. Limitar la asistencia a 20 o 30 personas ayudará a facilitar la transmisión de conocimiento entre las parejas y la construcción de relaciones entre los asistentes.

3 Desarrolla una estrategia de comunicación

En primer lugar, determina qué tácticas utilizarás para llegar a tu audiencia de forma efectiva. Entre los tipos de plataformas de comunicaciones más comunes se incluye el teléfono, el correo electrónico, los folletos informativos, las infografías, los sitios de intranet y las redes sociales. Si eliges adoptar varias tácticas, quizás quieras incluir mensajes con recomendaciones y prohibiciones que fijen el tono de cómo te comunicarás con participantes potenciales y con aquellos que han confirmado su asistencia.

Los organizadores y asistentes deben animarse a publicar tuits en directo durante el evento para compartir información de la sesión en internet. En este respecto, puede preparar algunos ejemplos de tuits con antelación para compartir con los organizadores e incentivar la conversación en las redes sociales.

Como parte de los materiales de comunicación, también es importarte preparar un cuestionario después del evento para para conocer el interés de los participantes, recopilar información de contacto de los asistentes y evaluar el éxito del evento.

4 Planea con antelación y celebra el evento

Escoger una ubicación y una disposición adecuada es esencial para el éxito del evento. Los asientos deben colocarse en parejas, idealmente recreando la disposición de una cafetería. La sala debe ser lo suficientemente grande como para que los asistentes puedan conversar simultáneamente sin que el ambiente sea demasiado ruidoso.

Cuando finalmente llegue el momento de celebrar su evento de Speed Data-ing, un presentador designado debe dar comienzo a la sesión, asegurándose de haber explicado antes los objetivos de la misma. Utilizar materiales de apoyo diseñados en consonancia a los objetivos del evento puede resultar de utilidad para hacer que las conversaciones fluyan correctamente y para documentar las experiencias de los participantes.

5 Analiza el impacto del evento y los siguientes pasos a seguir

Un evento de Speed Data-ing es una oportunidad para comenzar una conversación sobre datos abiertos,  y debe tratarse como un comienzo.  Evaluar los resultados de los cuestionarios repartidos al acabar el evento (Paso 3) te permitirá conocer cuán exitoso has sido alcanzando los objetivos y fomentando el interés de los participantes en futuros eventos. ¿Entienden mejor los asistentes el potencial de compartir datos? ¿Están interesados en participar en una comunidad de práctica o en otras actividades relacionadas?

Tanto si has alcanzado tus objetivos como si no, considera cómo puedes seguir compartiendo tus conocimientos y hacer crecer el uso de datos abiertos organizando más eventos y/o reuniendo grupos de trabajo o comités de participantes interesados.

Para conocer más acerca de Open Data Nation, visita opendatanation.com o @opendatanation.

Fundadora y CEO

Open Data Nation

Carey Anne es la fundadora y CEO de Open Data Nation. Open Data Nation consulta a responsables políticos, profesionales y académicos para capacitar a empleados, alcanzar nuevas audiencias, tomar decisiones por medio del crowdsourcing, y evaluar datos abiertos para adquirir nuevos conocimientos. Si deseas obtener más información, visita opendatanation.com o @opendatanation.

Antes de fundar Open Data Nation, Nadeau trabajó durante la década pasada realizando investigaciones cuantitativas y utilizando datos abiertos en Massachusetts Institute of Technology (MIT), Urban Institute y Brookings Institution. Nadeau tiene una maestría en Planificacion Urbanística de MIT y una licenciatura en Ciencias Políticas y Políticas Públicas de The George Washington University. Actualemente, vive y trabaja en Washington DC.

Consultora de comunicaciones

Open Data Nation

Taylor es la consultora de comunicaciones de Open Data Nation, quien se encarga de las comunicaciones y estrategias de divulgación del grupo. Además de su trabajo para Open Data Nation, ejerce como coordinadora de programas de proyectos de innovación en Brookings Institution’s Metropolitan Policy Program. Taylor tiene una licenciatura en Relaciones Internacionales de The George Washington University.