El arte de la facilitación virtual

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Piensa en la última reunión a la que asististe que fue realmente productiva, eficiente y entretenida. Es posible que ni siquiera hayas notado que el facilitador estaba activamente utilizando diferentes técnicas durante la sesión para lograr ese resultado. Ese es precisamente el papel de un facilitador: crear un espacio seguro en el que los participantes puedan expresarse plenamente y aprovechar al máximo la oportunidad de interactuar entre ellos. Puede parecer fácil o sencillo, pero requiere mucho trabajo intencional, incluyendo:

1. Planificar con anticipación: dedicar tiempo a comprender el contexto, prever desafíos potenciales y sentirse más seguro con la tarea en cuestión.
2. Entender a la audiencia: familiarizarse con quienes estarán en la sala y cuáles son sus necesidades, intereses y expectativas.
3. Establecer resultados y objetivos: es de suma importancia establecer objetivos claros y plantearse cómo se medirá el éxito de la sesión.
4. Estar plenamente presente en la sesión: interpretar activamente el ambiente de la sala y ajustar el plan y los objetivos según las necesidades del grupo en el momento.

 ¿En qué se diferencian las reuniones presenciales y virtuales?

Presencial vs. virtual para el facilitador

Cuando una reunión ocurre en persona, el facilitador generalmente se encuentra en una posición destacada fácilmente identificable por el grupo. Esto crea una dinámica diferente a la de una reunión virtual, donde el facilitador aparece como una cara más en un recuadro en la pantalla, lo que hace que sea más difícil captar pistas sutiles relacionadas con el lenguaje corporal e interpretar el ambiente de la sala en tiempo real. En un espacio virtual también es complejo facilitar un evento con muchos participantes, especialmente cuando se excede la capacidad de la pantalla para acomodar a todos en una sola vista. En contraste, la digitalización de eventos unidireccionales (paneles, actuaciones, conferencias, etc.), permite eliminar todas las barreras de participación ya que es posible tener un tamaño de audiencia casi ilimitado.

Presencial vs. virtual para los participantes

En un espacio virtual, las personas también pueden estar presentes de manera diferente a como están acostumbradas en un espacio físico. Muchas personas trabajan desde sus hogares e invitar a compañeros profesionales a su entorno privado podría resultarles incómodo. Por supuesto, siempre hay pros y contras. Es posible que sea más fácil para algunos expresarse porque que se sienten “protegidos” por la pantalla, mientras que para otros puede resultar complejo “leer” a los demás. Además de eso, la interacción grupal se torna menos orgánica ya que se dificultan las intervenciones durante una discusión debido a las limitaciones tecnológicas, como por ejemplo, los sistemas de sonidos en las computadoras que son unidireccionales y que permiten una sola voz a la vez; esto limita los comentarios espontáneos, las reacciones a los demás y las iteraciones sobre las ideas de otros participantes.

El acto y el arte de la facilitación en un espacio virtual

Para que el facilitador sea capaz de crear y mantener el espacio virtual, es muy importante que sea intencional y explícito, vocalizar cosas que quizás no diría en un entorno presencial y apoyarse en la naturaleza digital de la reunión. Estamos tratando de crear una experiencia de reunión nativamente digital, lo que permite que el facilitador aproveche las herramientas que los participantes tienen a su disposición al estar frente a sus computadoras y abrazar la realidad de estar juntos en línea.

En los últimos años, donde gran parte del mundo se ha reunido en espacios virtuales con frecuencia, han nacido muchas modalidades de facilitación diseñadas para ese contexto, como resultado de la experiencia acumulada al utilizar herramientas como Teams y Zoom. Por ejemplo, el Chat Waterfall, o Chatterfall, como se le llama en el Instituto de Liderazgo Transformacional de la Universidad de Georgetown. Esta actividad está diseñada para brindar a todos los participantes en una reunión en línea la oportunidad de compartir sus sentimientos o ideas y entender las de los demás. Para realizar esta actividad, el facilitador proporciona al grupo un mensaje que incita a la participación, por ejemplo: “¿Qué fue lo más interesante durante nuestra reunión de hoy?“, e instruye a los participantes a escribir una respuesta de una palabra en el chat, pero sin presionar enviar. Una vez que todos han escrito su palabra, es decir, después de 30 segundos, el facilitador cuenta hasta 3 y todos presionan enviar al mismo tiempo, transformando la ventana de chat en una cascada de texto figurativa. Con una reunión de 4 personas, puede que no sea muy impactante, pero cuando 20 o 50 personas lo hacen a la vez, es realmente algo para experimentar. Luego, el facilitador revisa la lista resaltando algunas de las respuestas e invitando a los participantes a repasarla también desde sus pantallas.

Otro gran ejemplo de una modalidad nativamente digital es la que llamamos Show & Tell, que es utilizada para iniciar una sesión porque crea un espacio para que cada participante ponga su voz en la sala y comparta algo sobre sí mismo. El facilitador les da a todos 2 minutos para encontrar algo cercano que los conecte con el propósito de la reunión. Esto puede ser una imagen, un libro, un recuerdo en su escritorio o cualquier cosa que permita contar una historia rápida que se vincule con el evento. Después de que los participantes hayan encontrado sus artículos en 2 minutos (sí, es posible), se invita a cada participante a sostener su artículo frente a la cámara y explicar su significado y cómo el objeto los conecta con el propósito de la reunión. Al permitir que todos compartan su explicación, esta modalidad crea conexiones entre los participantes y enfatiza el propósito de la reunión en una manera personal.

Más herramientas, técnicas y consejos

Muchas modalidades tradicionalmente presenciales también pueden transformarse fácilmente en modalidades virtuales, especialmente con la amplia gama de herramientas de reunión virtual disponibles, como Miro y Mural, así como las diversas funcionalidades presentes en plataformas como Zoom, Teams y Google Meet. Discutiremos estas plataformas y herramientas en futuros artículos y ofreceremos algunos consejos y trucos concretos.

¿Cómo han hecho la transición a facilitar en un espacio virtual? Compartan sus experiencias o las herramientas y consejos que les han ayudado en la sección de comentarios a continuación.

Por Kyle Strand y Fernanda Camera del BID.