Em nosso último blog, apontamos os dois primeiros passos para você identificar partes interessadas em seu projeto e como classificar estes grupos de acordo com o tipo de relação que possuem com as intervenções que se pretende realizar. Neste post, vamos falar sobre os últimos dois passos deste processo, que consistem em elaborar uma matriz de necessidades, e estratégias para gerenciar as partes interessadas.
Passo 3 – Elaborar matriz de necessidades
Uma vez que se tenha clareza sobre quem são as partes interessadas do projeto e sua classificação quanto a poder, influência e interesses, é necessário avançar na identificação do que queremos obter de cada uma dessas partes. Essa definição deve considerar uma relação de dupla via: precisamos desses atores para cumprir determinadas tarefas críticas no horizonte da realização do projeto, mas essas partes interessadas eventualmente precisam de algo de quem tem a responsabilidade por executar o projeto.
Dessa maneira, ter clareza quanto a essas relações de necessidades permite identificar ferramentas que podem facilitar o diálogo com determinadas partes interessadas e potencializar benefícios disponibilizados pelo projeto, além de proporcionar elementos para gerenciar riscos e, potencialmente, conflitos que possam ser deflagrados ao longo da sua execução.
Convém que sua matriz de necessidades leve em consideração as fases do projeto, desde o planejamento até a operação do empreendimento, após sua conclusão, quando for o caso. Todas essas etapas têm seus riscos específicos e, compreender como funciona a interação entre a agência executora e as partes interessadas pode atenuar discordâncias sobre o futuro do projeto pode ser um elemento-chave para garantir que o projeto alcance seus objetivos dentro do prazo, orçamento e qualidade esperados.
Passo 4 – Estabelecer estratégia de gerenciamento de partes interessadas
Finalmente você tem os elementos para pensar em como gerenciar cada parte interessada ao longo do ciclo de vida do projeto!
O gerenciamento das partes interessadas, ou engajamento significativo de partes interessadas, é o conjunto de processos relacionados a identificar, mapear expectativas e necessidades, e desenvolver uma adequada estratégia para o seu engajamento. Dedicar atenção às partes interessadas do projeto ajuda a engajar pessoas nas atividades mais relevantes e necessárias para a sua execução e gerenciar conflitos, que, quando não solucionados, são capazes de criar um clima improdutivo e até subverter a finalidade original da intervenção proposta.
Essa combinação/elaboração de estratégias deve ser guiada por algumas perguntas:
- Quem deve ser envolvido/comunicado ao longo desse processo?
- Com que periodicidade devo fazer isso?
- Que mecanismos vou utilizar para promover a interação e o ciclo de comunicação/envolvimento no projeto?
- Que recursos (pessoal, financeiro, tempo…) serão necessários para realizar essa estratégia?
O BID conta com uma metodologia própria de gerenciamento de projetos, a metodologia PM4R. A metodologia compreende um conjunto de ferramentas essenciais para uma adequada gestão de projetos de desenvolvimento. Entre essas ferramentas, e considerando este contexto de preparação de estratégias para gerenciamento de stakeholders, temos a matriz de comunicações e a matriz de responsabilidades.
O principal objetivo da matriz de comunicações é assegurar a geração de informação com qualidade e quantidade adequadas, garantindo que ela chegue no tempo certo e oportuno às partes interessadas do projeto. Para construir uma boa matriz de comunicações, o executor de um projeto deve considerar alguns temas importantes, como:
- Objetivo: define o que será comunicado e o porquê da comunicação.
- Usuário: define o destinatário da mensagem e o método de comunicação.
- Responsabilidade: define quem é o responsável por elaborar e enviar a comunicação.
- Tempo: define a data inicial para a comunicação e a frequência com que ela será realizada.
Exemplo de Matriz de Comunicações preenchida (projeto fictício)
Uma dica adicional: deve-se identificar corretamente as necessidades da comunicação e o veículo de comunicação aplicável a cada objetivo/tipo de informação a ser compartilhada.
Já a matriz de responsabilidades tem como principal objetivo ilustrar as conexões entre o trabalho que deve ser realizado com os membros da equipe do projeto e sua relação com outros interessados. Além disso, define quem são os responsáveis por cada atividade planejada.
A matriz de comunicação também é conhecida como matriz RACI. Esse nome surgiu em decorrência das quatro variáveis mais importantes na gestão das responsabilidades de um projeto, R de responsável, A de aprovador, C de consultado e I de Informado. Importante: deve haver um único responsável para cada um dos Produtos/Entregáveis. No entanto, as outras funções (A, C e I) podem ser designadas de maneira repetida no âmbito do mesmo produto ou podem, até mesmo, não ter uma alocação necessária.
Exemplo de Matriz RACI preenchida (projeto fictício)
A vantagem da utilização destas ferramentas é sua a flexibilidade: são facilmente adaptáveis de acordo com o tamanho e complexibilidade dos projetos. Deve-se levar em consideração as expectativas, interesses, potencial impacto e engajamento da parte interessada no projeto para criar um plano de comunicação eficaz. Este plano deve proporcionar ao stakeholder uma comunicação oportuna, com base nas suas necessidades e utilizando os meios de comunicação e frequência que melhor lhes atenda.
É importante ressaltar que, conforme mencionado anteriormente, o nível de interesse da parte interessada no projeto pode variar dependendo da fase. Dessa forma, o plano de comunicação deve ser um documento vivo, que deve ser revisado periodicamente, a fim de continuar atendendo as expectativas dos stakeholders, assim como deve ser capaz de gerar insumos para a promoção das devidas mudanças necessárias às correções de rumo do projeto.
Não podemos esquecer que uma estratégia eficaz para promover engajamento de partes interessadas depende de dez elementos para ser significativa:
Agora é colocar esse planejamento em prática e ir ajustando suas estratégias conforme a dinâmica de execução exija adaptações e correções de rumo! O que achou? O mapa de stakeholders te ajudou a definir a estratégia de engajamento significativo de partes interessadas do seu projeto? Compartilha com a gente a sua experiência aí na seção de comentários!
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