Por Geraldine García, editora del Blog “Abierto al Público” y consultora en la División de Gestión de Conocimiento del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)

La colaboración en equipos de trabajo proporciona un gran valor ya que permite compartir conocimiento, tomar decisiones y resolver problemas de manera efectiva. El trabajo en equipo forma parte de la vida cotidiana y atraviesa todos los rubros.

Ante la necesidad de dinamizar la colaboración en equipos laborales, empresas como Apple y Google han inspirado a romper ciertos esquemas y hasta una TED talk se volvió viral cuando proponía tener reuniones caminando.

Algunas de las herramientas abiertas y gratuitas ya generalizadas para gestionar tareas laborales incluyen Google Docs, Dropbox y Skype. También dentro de las herramientas pagas se destacan Basecamp y Lessmeeting (las cuales cuentan con versión de prueba sin cargo). Sin embargo, hay más opciones online y gratuitas que pueden ayudarte a dinamizar y generar colaboraciones efectivas en tu equipo.

A continuación te presento 10 herramientas abiertas y gratuitas para facilitar la colaboración entre los miembros de tu equipo:

1 Slack

Luego de un año de su lanzamiento, esta herramienta ya cuenta con 500.000 usuarios diarios en más de 60.000 equipos. Cada mes, los usuarios de Slack pasan colectivamente más de 100 millones horas conectados a la plataforma y envían 300 millones de mensajes.

Con Slack puedes crear “canales” que incluyen mensajes, archivos, comentarios, imágenes, vídeos en línea, resúmenes y la integración con servicios como Twitter, Dropbox y Google Drive. Cada canal es compartido por un equipo de trabajo o proyecto. Hasta medios de comunicación como Al Jazeera han realizado la cobertura de noticias de manera móvil con la ayuda de Slack.

Puedes utilizar una cuenta Slack Lite de manera gratuita sin límites en el número de usuarios. La opción gratuita te permite buscar hasta 10.000 mensajes y tener hasta cinco herramientas compatibles integradas con tu cuenta Slack, como JIRA y MailChimp. También cuenta con una opción paga con opciones avanzadas. Para aquellos fanáticos de los últimos gadgets, Slack también ha desarrollado una app compatible con el nuevo Apple Watch.

2 Trello

Esta herramienta te permite crear distintas listas en un tablero que todo el equipo puede utilizar. Al crear una tarjeta, puedes agregar comentarios, subir documentos, crear listas de verificación, añadir etiquetas y fechas límite.

Puedes invitar a tantas personas como sea necesario a editar el tablero. Todos los participantes ven el mismo tablero y los cambios realizados de manera simultánea. En caso de contar con varios tableros y personas puedes crear “organizaciones” para gestionar las tareas. Puedes utilizar Trello en la web y también en tus dispositivos móviles.

3 Asana

Asana organiza las tareas del equipo y proyectos, y es gratuito para un máximo de 15 miembros del equipo. Esta herramienta también ofrece una versión paga con características extras en caso de necesitar gestionar proyectos más complejos.

Tanto en su versión web como móvil gratuita, ofrece todas las herramientas de gestión adecuadas para el trabajo en equipo, colaboración, gestión de fechas límite de las tareas, prioridades, opciones de etiqueta, y un entorno de trabajo flexible y ágil. Sin embargo, Asana no cuenta con un servicio de chat como Slack o Podio que se describirá a continuación.

4 Podio

La mejor manera de describir Podio es pensar en una red social, donde diferentes personas tienen sus propias cuentas y una plataforma de gestión de proyectos integrada a la red. Las conexiones en la red pueden ser entre personas (por ejemplo, reportar directamente al gerente) o entre personas y proyectos (por ejemplo, diseñador a cargo de Proyecto X).

Podio cuenta con una opción gratuita para un máximo de 5 empleados de tu grupo de trabajo. Si bien es una herramienta flexible una de las desventajas de Podio es que no permite archivar proyectos completados.  Además, la opción gratuita carece de opciones de seguimiento del tiempo de las tareas.

5 Jive

Se trata de una herramienta de comunicación basada en la Web. Además incluye plug-ins para otras herramientas existentes como Outlook y Gmail. La opción gratuita funciona para equipos de hasta 5 miembros.

La desventaja para algunos es que la navegación puede resultar confusa ya que cuenta con demasiadas opciones. La ventaja destacada que la diferencia de otras herramientas es que cuenta con API abierta para la conexión a las herramientas existentes.

6 Live Minutes

Ofrece un lugar donde los equipos pueden colaborar en documentos, incluyendo notas de la reunión, en relación con un proyecto o trabajo de un departamento. También permite realizar video conferencias. Dentro de las ventajas destacadas, LiveMinutes permite sincronizar tus notas con tu cuenta personal de Evernote.

7 Doodle

Es una solución simple, abierta y gratuita para calendarizar reuniones. Doodle es un sitio web y un servicio que hace que la programación de una reunión sea simple mediante una encuesta. Al invitar a la gente (mediante el envío de una URL o invitándolos directamente desde Doodle), se puede votar la disponibilidad de preferencia y luego enviar recordatorios.

8 Minutes

Esta herramienta te permite llenar de manera fácil una plantilla para reuniones que puedes compartir con tu equipo. Puedes registrar de manera rápida, asistentes, qué se discutió, acciones a desarrollar y quiénes son responsables de completarlas.

Minutes es una excelente opción gratuita para aquellos que sólo necesiten una interfaz simple y profesional para crear memos rápidos de los resultados de una reunión. La plantilla puede ser tan simple o compleja como necesites. 

9 GoToMeeting

Es una herramienta para video conferencias.  En un mercado laboral donde muchas veces los empleados no comparten un espacio común, es clave contar con herramientas que faciliten la comunicación virtual a distancia.

Una de las ventajas de GoToMeeting que la distingue del resto de los servicios de webconference es que es instantáneo. Sólo es necesario compartir una URL sin necesidad de contar con un código, número de teléfono o pasos de registro.

Además, esta herramienta puede utilizarse en dispositivos móviles y se integra con otras herramientas como Slack, Google Calendar, Outlook, entre otras.

10 Hyperisland Toolbox

Si se trata de buscar inspiración y romper los esquemas tradicionales, te recomendamos la caja de herramientas de Hyperisland. Se trata de métodos y herramientas que ayudan a los equipos a hacer tareas de manera más creativa y colaborativa.

Por ejemplo, en la categoría “Equipo” puedes encontrar varias opciones que puedes incorporar en tus reuniones de trabajo. Además, puedes elegir la dinámica según tiempo disponible y tamaño del grupo.

También, como te mencionamos en un blogpost previo puedes encontrar más ideas de metodologías que puedes incorporar en tus reuniones en Design Kit.

Espero estas herramientas abiertas te inspiren a llevar la colaboración en tu equipo a un nuevo nivel.

¿Utilizas alguna de estas herramientas en tu trabajo? ¿Has probado alguna otra plataforma abierta de colaboración? ¡Comparte tu experiencia sumando tu comentario abajo!