Los webinars (reuniones virtuales a tiempo real) están revolucionando el mundo de la comunicación y abriendo nuevas oportunidades para compartir conocimiento entre personas de cualquier lugar del mundo, independientemente de dónde se encuentren. Son frecuentes en entornos universitarios y, cada vez más, en contextos profesionales de cualquier tipo. La tecnología es cada vez más sencilla de usar, y hasta existen opciones gratuitas que están a disposición de cualquiera que tenga un ordenador y conexión a internet.

En la foto de este artículo pueden ver a Barack Obama participando en el primer webinar organizado por la Casa Blanca. Obama respondió  a las preguntas de los ciudadanos sobre el Estado de la Unión y la conferencia fue transmitida en directo y en abierto mediante Google Hangout, la aplicación de Google que permite organizar webinars gratuitos. Hangout es una palabra en inglés para decir informalmente “reunión”.

Si quieres organizar un webinar solo tiene que seguir estos pasos. Es muy sencillo.

Crea una cuenta en Google+

Para poder organizar y participar en un webinar de Google Hangout es necesario tener un “perfil” en Google+ (la red social de Google). Para registrarte puedes crear una nueva cuenta o usar tu correo electrónico habitual, aunque no sea de Gmail. Como verás en la siguiente imagen, he utilizado la cuenta corporativa para crear un perfil.

Crea un evento

Lo primero que hay que hacer es crear un evento y reservar fecha. Para hacerlo deberás ir a tu perfil en Google+ y hacer clic en “eventos” en el menú desplegable de la parte superior izquierda.

Cuando accedas a la página de eventos podrás empezar a planificar tu webinar. Te recomiendo que uses la barra de la derecha para ver si hay otros webinars con un nombre parecido. Usar un nombre original te ayudará a darle mayor visibilidad al evento y a evitar confusiones con otros.

Describe el evento y la lista de invitados

Al hacer clic en el botón “Organiza un Hangout”, aparecerá un recuadro donde puedes incluir toda la información del evento. Puedes describir los derechos que les das a los participantes y definir, por ejemplo, si quieres que puedan reenviar la invitación a otras personas, si quieres que puedan subir fotos o si quieres que se vea la lista de invitados. Los eventos de Google+ no son solo para organizar webinars.

Si haces clic en “opciones avanzadas” verás también que puedes incluir enlaces a tu página web o tu canal de YouTube, donde luego podrías subir la grabación de la sesión. Finalmente, puedes definir a quién quieres invitar. Puedes hacer una combinación de públicos e invitar a personas y a grupos o dejarlo completamente abierto a todo el público. 

Promociona tu webinar

Después de terminar el proceso, Google+ creará una página web con una URL única. Esto te servirá para usarlo como única referencia para tus invitados y para promocionar el evento en tus redes sociales.

En esa página podrás monitorear quiénes planean asistir y podrás enviar actualizaciones y recordatorios a los participantes. Incluso podrás cambiar la imagen superior y añadir tus propias fotos.

¡Inicia el webinar!

Haz clic en “Iniciar Hangout” y el webinar dará comienzo. Puedes dejar el espacio abierto unos minutos antes del comienzo para que los participantes se preparen. En la parte izquierda encontrarás un montón de herramientas que te serán muy útiles durante la presentación.

Puedes usar un chat, para que la gente haga preguntas de manera ordenada, puedes compartir tu pantalla si necesitas mostrar tu escritorio, puedes compartir fotos y puedes compartir los documentos que tengas en Google Drive para trabajar de manera conjunta en cualquier tipo de documento, como presentaciones, hojas de cálculo o documentos normales y corrientes.

¿Cómo se graba un webinar?

Si hace el webinar abierto a todo el público, Google guarda automáticamente la grabación del webinar en tu cuenta de YouTube. Lo único que tendrás que hacer es ir más tarde a tu canal de YouTube y hacer público el video. Esto lo explicaremos en otro artículo. Si lo haces privado, tendrás que utilizar alguna herramienta para grabar lo que ocurre en tu pantalla, como Quicktime o ScreenCast.

¿Cuál ha sido tu experiencia organizando webinars? ¿Te resultaron útiles? ¡Cuéntanos tu caso!

 

Foto: “Barak Obama Hangout”, 30 de enero de 2012, Wikimedia Commons