Compartir conocimientos y aprender de nuestras experiencias es algo natural en nuestras vidas. Lo hacemos en el hogar, con los amigos y la familia, o alrededor de una hoguera compartiendo historias. Lo hacemos porque funciona.

Sin embargo, cuando intentamos transferir los mismos valores y conductas en un contexto organizacional y profesional, las cosas siempre se complican de algún modo. Es cierto que todos seguimos aprendiendo y que existen redes informales por todas partes, pero no hay realmente demasiados equipos u organizaciones que puedan afirmar con certeza que son capaces de maximizar de forma sistemática el valor del potencial de sus conocimientos acumulados.

¿Las razones principales? Primero, la falta de familiaridad y, por tanto, de confianza, entre individuos, que es un ingrediente clave para compartir conocimientos de forma eficaz entre colegas. Segundo, la calidad y relevancia de los conocimientos que se comparten. Para conseguir conectar, se necesitan tener objetivos claros, hablar el mismo idioma y utilizar medios y formatos que hagan que compartir conocimientos tenga sentido para todos los implicados, que no es tan fácil como suena. Tercero, y quizás lo más importante, el coste y la (aparente) falta de tiempo: todos somos profesionales ocupados y el tiempo es nuestro más preciado recurso. ¿Quién tiene tiempo para ponerse a compartir historias cuando el próximo plazo de entrega está a la vuelta de la esquina? Esto no significa que compartir conocimientos no pueda ser rentable, sino que necesita añadir valor real para que la inversión de tiempo y recursos merezca la pena.

Aunque estos suponen grandes desafíos para las organizaciones que intentan aprender de sus experiencias, los equipos de proyectos interesados en aprender sobre la marcha solo tendrían que enfrentarse al último obstáculo. Para superarlo, el proceso de compartir conocimientos necesita ser sencillo y eficiente, y sus productos y resultados necesitan añadir valor real a la forma en que trabaja la gente.

Aquí es donde aparece la reflexión durante la acción o también denominada “In Action Review”.

1¿Qué es la reflexión durante la acción?

Es una herramienta de aprendizaje/gestión de proyectos rápida y sencilla que fomentará la comunicación abierta y la mejora continua en su equipo durante la ejecución de un proyecto.

2OK, siempre estoy metido en algún proyecto, ¿cuándo debería usar la reflexión durante la acción?

Después de etapas o momentos clave del proyecto, después de decisiones/reuniones importantes o después de cualquier otro evento relevante. ¿Algo no funcionó al 100%? ¿Sucedió algo inesperado? ¡Es momento de la reflexión durante la acción!

3¿Por qué es tan fácil aprender y realizar una reflexión durante la acción?

• No requiere ninguna planificación previa; es simplemente una conversación con los miembros de su equipo para responder a cuatro cuestiones principales.
• Documentar las respuestas del equipo es opcional.
• Sus objetivos son concretos y prácticos: el enfoque se centra en llegar a un entendimiento común sobre lo ocurrido y acordar acciones concretas que llevar a cabo de inmediato como equipo dentro de un proyecto.
• ¡Puedes hacerlo en tan solo 15-20 minutos!

4¿Cuáles son las cuatro preguntas de una reflexión durante la acción?

Las cuatro preguntas de la reflexión durante la acción y una plantilla simple para anotar las conclusiones.

Con la primera pregunta, el equipo debate sobre cuál era el plan original y los resultados esperados. A continuación, se comenta lo que realmente ocurrió y todas las cosas, tanto pequeñas como grandes, que resultaron de la ejecución del plan de la forma en que se llevó a cabo.

Con la tercera pregunta, el equipo identifica las acciones y eventos que supusieron los principales factores causantes de la desviación entre el plan y sus resultados, y finalmente explora posibles causas por las que se dieron. La última pregunta se enfoca en cómo utilizar lo que el equipo acaba de aprender para poder repetir los éxitos y evitar o mitigar los riesgos, en el mismo proyecto.

En una reflexión durante la acción, es esencial que todos los miembros del equipo debatan de forma abierta y sincera. Todo el mundo de debe participar como iguales, sin jerarquías ni moderadores formales (externos). No se trata de hacer críticas o evaluaciones, es cuestión de aprender como equipo y aprender sobre la marcha para poder seguir mejorando.

La reflexión durante la acción ya se ha aplicado con éxito en equipos de un gran número de empresas y organizaciones. ¡Anímate a usar esta metodología y cuéntanos tu experiencia sumando tus comentarios abajo!

Por Micha Van Waesberghe del Departamento de Conocimiento y Aprendizaje del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)