Emprender un proceso continuo y transparente para involucrar a todas las partes interesadas en un proyecto de desarrollo es un elemento clave para tomar decisiones informadas y lograr una buena gobernanza. Parte de esta labor consiste en elaborar un mapa de los actores implicados en un proyecto y definir un formato adecuado e inclusivo que promueva la participación activa y continua de estas partes interesadas.
Pero, ¿cómo preparar un mapa de partes interesadas que satisfaga las necesidades del proyecto y se ajuste a sus capacidades como agencia ejecutora? Si usted también se ha hecho esta pregunta o tiene previsto iniciar esta actividad en el contexto de su proyecto, ¡este artículo es para usted! En esta primera entrada del blog, trataremos cómo identificar y clasificar a las partes interesadas. En la próxima entrada, compartiremos cómo desarrollar una matriz de necesidades y estrategias para gestionar las partes interesadas.
¿Por qué invertir en la gestión de las partes interesadas de un proyecto?
Las partes interesadas de un proyecto son individuos, grupos u organizaciones que pueden afectar, verse afectados o percibir que se verán afectados positiva o negativamente por una decisión, actividad o resultado de un proyecto. La gestión de estas partes interesadas es de suma importancia para el éxito de un proyecto, e incluye procesos como:
- Identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse afectados por el proyecto.
- Analizar las expectativas de las partes interesadas y su impacto en el proyecto.
- Desarrollar estrategias de gestión adecuadas para involucrar eficazmente a las partes interesadas en las decisiones y la ejecución del proyecto.
A tener en cuenta: el involucramiento y el grado de influencia de las partes interesadas en un proyecto están directamente relacionados con su tiempo de ejecución. Al principio del proyecto, las partes interesadas suelen tener un mayor grado de influencia y, a medida que el proyecto avanza, este nivel de influencia disminuye.
Otro aspecto a tener en cuenta es el coste que la realización de cambios supone para el presupuesto final del proyecto. El siguiente gráfico ejemplifica la relación inversamente proporcional entre la influencia y los costes asociados a los cambios a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Los cambios son habituales en el contexto de los proyectos y a menudo resultan esenciales para garantizar la obtención de los resultados esperados. Sin embargo, acarrean costes que, si son extremos, pueden hacer inviable la ejecución del proyecto. Por esta razón, el proyecto potencialmente se beneficia cuando los cambios de dirección tienen lugar en las primeras fases de su realización, ya que los costes de su aplicación suelen ser menores.
Algunos de estos cambios son el resultado de peticiones explícitas y negociaciones con las partes interesadas que pueden ser complejas. Por lo tanto, implicar a estos actores en la toma de decisiones lo antes posible puede facilitar el ajuste de expectativas de los distintos sectores sobre el proyecto y evitar que los recursos invertidos en la ejecución de determinadas soluciones se malgasten cuando sea necesario introducir cambios significativos en el proyecto.
Por lo tanto, realizar correctamente la gestión de las partes interesadas puede aumentar la probabilidad de ejecutar el proyecto dentro del alcance, el cronograma y la calidad previstos, y un mapa de partes interesadas es una herramienta útil y eficaz para ayudar a que el proyecto avance con un mayor control sobre estas variables dinámicas.
Recomendamos seguir cuatro pasos fundamentales para crear un mapa de partes interesadas. Hoy detallaremos los dos primeros.
Paso 1 – Identificar a las partes interesadas
Puede empezar pensando en quién se beneficiará de este proyecto. ¿A quién voy a aportar beneficios? ¿A quién debo consultar para saber si los beneficios se están planificando de acuerdo con las necesidades que prevemos para este público? ¿Está ya claramente identificado el usuario actual o potencial del servicio, producto o funcionalidad? Las respuestas a estas preguntas probablemente llevarán a trazar el mapa de algunas de las partes interesadas más relevantes.
Además de quiénes recibirán los beneficios directos y/o indirectos promovidos por la iniciativa, otra cuestión que le indicará cuáles son las partes interesadas importantes son los impactos negativos previstos. ¿Habrá que reasentar a alguna comunidad para que el proyecto se lleve a cabo? ¿Existen impactos ambientales previstos de alguna naturaleza que estén relacionados con grupos específicos que deban ser consultados, informados o que deban apropiarse del proceso de realización de esta intervención? ¿Interfieren las actividades previstas, de forma positiva o negativa, en el perfil de utilización (o disponibilidad) de recursos ya consolidado en las áreas de influencia directa y/o indirecta del proyecto?
Por último, pero no por ello menos importante, es probable que el tema principal de la intervención sea de interés para las organizaciones de la sociedad civil activas en el territorio. ¿Cuáles son las principales cuestiones que aborda la iniciativa? ¿Cuáles son las organizaciones locales que representan estas agendas en la comunidad y que podrían contribuir a la construcción colectiva de la planificación, ejecución y evaluación del proyecto?
Se pueden utilizar diversas técnicas para llevar a cabo estas actividades: listas de comprobación, cuestionarios, entrevistas, reuniones con grupos para aplicar enfoques participativos, revisión de proyectos realizados con anterioridad con similitud al alcance que se pretende con esta intervención. Las posibilidades son muchas y deben explorarse en mayor profundidad cuanto más complejo sea el proyecto a realizar.
Paso 2 – Elaborar la matriz de clasificación de las partes interesadas
Ahora que tenemos una lista muy amplia de partes interesadas potencialmente relacionadas con la intervención, es el momento de comprender cómo se relacionan con la propuesta de proyecto. ¿De qué manera puede beneficiar el proyecto a estas partes interesadas? ¿Están a favor o en contra del proyecto? ¿Cuáles son sus razones para desear que la iniciativa tenga éxito o fracase? ¿Podemos convencerles de que cambien de opinión? ¿Cuál es su nivel de influencia en la organización? Cuando respondemos a estas preguntas, estamos clasificando a nuestras partes interesadas.
Una vez que sepamos cómo interactúan estas partes interesadas y cuánta influencia tienen sobre el proyecto, es importante evaluar si apoyan la intervención o se oponen a ella; también pueden tender a la neutralidad. Esta evaluación permitirá identificar cómo estas partes interesadas pueden colaborar u obstaculizar la realización de lo planificado, y empezar a definir estrategias de trabajo con estos actores.
En este contexto, se pueden utilizar algunas herramientas para realizar esta categorización y mapeo de las partes interesadas. Las matrices (1) Poder x Interés, (2) Influencia x Impacto y (3) Poder x Influencia son herramientas poderosas en la gestión de las partes interesadas, ya que ayudan en la evaluación y priorización de éstas y permiten al equipo del proyecto diseñar estrategias dirigidas a los diferentes grupos. El resultado de la interacción de los factores de cada matriz sugiere el tipo de gestión que debe realizarse con cada grupo, como se muestra a continuación.
Como se ha señalado anteriormente, cada cuadrante presenta una estrategia que debe adoptarse con la parte interesada. El ejecutor debe, por ejemplo, gestionar de cerca a una parte interesada con alto poder x alta influencia. ¿Y esto por qué? Supongamos que el proyecto pretende construir una carretera con impactos potencialmente significativos sobre el medio ambiente y las comunidades locales. Para ello, la agencia medioambiental competente debe emitir las correspondientes licencias medioambientales, que dependen de consultas públicas y de obtener el apoyo de la comunidad afectada (una parte interesada clasificada como de alto poder y alta influencia sobre el proceso) para finalizar la concesión de licencias. En este caso, el incumplimiento de las expectativas de estos actores puede retrasar o incluso impedir el avance de las actividades. Por eso es importante gestionar de cerca a esta parte interesada y, siempre que sea posible, mantenerla satisfecha. Esta estrategia debe mitigar los posibles riesgos que puedan producirse en el proyecto debido a la insatisfacción de este grupo. Por lo tanto, si es necesario, se pueden y se deben dirigir más recursos para satisfacer las necesidades de la parte interesada clasificada en este cuadrante.
Del mismo modo, la clasificación de las partes interesadas señalará aquellos actores que no requieren una inversión significativa de recursos para su gestión, y que sólo pueden mantenerse informados y/o ser objeto de un seguimiento constante, de modo que se puedan ajustar las estrategias en caso de que se produzcan cambios en el contexto que puedan aumentar la influencia de estos actores sobre la dirección del proyecto.
Un consejo para obtener el mayor beneficio del uso de esta herramienta es tener en cuenta que los actores pueden interactuar entre ellos para fortalecer sus posiciones, ya sean favorables o desfavorables al proyecto. Esta interacción entre influenciadores no debe pasar desapercibida en la planificación de estrategias de gestión de partes interesadas, principalmente porque es un factor poderoso para fortalecer posibles resistencias al proyecto o, por el contrario, para facilitar acuerdos mutuos que permitan la realización del proyecto con la mejor distribución posible de los beneficios esperados.
En nuestra próxima entrada del blog compartiremos los dos pasos siguientes: cómo preparar la matriz de necesidades y las estrategias de gestión de las partes interesadas. ¡No se lo pierdan!
Esta entrada se publicó originalmente en portugués en el blog Ideação del BID.
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