Una guía práctica para organizar eventos virtuales accesibles

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En una era altamente digitalizada, los eventos virtuales se han convertido en una herramienta cada vez más popular para conectar a personas de todo el mundo. Sin embargo, para posibilitar una integración plena y equitativa es fundamental abordar las barreras de accesibilidad que pueden limitar la experiencia de muchas de ellas. En este sentido, desde la Asociación por los Derechos Civiles (ADC), hemos desarrollado una guía práctica para ayudar a quienes organizan eventos virtuales a crear experiencias accesibles e inclusivas.

La accesibilidad digital permite que las personas interactúen dentro del entramado social con mayor facilidad y autonomía. Los eventos virtuales que incorporan esta dimensión en su planificación, desarrollo y ejecución, además de garantizar derechos, amplían su convocatoria y alcance. Con esto en mente, es necesario pensar en tres momentos: antes, durante y después del evento. En cada uno de ellos se pueden aplicar criterios que aseguren la accesibilidad, como la elección de la plataforma, el formato del evento, el contenido, la comunicación, la interacción y la evaluación.

Antes del evento

La preparación anticipada del evento es vital; asegurarse de que sea claro, sencillo y comprensible para todos los asistentes garantizará una experiencia inclusiva.

• Antes de la organización del encuentro es crucial elegir una plataforma que cumpla con los estándares de accesibilidad web y que ofrezca opciones de personalización para adaptarse a las necesidades de cada usuario y usuaria.
  
• La elección del formato del evento debe considerar el tiempo, el número y la diversidad de los y las participantes, y el tipo de interacción que se desea generar.
  
• La difusión debe realizarse a través de canales accesibles y diversos, y se debe informar sobre las características de accesibilidad para que todos puedan participar de manera activa.
  
• Contar con una comunicación accesible y diversa, permitirá un mayor acceso a la información.
  
• Pensar un diseño en donde no se introduzcan imágenes o descripciones estereotipadas y siempre enfatizar a la persona y no a la discapacidad permitirá cumplir con el objetivo de crear un evento accesible.

Durante el evento

• Para garantizar una participación equitativa, resulta necesario ofrecer servicios de accesibilidad complementarios, como interpretación en lengua de señas, subtitulado en vivo o audiodescripción.
  
• Generar una dinámica accesible resulta muy provechoso ya que permite la interacción entre oradores y participantes.
  
• Se sugiere comunicar las instancias que tendrá el encuentro, presentar a las personas participantes, disponer de momento de socialización, y apoyarse en recursos visuales, auditivos e interactivos.
  
• Es de utilidad designar a una persona específica que pueda atender cualquier dificultad o inconveniente que pueda aparecer, verificar constantemente la producción técnica, proporcionar asistencia y dar seguimiento a las interacciones de cada participante.
  
• Finalmente, proporcionar diferentes canales o herramientas para expresar opiniones o hacer preguntas es clave para crear un ambiente inclusivo y enriquecedor.

Después del evento

Una vez finalizado el encuentro es conveniente realizar una evaluación que incluya:

• El feedback de los organizadores, ponentes y participantes sobre la accesibilidad y la calidad del mismo.
  
• Recopilación de respuestas de encuestas y verificación de cumplimiento de los criterios de accesibilidad. Esto posibilita la incorporación de mejoras en futuros encuentros.
  
• Por otro lado, compartir el material del evento en formatos accesibles y con licencias abiertas facilitará su consulta y reutilización posterior, extendiendo así su impacto y alcance en la comunidad.

Apostando por la accesibilidad digital

La guía de eventos virtuales accesibles de la ADC es una valiosa herramienta para promover la inclusión y respetar la diversidad en entornos digitales. Siguiendo sus consejos y recomendaciones cada organizador puede contribuir a garantizar el derecho a la información, la comunicación y la participación de todas las personas. Al romper con las barreras de accesibilidad creamos conexiones significativas y enriquecedoras para todos y todas, trabajando en conjunto para construir un futuro digital más inclusivo y conectado.

Si deseas obtener más información sobre cómo crear eventos virtuales inclusivos, puedes acceder aquí a la Guía Práctica de Eventos Virtuales Accesibles de la Asociación por los Derechos Civiles.

Por Lorenzo Irrazabal de la Asociación por los Derechos Civiles (ADC).