10 consejos para la gestión de la información en salud

La relación de los pacientes con el sistema de salud está cambiando. Con la adopción de herramientas digitales, costumbres como ir al médico con una carpeta llena de estudios y el almacenamiento de gran cantidad de papeles y recetas, están quedando atrás. La introducción de la historia clínica electrónica (EHR, por sus siglas en inglés) demanda trabajar continuamente sobre la generación, extracción, procesamiento y análisis de grandes volúmenes de datos y preguntarnos qué podemos y queremos hacer con la información.

 ¿Cómo trabajamos?  

Desde el Área de Gestión de la Información en el subsistema público de salud de la Ciudad de Buenos Aires, tenemos como objetivo asistir y fortalecer la toma de decisiones basadas en el uso de información oportuna y de calidad. Trabajamos en la generación de circuitos de inteligencia sanitaria, promoviendo una gestión de la salud crítica e informada en datos. Por esto consideramos que compartir nuestra experiencia y estos consejos es atractivo para una multiplicidad de usuarios: aquellos equipos que desarrollan tareas similares, para quienes desde puestos ejecutivos necesitan y demandan datos para decidir sobre asuntos de gestión y de políticas públicas, para profesionales que basan decisiones clínicas en la información disponible, para todos aquellos que desean investigar y para la comunidad en general. Transparentar los procesos de generación, extracción, procesamiento y análisis de los datos redunda en un beneficio para todos los involucrados y en la posibilidad de ajustar y mejorar continuamente los procesos.

Los sistemas de información y la gestión de datos son en la actualidad dos de las dimensiones principales a la hora de pensar en cómo construimos conocimiento y tomamos decisiones. Aplicado al ámbito de la salud, los desafíos, responsabilidades y aprendizajes vinculados a trabajar con datos son inagotables y evolucionan constantemente.

¿De qué hablamos cuando hablamos de gestión de la información?

La transición del formato papel al electrónico es un gran punto de inflexión respecto al modo de trabajar con los datos y requiere desarrollar nuevas estrategias y aptitudes. Aun así, la necesidad y demanda de información por parte de los usuarios no se detiene durante la transición y maduración de los sistemas de información.

Los equipos que gestionan la información deben involucrarse, impulsar y orientar los procesos respondiendo a demandas permanentes en un ciclo ya establecido, y poder a su vez generar y aprovechar una ventana de oportunidad para impulsar un nuevo modo de vincularnos con la información.

Un buen primer paso es plantear (dentro de los equipos de gestión de información y con los tomadores de decisiones) una serie de interrogantes:

¿Qué pregunta/s queremos responder? ¿Qué información queremos y necesitamos para hacerlo? ¿Por qué? ¿Qué queremos representar? ¿En qué formato? ¿Cómo leemos esa información? ¿A quién/es está dirigida?

Esto nos pone ante el desafío y la oportunidad de frenar inercias y disminuir incertidumbres respecto a cómo se trabaja con los datos y pensar en lo que queremos y podemos hacer realmente con la información.

¿Qué pueden hacer los equipos que gestionan información para mejorar el vínculo con los datos?

Desde nuestra experiencia en el Área de Gestión de Información en Salud y Estadística del Ministerio de Salud de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires compartimos aquí 10 sugerencias a la hora de trabajar en la gestión de información en salud – válidas para cualquier equipo – y que nuestra experiencia hace que las asociemos a un mejor ambiente de trabajo, mejor predisposición de los usuarios, mejor calidad de los datos y mejores resultados:

• Conformar equipos multidisciplinarios. Esto enriquece los contenidos y perspectiva desde la que se abordan las líneas de trabajo y objetivos. Complementar visiones y conocimientos, entendiendo que la complejidad de los datos sobre salud demanda un amplio abanico de aptitudes y disciplinas. Nuestro equipo cuenta con profesionales y estudiantes de distintas áreas de conocimiento
• Involucrarse en todas las instancias del ciclo de vida de la información. Es menester conocer en qué hay “detrás de cada tabla y base de datos” con la que se trabaja:realizar relevamientos para conocer los procesos que luego se traducen en datos a extraer. Cómo funcionan los establecimientos sanitarios, en qué condiciones se da la atención, quienes intervienen.
• No dar por sentado que las necesidades de información y conocimiento son homogéneas. Tener siempre en cuenta que intervienen y participan múltiples y diversos usuarios con distintas trayectorias, niveles de conocimiento y dominio de herramientas para tratar con la información. Según los roles variarán la forma de vincularse con los datos y las necesidades; algunos médicos necesitarán disponer de datos desagregados mientras que en las direcciones de los establecimientos sanitarios necesitarán tener una visión más global y orientada a datos de gestión y producción.
• Eliminar “fantasmas” alrededor del uso de la información y “humanizar” los procesos. Que los usuarios conozcan quienes son los que intervienen en la gestión de la información deshace tensiones o incertidumbres. Los equipos que trabajan en gestión de la información no deben ser un núcleo aislado “por fuera” del sistema donde se generan los datos con los que trabajan. En el ámbito de la salud, abrir las puertas de los espacios de trabajo y así saber que quienes gestionan los datos se involucran y conocen los procesos y poder “asociarlos a una cara” mejora notablemente la predisposición de los usuarios.
• Mantener un contacto fluido con los actores y áreas que intervienen y necesitan información. Conocer con precisión las necesidades demanda a su vez acompañarlos en la adquisición de herramientas para trabajar con los datos de forma amigable y productiva. La actitud de quienes gestionan la información nunca debe parecer que desestima a los usuarios, mostrarse inaccesible, innecesariamente complejo o esperar que los mismos actúen, reaccionen o utilicen la información como ellos quieren o esperan. Deben tener la capacidad de entender como es el vínculo de los usuarios con los datos y para esto compartir diálogos, espacios y desarrollar estrategias acordes a entender que la dinámica de trabajo en los establecimientos sanitarios puede ser muy adversa, que cambiar o ajustar ese vínculo es un proceso y que lleva tiempo.
• Consensuar y poner en disponibilidad la información en formatos amigables. De nada sirve confeccionar y brindar un reporte, gráfico o informe que el receptor no pueda leer, interpretar o utilizar. Los gestores de información deben trabajar en lograr un equilibrio entre el formato “ideal” y el “real”. Un buen ejercicio es proponerle al usuario que imagine el reporte o resultado de lo que solicita: ¿cómo se vería? ¿es una tabla, un gráfico? ¿cuáles son sus columnas, filas?
• Simplificar procedimientos eliminando redundancias y brindando transparencia. Detectar las oportunidades que brinda el uso de EHR para descartar círculos viciosos de información sin destinatarios claros y estandarizar procesos para no realizar numerosas veces el mismo trabajo. Gestionar información en salud esta atravesado por la responsabilidad de preservar la seguridad, confidencialidad y privacidad de los datos como así también de garantizar la transparencia de los procesos y poner en disponibilidad todo aquello que puede publicarse.
• Conocer y participar activamente en la definición de normativas que regulan los circuitos de información. En 2015, según el Observatorio Global de eSalud de la Organización Mundial de la Salud, solo 21 (17%) de los 125 Estados Miembros encuestados informaron tener una política o estrategia que regula el uso de grandes datos en sus sectores de salud. Los vacíos o incertidumbre normativa alrededor del uso de los datos demandan que los gestores de información se involucren activamente en este aspecto.
• Capacitación y formación continua para la adopción y actualización de aptitudes y habilidades que mejoren el desarrollo de las tareas personales y grupales. No sólo estructurar las instancias de formación en cursos, talleres o formatos formales, sino también compartir experiencias en mesas de diálogo o habilitando y generando espacios e instancias de encuentro entre el equipo.
• Establecer canales y procesos de comunicación claros y fluidos con los usuarios que solicitan información. Esto permite a los analistas que procesan la información y a los usuarios realizar un seguimiento de los pedidos. Contar con un espacio de registro del proceso de construcción de la información evita confusiones, desorganización y se corresponde con la necesidad de formalizar y oficializar circuitos y procedimientos para un mejor desarrollo del trabajo.

Tomarnos un momento para pensar en estos puntos, formular estos interrogantes y presentárselos a los tomadores de decisiones constituye una buena aproximación a pensar en “una mejor toma de decisiones” como un objetivo o camino a construir, donde las áreas de gestión de información tienen y tendrán un rol fundamental.

¿Conoces otros ejemplos de equipos trabajando en gestión de datos en salud? Déjanos un comentario