A nível mundial os projetos desperdiçam cerca de 12% de seus recursos financeiros por ineficiência em sua gestão. No setor público especialmente, os desafios costumam ser ainda maiores, com uma média de 60% de eficiência. No entanto, o gerenciamento de projetos consiste em práticas bem estudadas e que todos podem aprender.
Para fortalecer a capacidade de gerenciamento de projetos de equipes que realizam projetos de desenvolvimento no Brasil e países da região e para que possam alcançar seus objetivos e resultados dentro do escopo, orçamento e tempo planejado, o Banco Interamericano de Desenvolvimento desenvolveu o Programa de Gestão de Projetos para Resultados (PM4R).
A metodologia PM4R é baseada nas melhores práticas, ferramentas e padrões internacionais em gerenciamento de projetos adaptados pelo BID para o mundo do desenvolvimento que permitirão reduzir a diferença entre o que você planeja e o que executa em seu projeto. É composto por sete etapas para planejar e gerenciar um projeto, com o objetivo de executá-lo com foco em resultados, considerando os riscos identificados pela aplicação de práticas e ferramentas comprovadas de gerenciamento de projetos.
Neste artigo, convidamos você a revisar juntos as sete etapas de nossa metodologia. Então, se você achar útil, poderá continuar aprendendo mais sobre esse assunto em nosso curso on-line aberto sobre Gestão de projetos para resultados, em que você estuda no seu ritmo.
PASSO 1: ESCOPO. Primeiro, você precisa saber em que consiste o projeto que a sua equipe está gerenciando. Por isso, o processo de planejamento começa com a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) que nos permite decompor um projeto em partes menores.
Seu uso não implica muitas regras, entretanto, devemos ser muito precisos ao momento de decompor o projeto. É importante levar em conta que não é prático quando o escopo se transforma em uma lista com centenas de entregáveis; a EAP serve para dar controle ao projeto e torná-lo mais manejável.
PASSO 2: CRONOGRAMA. Uma vez estabelecido o escopo (EAP) de maneira clara, é o momento de definir os prazos. Para desenvolver o cronograma, vamos:
- Desenvolver uma lista de atividades que nos permitam alcançar cada um dos resultados do último nível da EAP
- Identificar os recursos humanos e materiais necessários para executar as entregas
- Sequenciar a lista de entregas, considerando os precedentes obrigatórios ou discricionários de cada uma
- Estimar a duração de cada uma das entregas em função dos recursos alocados, suas restrições, experiência e registros históricos
PASSO 3: CUSTOS. Agora que falamos do escopo e do prazo, falemos dos custos. Apoiados no cronograma podemos alocar custos a cada uma das entregas com base em uma estimativa, de tal maneira que quando terminemos a alocação contaremos como o orçamento do projeto.
A Curva de Uso de Recursos, também conhecida como Curva S, corresponde à representação gráfica do orçamento de despesas programadas ao longo do projeto e nos permite, por um lado, entender o comportamento do fluxo dos recursos e, por outro, serve como medida do progresso referente ao(s) produto(s) recebido(s) como resultado da execução do projeto. Se a compararmos com a curva de despesas reais, nos ajudará a apreciar graficamente a variação nos custos do projeto entre o planejado e o realmente gasto.
PASSO 4: AQUISIÇÕES. As aquisições são parte importante dos projetos e dependendo de que tão críticas são, podem se transformar facilmente em um risco e/ou um problema se não gerido.
Para desenvolver a matriz de compras, utilizamos a EAP como referência, relacionando as entregas com o tipo de aquisição (bens ou serviços), sua modalidade (Licitação Privada Nacional, Licitação Privada Internacional, etc.) e o Cronograma. As restrições da compra são então consideradas como: tempo de preparação dos termos de referência, tempo de publicação, tipos de processo de contratação, tempo de elaboração ou fabricação dos produtos, tempo de transporte dos produtos.
PASSO 5: RISCOS. Os riscos são eventos ou condições incertas que estão presentes em todas as etapas do ciclo de vida dos projetos e que apesar de que podem ser detectados e sua ação é previsível, poderiam ser materializar e se transformar em um problema para o projeto.
Risco é definido como qualquer evento planejado ou imprevisto capaz de afetar a consecução dos objetivos e resultados esperados do projeto. Sua avaliação é baseada na probabilidade de ocorrência e no impacto que isso pode causar no projeto. Os riscos com impacto negativo são chamados de ameaças e os riscos com impacto positivo, oportunidades.
PASSO 6. COMUNICAÇÕES. A Matriz de Comunicações é uma ferramenta que facilita a gestão das comunicações nos projetos e permite priorizar os esforços dirigidos aos interessados (stakeholders) de maior importância e influência.
Para desenvolver a Matriz de Comunicações, é necessário considerar as necessidades das diferentes partes interessadas (Stakeholders) do projeto, tendo em mente “quem”, “o que” e “como” é comunicado.
O conteúdo da Matriz de Comunicação responde às seguintes perguntas: O que comunicar? Por que comunicar? Quem é o destinatário? Qual método usar? Quem prepara a mensagem? Quem envia? Quando enviar? Com que frequência?
PASSO 7: RESPONSABILIDADES. A Matriz RACI é uma ferramenta de gerenciamento de recursos humanos que estabelece as funções e responsabilidades entre as entregas constantes na EAP e os membros da equipe do projeto e outras partes interessadas. Essa matriz é composta por quatro figuras fundamentais para a execução de um projeto e é por isso que é conhecida como Matriz RACI: Responsável, Aprova, Consulta e Informa.
Nem todas as funções devem ser atribuídas a cada uma das entregas ou atividades. A única figura que deve estar presente em todos é “Responsável”. Da mesma forma, deve-se levar em consideração que não pode haver mais de uma pessoa responsável pela entrega ou atividade.
Agora que você conhece as sete etapas da nossa metodologia PM4R, convidamos você a visitar nosso site www.pm4r.org e fazer parte da nossa comunidade de gerenciamento de projetos. Lá você pode se aprofundar nesses conceitos e muito mais. Além disso, você terá acesso a todos os nossos produtos e guias de conhecimento para as metodologias PM4R e PM4R Leadership, bem como para a nova metodologia Agile PM4R.
Você já aplicou os sete passos em seu projeto? Conta pra gente nos comentários.
Muito obrigado
Muito se fala em mundo globalizado,economia solidária,integração dos povos,más o fundamental são as ações sociais em especial dos grandes conglomerados econômicos,a exemplo do BID,Banco Mundial,dentre outras Fontes de Fomentos e Doações a Fundo perdido. Salvo uma resposta eficiente dos atores do cenário mundial. Para fazer frente à estás necessidades advém iniciativas do porte da transferência desta empreitada da formação profissional com destaque a Gestão e Resultados em Produção de ,Projetos. Cordialmente. Gilmar Dias de Souza.
Sim alta relevância em padrão Internacional de metodogia em uma disciplina inovadora aliada a uma oportunidade fomentada por fundo social,de formação profissional. Fundamental as más diversas necessidades mercadológicas. Muito me honra tomar acesso a esta apuração de conhecimentos aplicados em especial em minhas conquistas e reconhecimentos públicos em meus projetos,,MARCAS REGISTRADAS INPI,tendo suporte de Reservas de Domínios de Internet. Por essas iniciativas antecipo meus agradecimentos. Aluno atento a esta oportunidade única. Titular. Gilmar Dias de Souza. Conselho Municipal de Cultura.. Titular Produção Cultural Município de Cabo Frio.RJ. Brasil. Castelo Brasil. Técnico Produtor Executivo,Editor Autor Roteirista,Editor de Imagens. Sempre as ordens. Cordialmente. Gilmar Dias de Souza.
Muito se fala em mundo globalizado,economia solidária,integração dos povos,más o fundamental são as ações sociais em especial dos grandes conglomerados econômicos,a exemplo do BID,Banco Mundial,dentre outras Fontes de Fomentos e Doações a Fundo perdido. Salvo uma resposta eficiente dos atores do cenário mundial. Para fazer frente à estás necessidades advém iniciativas do porte da transferência desta empreitada da formação profissional com destaque a Gestão e Resultados em Produção de ,Projetos. Cordialmente. Gilmar Dias de Souza.
Olá Victor, é bastante interessante a oportunidade de estar lado a lado com oportunidades do BID. Enfim, fiquei super feliz por ver a busca de profissionais que desejam desenvolver projetos e executá-los, porém, não tem a condição de realizá-los por vários motivos.
Uma pena, a inscrição obrigatória ser somente com 5 pessoas, afinal, não é tão fácil conseguir um grupo para estudar o necessário para realizar um projeto com excelência.
Sobre experiências:
Trabalho com eventos há 16 anos, já desenvolvi com parceiros projetos que foram bem executado. Atualmente desenvolvi um e infelizmente por motivo de não entregar a planta baixa, perdi a possibilidade de realizar (pelo menos este ano não, mas entrará para o ano de 2020.)
O detalhe é que os parceiros não entendem quando pedimos urgência…, no meu caso, faltou a planta baixa e está falta de competência de empresas que estão ao lado ajudando a desenvolver o projeto, é que complica.
Ah, li tudo no site PM4R, gostaria de falar para o que possui a TV San Telmo, alguns detalhes que poderiam melhorar ainda mais a comunicação da TV Digital dele.
Sou Elen Bezerra, casada, tenho 3 filhas , idade 39 anos e amo muito o segmento de eventos, mas estudo tudo que possa implementar a minha profissão e atualmente finalizei o estudo sobre comunicação para apresentação em rádio e tv., por este fato gostaria de ajudá-lo, caso ele queira.
Um abraço e ficarei esperando a inscrição de uma só pessoa para estudo direcionado de projetos, porque. Conseguir 4 engajados é bem difícil.