En nuestro último blog, describimos los dos primeros pasos para identificar a las partes interesadas en un proyecto y cómo clasificar a estos grupos según el tipo de relación que mantienen con las intervenciones previstas. En esta entrada, hablaremos de los dos últimos pasos de este proceso: elaboración de una matriz de necesidades y estrategias para gestionar a las partes interesadas.
Paso 3 – Elaboración de una matriz de necesidades
Una vez que tenemos claro quiénes son las partes interesadas del proyecto y su clasificación en términos de poder, influencia e intereses, debemos determinar qué necesitamos de cada una de ellas. Esta definición debe contemplar una relación bidireccional: necesitamos que estas partes interesadas lleven a cabo determinadas tareas críticas en el horizonte de ejecución del proyecto, pero también éstas necesitarán algo de los responsables de la ejecución del proyecto.
Así pues, tener claridad sobre estas relaciones de necesidad permite identificar herramientas que pueden facilitar el diálogo con determinados grupos de interés y potenciar los beneficios que aporta el proyecto. También proporciona elementos para gestionar los riesgos y posibles conflictos que puedan desencadenarse durante la ejecución del proyecto.
La matriz de necesidades debe contemplar todas las fases del proyecto, desde la planificación hasta la finalización. Todas estas fases tienen sus riesgos específicos y comprender cómo funciona la interacción entre la agencia ejecutora y las partes interesadas puede ser un elemento clave para garantizar que el proyecto alcance sus objetivos en el plazo y con el presupuesto previstos.
Paso 4 – Establecer una estrategia de gestión de las partes interesadas
Finalmente disponemos de todos los elementos para pensar en cómo gestionar cada parte interesada a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
La gestión de las partes interesadas, o el involucramiento significativo de las partes interesadas, es el conjunto de procesos relacionados con la identificación de las partes interesadas, el mapeo de sus expectativas y necesidades, y el desarrollo de una estrategia adecuada para su involucramiento. Prestar atención a las partes interesadas del proyecto ayuda a involucrar a las personas en las actividades más relevantes y necesarias para su ejecución y a gestionar los conflictos, que, cuando no se resuelven, pueden crear un clima improductivo e incluso socavar el propósito original de la intervención propuesta.
Esta combinación/elaboración de estrategias debe guiarse por algunas preguntas:
- ¿Quién debe participar/ser informado a lo largo de este proceso?
- ¿Con qué frecuencia debo hacerlo?
- ¿Qué mecanismos utilizaré para promover la interacción y el ciclo de comunicación/involucramiento en el proyecto?
- ¿Qué recursos (de personal, financieros, de tiempo…) serán necesarios para llevar a cabo esta estrategia?
El BID tiene su propia metodología de gestión de proyectos, la PM4R, que comprende un conjunto de herramientas esenciales para la adecuada gestión de los proyectos de desarrollo. Entre estas herramientas, y en relación con la preparación de estrategias para la gestión de las partes interesadas, se encuentran la matriz de comunicaciones y la matriz de responsabilidades.
La matriz de comunicaciones
El objetivo principal de la matriz de comunicaciones es asegurar la generación de información de la calidad y con la cantidad adecuadas, garantizando que llegue a las partes interesadas de manera oportuna. Para construir una buena matriz de comunicaciones, la agencia ejecutora de un proyecto debe tener en cuenta algunas cuestiones importantes, como:
- Objetivo: define qué se comunicará y por qué se realizará la comunicación.
- Usuario: define el destinatario del mensaje y el método de comunicación.
- Responsabilidad: define quién es el responsable de preparar y enviar la comunicación.
- Plazos: define la fecha de inicio de la comunicación y la frecuencia con la que se llevará a cabo.
Ejemplo de matriz de comunicación completa (proyecto ficticio)
Un consejo adicional: se debe identificar correctamente las necesidades de comunicación y el método de comunicación aplicable para cada objetivo/tipo de información a compartir.
Para crear un plan de comunicación eficaz, hay que tomar en consideración las expectativas, los intereses, el impacto potencial y el compromiso de las partes interesadas del proyecto. Este plan debe proporcionar a las partes interesadas una comunicación oportuna basada en sus necesidades y utilizando los medios y la frecuencia que mejor les convenga.
Es importante tener en cuenta que, como se ha mencionado anteriormente, el nivel de interés de las partes interesadas en el proyecto puede variar en función de la fase. Por ello, el plan de comunicación debe ser un documento vivo, que debe revisarse periódicamente para seguir respondiendo a sus expectativas y poder generar aportes que promuevan los cambios necesarios para el proyecto.
La matriz de responsabilidades
Por otra parte, el objetivo principal de la matriz de responsabilidades es ilustrar las conexiones entre el trabajo que deben realizar los miembros del equipo del proyecto y su relación con otras partes interesadas. Además, define quién es responsable de cada actividad planificada.
La matriz de responsabilidades también se conoce como matriz RACI. Este nombre se debe a las cuatro variables más importantes en la gestión de las responsabilidades del proyecto: R de responsable, A de aprobador, C de consultado e I de informado (en inglés: responsible, accountable, consulted, informed). Importante: Debe haber un único responsable para cada uno de los productos/entregables. Sin embargo, las demás funciones (A, C e I) pueden asignarse repetidamente dentro del mismo producto o incluso no ser necesarias.
Ejemplo de matriz RACI completada (proyecto ficticio)
La ventaja de utilizar estas herramientas es su flexibilidad: se adaptan fácilmente al tamaño y la complejidad de los proyectos.
10 elementos de una estrategia eficaz de involucramiento de las partes interesadas
Una estrategia eficaz para promover la participación de las partes interesadas se basa en diez elementos para ser significativa:
Ahora es el momento de poner en práctica esta planificación y ajustar sus estrategias. ¿Cuáles son sus reflexiones? ¿El mapa de partes interesadas ha sido útil para definir la estrategia de su proyecto con el fin de lograr una participación significativa de las partes interesadas? Compartan su experiencia con nosotros en la sección de comentarios.
Esta entrada se publicó originalmente en portugués en el blog Ideação del BID.
Para saber más sobre la estrategia de relacionamiento con partes interesadas del Grupo BID, haz clic aquí.
Lea la primera parte de esta serie:
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