Estudo de caso: o que aprendemos sobre software aberto com a implantação de prontuários eletrônicos na Bahia

A economia digital desempenha um papel fundamental na facilitação do acesso e da construção de capacidades para a adoção de tecnologias digitais e fomento à inovação, aproveitando as oportunidades da quarta revolução industrial. No nível governamental, isso também significa que as tecnologias digitais são colocadas a serviço dos cidadãos para melhorar a inclusão e o acesso aos serviços sociais.

Para entender melhor como as ferramentas digitais podem redefinir especificamente a proteção social e os serviços de saúde, exploramos em detalhes o processo de implementação, que ainda está em curso, de um sistema de História Clínica Eletrônica na região metropolitana de Salvador (BA), que é liderado pela Secretaria de Estado da Saúde (SESAB), por meio do sistema AGHUse, que é um software gratuito, de código aberto e colaborativo. Neste blog, contamos as principais lições aprendidas que coletamos analisando esse processo:

1. O software livre não existe: Embora o sistema de software aberto não envolva custos de licenciamento, o orçamento para uma equipe que acompanha a implementação não deve ser subestimado, incluindo parametrização, manutenção, treinamento e contribuições para o desenvolvimento de um software “vivo”.
   
2. A governança é fundamental: Nesta forma de desenvolvimento de software comunitário, é importante ter um sistema de governança que defina claramente os papéis e compromissos de cada parceiro, procedimentos para solicitar ajustes e resolver problemas. Em software de código aberto que opera em formato comunitário, o que significa que cada membro da comunidade contribui com uma parte do desenvolvimento, quando um parceiro solicita a criação de novas funcionalidades ou uma mudança estrutural no sistema, novos desenvolvimentos devem ser coordenados entre todos os parceiros e uma série de protocolos seguidos para aprovação. Esse alinhamento deve ser estimado no cronograma de implementação do sistema de governança.
   
3. É importante criar um modelo sustentável e escalável: Como parte da governança, um plano de sustentabilidade comunitária deve ser incluído. Por exemplo, percentuais de desenvolvimentos que cada membro da comunidade deve contribuir anualmente e como os não-contribuintes de código devem apoiar a comunidade.
   
4. O software requer adaptações, especialmente para áreas especializadas: Embora seja um software com uma reputação muito boa, não deve ser considerado como um modelo ou “receita única” que possa ser aplicado a qualquer entidade ou rede de saúde, uma vez que cada estabelecimento possui seus próprios processos e necessidades particulares, como maternidade, oncologia, serviços geriátricos etc., que exigirão ajuste ou desenvolvimento durante a implementação.
   
5. Encontre o equilíbrio entre escalabilidade e personalização: Por outro lado, a personalização excessiva também não é uma opção. É preciso buscar um equilíbrio entre, por um lado, a adaptação dos processos que o hospital tem de como o software é projetado e, por outro, a adaptação do software à forma como os processos são realizados no hospital, tendo em vista que, sob o regime de desenvolvimento comunitário, só serão feitas alterações no software quando houver demandas consensuais entre todos os membros.
   
6. Gestão de mudanças e treinamento são constantes: O treinamento inicial é importante para aumentar a conscientização sobre o uso de software, mas pode ser insuficiente para adotar com sucesso o novo sistema, bem como difícil de coordenar devido às demandas da equipe médica. A gestão de mudanças deve considerar uma fase de operação assistida na qual os funcionários começam a utilizar o software em seu dia a dia com um especialista para auxiliá-los no processo, bem como oferecer modalidades de treinamento assíncrono.
   
7. Visão e liderança são essenciais: Desde o início, o processo deve ter um claro apoio da alta administração, abordando-o como uma estratégia para garantir a qualidade no atendimento ao paciente e na gestão hospitalar, e não como um simples exercício de atualização baseado em TI. Somente com o entendimento e apoio da liderança do hospital é possível que a equipe colabore para a necessária mudança cultural.
   
8. Design centrado no usuário, definir o papel dos líderes do setor no projeto e equipes multidisciplinares são elementos essenciais: Também é importante levar um médico ao comitê gestor desde o início do projeto. Isso ajuda a expandir o engajamento da equipe e quebrar a resistência ao uso de software entre os usuários.
   
9. Entendendo o ecossistema: O registro clínico eletrônico não funciona isoladamente, não importa o quão completo. É preciso pensar desde o início sobre o gerenciamento da interoperabilidade e integração de dados com outros sistemas, levando em conta os equipamentos e o investimento específico para sua realização.
   
10. Vitórias precoces são importantes para ganhar tração: Ao definir o local inicial para a implementação do sistema, é importante ser estratégico para mostrar ganhos e avanços a todas as partes interessadas. Deve-se considerar o melhor método (por exemplo, a implementação de todos os módulos em um único hospital versus um único módulo em toda a rede hospitalar), o tamanho das unidades selecionadas e outros fatores como viabilidade operacional e viabilidade política.

O sistema AGHUse está se tornando uma ferramenta crucial para redesenhar o setor saúde no Estado da Bahia, promovendo mudanças nas normas assistenciais, identificando fragilidades e propondo soluções para a gestão hospitalar.

Este é um exemplo de como as ferramentas digitais proporcionam melhorias a todos: o paciente, que passa a ter uma anamnese consistente; o médico, que ganha acesso ao histórico completo do paciente; o Estado, que evita gastos desnecessários e identifica o essencial e a prioridade para a prevenção, e a população, que terá uma saúde pública de maior qualidade.

Este texto foi publicado originalmente em espanhol no blog Abierto al público, por Jennifer Nelson e Luis Tejerina do Setor Social, e por Fernanda Camera e Bertha Briceño do Setor de Conhecimento, Inovação e Comunicação do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID).

Quer saber mais sobre o tema:

Consulte nossa publicação Estudo de caso da implantação de um sistema de Prontuário Eletrônico no estado da Bahia Resultados parciais, na qual compartilhamos o estudo completo desse sistema e fazemos reflexões sobre como as ferramentas digitais podem redesenhar os serviços de proteção social e de saúde.