Cómo realizar reuniones efectivas con tu equipo – y reducir el desperdicio de papel

En numerosas ocasiones se habla del enorme coste que suponen las reuniones para las empresas. Existen muchos estudios que han calculado que el coste de las reuniones en los Estados Unidos se eleva a más de 1.4 trillones de dólares cada año, tal y como el profesor de la universidad de North Carolina, Steven G. Rogelber, precisa en su libro “The surprising science of meetings” publicado en 2018.

Es evidente que el dinero gastado en muchas de las reuniones podría ser ahorrado o invertido en otras actividades. Si son muchas las personas que suponen que las reuniones son ineficaces en comparación con su alto costo, ¿habría que cortar de raíz todas las reuniones? La respuesta es no.

Oportunidades cotidianas para la inteligencia colectiva… ¿o tiempo perdido?

Dada la complejidad de muchos temas, hoy más que nunca, es clave trabajar en equipo y escuchar una diversidad de perspectivas para lograr el desarrollo de soluciones inclusivas, innovadoras y sostenibles. Sin embargo, si falta una estructura de base, una reunión importante puede convertirse en una conversación sin salida. Se ha demostrado que, si las reuniones están bien preparadas, el tiempo pasado en reunión es muy útil y la inteligencia colectiva de todos los miembros del equipo da lugar a ideas nuevas. Para conseguir sacar rentabilidad del tiempo pasado en reunión, lo que hay que hacer es dejar de caer en ciertos errores que todos hemos podido cometer en algún momento.

Según un estudio realizado por Nicholas C. Romano, Jr. publicado en 2001 bajo el título “Meeting Analysis: Findings from Research and Practice”, los trabajadores encuestados identificaron más de 10 problemas durante las reuniones. Entre estos problemas, los más recurrentes fueron: la discusión sobre asuntos que se alejan del tema principal de la reunión, una mala preparación, la no realización de las acciones decididas, la falta de autoridad para decidir de los participantes. ¿Alguien reconoce alguna de estas situaciones?

Todos estos problemas pueden ser agrupados en dos grandes grupos: una mala preparación y un mal seguimiento de las decisiones.

Buenas prácticas para racionalizar el tiempo invertido en reuniones

Y ahora bien, ¿cuáles son las soluciones que existen para acabar de una vez por todas con las reuniones ineficientes y así poder aprovechar al máximo la inteligencia colectiva de cada equipo durante reuniones efectivas?

1. Realizar una preparación previa

En primer lugar, la preparación previa a la reunión es indispensable (y no, preparar la reunión dos minutos antes de entrar en la sala no es suficiente). Defina junto a sus colaboradores los objetivos y los puntos que van a tratar durante la reunión. Asígnele a cada punto el tiempo que considere que le va a acordar e invite únicamente a aquellas personas que tengan una conexión directa con los temas. Si los participantes no son los adecuados, se tratarán más temas de los que se habían definido previamente y/o las personas presentes podrían no tener autoridad para tomar las decisiones y, por tanto, volverá la rutina de reuniones largas e improductivas.

La utilización de tecnología durante esta etapa puede resultar de una gran utilidad. Por un lado, puesto que los colaboradores recibirán recordatorios sobre la reunión gracias al calendario compartido, ninguno de ellos podrá sacar la excusa de: “se me ha olvidado la reunión”. Por otro lado, al tener los asuntos que se van a debatir en una pantalla de ordenador, ya no será necesario hacer copias impresas del orden del día, que como todos sabemos, finalmente acaban en la papelera una vez finalizada la reunión.

2. Anotar comentarios, planes y decisiones

Es fundamental realizar un resumen de lo ocurrido y acordado. Durante la reunión, es importante ir anotando todos los comentarios, las ideas claves y las decisiones acordadas. La mayor parte de las empresas esperan dos horas o dos días tras la finalización de la reunión para realizar un informe enumerando las decisiones y los comentarios tratados por cada colaborador. Esto implica que la mayor parte de información debatida cae al olvido, ya sea por pereza o por simple olvido al no tener la información fresca. Si durante la reunión los participantes van escribiendo en la agenda que han preparado previamente, todas las decisiones y las acciones que se van a tener que llevar a cabo después, será mucho más sencillo llevar un seguimiento.

Al tener una agenda digital compartida en la que durante la reunión los colaboradores van anotando los comentarios y las decisiones, no se perderá información por el camino y todos al final podrán tener el mismo informe a la salida de la reunión.

3. Hacer seguimiento a los acuerdos y medir el progreso

Por último, es imprescindible conocer el progreso de las decisiones que se han tomado en reunión. Es necesario pasar de la reunión a la acción. En las reuniones, abundan las buenas propuestas sobre acciones o actividades que van a realizar para mejorar la empresa, pero al final es muy difícil lograr que estas ideas se lleven a cabo. Es necesario seguir un control de las acciones. Si se ha decidido realizar una campaña de marketing, un mes después de la reunión hay que saber en qué punto se encuentra esa campaña de marketing. Gracias a la tecnología, es posible actualmente ver en tiempo real la situación de cada una de las etapas de un proyecto y conocer los problemas a los que nuestros colaboradores se enfrentan y poder así adaptar los recursos disponibles.

Existen muchos métodos que reagrupan estas tres etapas claves para el buen funcionamiento de las reuniones, entre los cuales los más novedosos son los softwares de gestión de reunión. En el mercado existen muchos, pero es imprescindible que la herramienta que se elija tenga la posibilidad de preparar reuniones, de enviar invitaciones, de escribir y publicar en el acto un informe final de la reunión que será enviado a todos los participantes y de realizar el seguimiento de las acciones acordadas.

¿Cómo fomentas reuniones más efectivas con tu equipo? Cuéntanos en los comentarios.