5 pasos para organizar un evento virtual exitoso en tiempos de distanciamiento social

Cuando desde las organizaciones nos enfrentamos a contextos retadores, como una pandemia global, el éxito dependerá de nuestro ingenio para implementar prácticas que reflejen nuestra fortaleza, innovación y capacidad de adaptación.

Para quienes organizamos eventos, independientemente del sector (gobierno, empresa, academia, industrias creativas, sociedad civil), el distanciamiento social se vuelve un desafío mayor, pues nos obliga a buscar alternativas para ejecutar esfuerzos que usualmente se basarían en la interacción presencial.

Si tenías planeado un evento que se pospuso ante las medidas para prevenir el COVID-19 (coronavirus), recuerda que el mundo digital te ofrece multitud de opciones tecnológicas para integrar a tus audiencias. A continuación, te presentamos cinco pasos para trasladar tus eventos a plataformas digitales sin dejar de promover el conocimiento abierto, la colaboración y el distanciamiento solidario.

1. Adapta las metodologías a tus públicos 

Si bien esta recomendación aplica también para eventos presenciales, las metodologías de comunicación y enseñanza que son efectivas en persona no necesariamente lo serán en formatos virtuales.

Por eso, es importante que trabajes en conjunto con los facilitadores, presentadores y el resto del equipo del evento para definir objetivos y planear el programa con tiempo. Este nivel de planificación posibilitará el diseño de una experiencia virtual detallada e interactiva, con contenidos pertinentes y que capture la atención. Algunas preguntas útiles como punto de partida son:

• ¿Con cuánto tiempo cuenta mi(s) público(s) para participar?  
• ¿Son adeptos a las nuevas tecnologías? 
• ¿Mediante cuál o cuáles dispositivos suelen conectarse los miembros de mi público?  
• ¿Qué les interesa aprender/practicar/mejorar?  
• ¿Necesitan interactuar entre ellos o pueden trabajar individualmente?  

Este diagnóstico inicial te permitirá determinar la dinámica del evento e identificar si se realizará de forma sincrónica (interactuando en tiempo real mediante video, audio y/o chat) o asincrónica (poniendo a disposición de los participantes recursos en línea para que los accedan según su disponibilidad, con momentos de participación simultánea). Algunos elementos creativos que puedes incluir en tus metodologías son: 

• Encuestas, cuestionarios o votaciones en línea con herramientas como Sli.do.
• Vídeos animados con componentes de storytelling.
• Paneles o foros con expertos mediante live-streaming. 
• Clips pregrabados con líderes de tu organización. 
• Aplicaciones móviles.
• Ludificación, mejor conocida como gamification, por su nombre en inglés.
• Infografías, gráficos y visualización de datos que apoyen el contenido. 

La guía #MovingOnline del BID es un recurso útil para aprender cómo manejar la transición a metodologías de aprendizaje virtual. A pesar de que su enfoque es en e-learning, cuenta con consejos útiles para desarrollar eventos de esta índole. 

2. Identifica la plataforma que mejor se adapte a tus objetivos 

Aunque herramientas como Skype, Microsoft Teams o Webex funcionan para replicar reuniones o seminarios sencillos, eventos más complejos e innovadores requerirán de otras integraciones. La plataforma Zoom, además de ofrecer mensajería instantánea, registro y monitoreo de los participantes, permite tener videollamadas en salas virtuales, muy conveniente para llevar a cabo talleres informativos y participativos, entrenamientos y, con su modalidad de sesiones paralelas de trabajo, actividades en que se requiera dividir a los participantes en grupos. 

Por otro lado, plataformas educativas como Moodle, con un enfoque open–source de e-learning pueden adaptarse para integrar recursos visuales y sonoros que beneficien el cumplimiento de tus metas de aprendizaje.  

Una práctica recomendable es alinear los objetivos de tus esfuerzos con los objetivos de negocio de tu organización. Partiendo de ello, podrías ahorrar recursos aliándote con departamentos internos o socios externos que cuenten con metas similares y buscar formas de colaboración para tu evento virtual e, incluso, desarrollarlo en conjunto. 

3. Promociona tu evento con herramientas de comunicación digital  

Para dar a conocer tu evento virtual, debes volver al paso uno y considerar tus públicos meta – ¿cuál es el perfil de tus asistentes? –, pero también los canales pertinentes para hablarles, el formato en que reciben más efectivamente la información, los mensajes clave y los indicadores de resultados. Herramientas como MailChimp y Hubspot ofrecen algunas lecciones gratuitas para atraer a tus públicos mediante diversos tipos de campañas de mercadeo digital. 

La mejor forma de invitar a los públicos internos de una organización a participar es mediante los instrumentos digitales disponibles para el personal, especialmente si se encuentran en contexto de teletrabajo. En el siguiente cuadro te mostramos algunos ejemplos de canales formales e informales: 

Canales formales	Canales informales
E-mails corporativos	Grupos de WhatsApp de colaboradores
Mensajes de líderes organizacionales	Grupos de colaboradores en redes sociales
Intranets, newsletters, podcasts/vídeos corporativos, y/u otros medios oficiales	Chats organizacionales de mensajería instantánea
Plataformas colaborativas  (Slack, Monday, Asana, Microsoft Project…)	Boca a boca (colaboradores comunican sobre el evento a otros colaboradores)

En caso de que tu evento esté dirigido a públicos externos, instrumentos de e-mail marketing y redes sociales serán útiles para generar campañas de expectativa. LinkedIn y Facebook, por mencionar algunas, cuentan con soluciones corporativas que permiten segmentar audiencias e invertir en ads para promocionar el contenido que deseas. 

Sin importar los canales que tengas disponibles, pues eso dependerá del tamaño y recursos de tu organización, puedes controlar una comunicación efectiva si te aseguras de mantener consistencia en los mensajes e identificar portavoces que lideren su difusión. 

4. Comunica las reglas del juego 

Una vez que tienes a tus participantes confirmados, asegúrate de proporcionarles instrucciones claras sobre la plataforma en la que se llevará a cabo el evento. Recuerda incluir claves de ingreso, contactos de apoyo y otros requerimientos técnicos para una fluida experiencia de usuario.  

Asimismo, elige un repositorio de información donde se encuentre todo lo que necesitan conocer sobre el evento con anticipación. Idealmente, este será un sitio web organizacional (compatible con dispositivos móviles) donde coloques la agenda del programa, presentadores y otros materiales o contenidos de importancia. Si tu presupuesto es limitado, puedes explorar generadores de páginas web de bajo costo como Wix, WordPress, SquareSpace o Weebly. 

Otra buena idea es establecer reglas de comportamiento online. Al ser una práctica relativamente nueva, no está de más informar a los participantes cómo se espera que actúen durante un evento virtual. El uso de celulares, las formas de “levantar la mano” y el vocabulario son algunos aspectos a tener en cuenta. 

5. Recuerda dar seguimiento a tus participantes  

Para medir el cumplimiento de tus objetivos, asegúrate de recopilar la lista de participantes que se conectaron al evento y hacerles llegar una breve encuesta donde se evalúe su percepción del esfuerzo. SurveyMonkey, por ejemplo, resulta una herramienta práctica para la recolección de datos y su posterior análisis.  

A su vez, agradéceles por participar poniendo a su disposición los materiales de apoyo utilizados, grabaciones de video o audio y cualquier otra información útil, preferiblemente no más de 48 horas después de que el evento finalizó.  

Ten presente que el éxito de tu evento no solo está en su ejecución, sino también en el seguimiento que brindas posteriormente y la continuidad de los resultados. Gran parte del retorno de inversión intangible de tu esfuerzo está en que los participantes se conviertan en futuros embajadores de tus objetivos y ¿por qué no? en aliados que te motiven a crear nuevas iniciativas virtuales. 

Si llegaste hasta acá, ya estás cinco pasos más cerca de hacer realidad tu evento en línea. Con suerte, serás parte de un movimiento que impulsa la innovación en espacios virtuales, fomentando interacciones igual de humanas y, cada vez, más sostenibles.