Cómo guiar procesos de innovación abierta: 3 lecciones aprendidas

Por Guillermo Medina del Instituto de Investigación y Gestión Social

Concebir ideas novedosas para dar solución a problemas públicos mediante procesos de innovación abierta es una experiencia desafiante, que requiere mucha planificación, colaboración, entusiasmo, trabajo en equipo y persistencia. Pero concebir las ideas de solución es solo el primer paso, quizás el más fácil de todos los que se necesitan para llevar los procesos desde las ideas hasta verdaderas prácticas que agreguen valor a los ciudadanos.

En esta línea, hablaré de tres lecciones aprendidas que hemos logrado identificar y pueden ayudarnos como mentores a sacar adelante proyectos de innovación cívica mediante procesos de co-creación y no morir en el intento:

1. Muchas veces, en un proceso de innovación nos enfocamos tanto en las cosas que vamos a crear que nos olvidamos los creadores. Cuando convocamos a un grupo de personas con distintas experiencias de vida, que vienen de diferentes profesiones, y representan visiones e intereses diversos, uno de los más grandes desafíos es generar confianza, crear vínculos emocionales con el proyecto, lograr la comunicación fluida en el grupo, y mantener la constancia en el trabajo.

Un error común es pensar que estas condiciones surgen en los grupos espontáneamente. No, estas condiciones hay que crearlas y gestionarlas adecuadamente para evitar que surjan problemas dentro de los grupos que terminan destruyendo la idea (celos, egos, sobre carga de trabajo en unos pocos, etc.).

Para esto, hay que dedicar tiempo a gestionar las relaciones humanas, es decir, deliberadamente crear espacios dentro del proceso de co-creación (preferiblemente al inicio) para que los equipos se conozcan, pongan en común sus intereses y expectativas, se sinceren en cuanto a sus actitudes y aptitudes, su disponibilidad de tiempo y sus limitaciones. Es importante que las personas sepan con quien trabajan, qué pueden esperar, y qué no esperar de sus compañeros. Un buen consejo es instalar en los grupos de trabajo el concepto de equipo y no de grupo, y llevar estas nociones a la práctica delimitando roles, normas de convivencia, pautas de planificación, mecanismos de monitoreo y seguimiento a los planes de trabajo.

2. En el proceso de co-creación, la etapa de concepción de las ideas es quizás la más eufórica. A pesar de estar llena de mucha ansiedad e incertidumbre, normalmente es la más divertida y apasionante. Hay mucha compenetración en los equipos, idealismo y compromiso. Pero una vez que la idea está concebida y se pasa de la etapa de creación a la de oficio, es común que se vaya disipando el entusiasmo y comiencen a aparecer problemas en el equipo. Por ejemplo, problemas en las agendas, fracturación de los equipos, entre otras cosas que hacen que vayan quedando solo los más comprometidos con la causa.

Una forma de minimizar estos riesgos es hacer un buen proceso de planificación y distribución de roles como se propuso en el punto anterior. Pero también, es buena práctica identificar y dar los incentivos correctos a los equipos. Las personas que participan voluntariamente en los procesos de co-creación lo hacen por muy variadas razones. Algunas de las más comunes son: compromiso social, hacer currículum, ganar experiencia, hacer amigos, conseguir un certificado académico o acreditación, aprender nuevas herramientas de trabajo, entre otras.

Por ello, es importante saber identificar cual o cuales de éstas son las razones principales que motivan a los integrantes de nuestros equipos y procurárselas en la medida de lo posible. Así, los participantes no sólo estarán dando durante el proceso co-creación y trabajo colaborativo sino también recibiendo. Un buen consejo es dar reconocimientos simbólicos a las personas que tengan participaciones destacadas por su compromiso, responsabilidad y entrega en los proyectos.

3. Normalmente, las personas que facilitamos procesos de co-creación lo hacemos porque nos apasiona. No necesitamos convencernos de que lo que hacemos es útil y nos llena tanto en el plano emocional como en el plano profesional. Sin embargo, sabemos que estas experiencias no están exentas de frustraciones, enojos, decepciones, altos y bajos.

El asunto no está en procurar evitar u obviar estas situaciones que afectan de manera emocional o práctica nuestro trabajo, sino en aprender a reconocerlas y gestionarlas. Pedir apoyo, retirarse a pensar, compartir el sentir con otros facilitadores, exteriorizar las preocupaciones, no tomar las cosas personalmente, compartir la carga, entre otras cosas, son prácticas muy recomendadas para sobrellevar mejor estas experiencias en donde guiamos a otros a crear.

En este sentido, lo más importante es reconocer y concebir estas experiencias como procesos, con lo cual aceptamos la noción que en ese recorrido habrá aciertos y desaciertos, pero que siempre dejarán algún fruto ya sea por los éxitos obtenidos o por las lecciones aprendidas de los fracasos.