Muchos proyectos digitales fracasan porque al presupuestarlos no se realizó un cálculo real de sus costos. Como se menciona en el documento “La gran oportunidad de la salud digital en América Latina y el Caribe”, 53% de las grandes empresas en Estados Unidos indicó que sus proyectos digitales superaban sus presupuestos iniciales. Los proyectos no son sostenibles si no se presupuesta adecuadamente para todo su ciclo de vida, incluyendo su mantenimiento y actualización. Una respuesta a este problema es realizar un análisis del “costo total de propiedad” (TCO por las siglas en inglés de Total Cost of Ownership), como señala un reciente documento del BID titulado “Más allá del precio: comprendiendo el costo real de las herramientas de salud digital”.
Cuando una persona decide comprar una casa, el costo de adquisición no es el único costo para considerar: como mínimo, debería pensar en los costos de operación (impuestos, servicios) y de mantenimiento (pintura, reparaciones). También, como es una compra a largo plazo, debería pensar la evolución de esa casa en el tiempo: ¿se podría agregar una habitación para un nuevo integrante de la familia, por ejemplo, y cuánto costaría? De la misma forma, un proyecto de salud digital es más que la adquisición o el desarrollo de un software, e implica costos en las cuatro etapas de todo proyecto: la evaluación previa; la adquisición, desarrollo o adaptación; el uso y mantenimiento; y la evaluación y cierre (ver imagen).
Cómo la metodología del TCO mejora la estimación de costos en los proyectos
El TCO es una metodología que ayuda justamente a presupuestar el costo de los proyectos en todo su ciclo de vida. Bien calculado, refleja el costo final de la adopción de una solución, ayuda a evitar sorpresas y permite una mejor toma de decisiones. Calcular todos los costos que se producirán a lo largo de la vida útil de un sistema no es sencillo, pero en el documento se detalla una metodología y el BID ha elaborado una solución digital interactiva para ayudar a realizar el cálculo.
Así funciona la calculadora del costo total de los proyectos de salud digital (TCO) del BID. Pruébala aquí:
La metodología básica comienza por pensar las cuatro etapas, y en cada una de ellas las cinco categorías de costo de una solución de salud digital: recursos humanos internos, recursos profesionales externos, infraestructuras, licencias y otros costos operativos. Para cada fase del proyecto se identifican las tareas correspondientes en cada categoría; se estima la cantidad de recursos que se empleará en cada una de ellas; se asigna un valor a cada recurso; y luego se multiplica cada cantidad de recursos por su costo unitario en cada tarea y se suman los valores. Dependiendo del proyecto o de la organización se puede agregar o no costos indirectos, y ajustar el resultado por inflación o por el tipo de cambio y por la tasa social de descuento.
Proyectos más costo-efectivos gracias a presupuestos más precisos
Esta metodología estándar permite normalizar las estimaciones y comparar distintos escenarios y estrategias de implementación. Esto es particularmente importante para los proyectos de salud digital, que pueden dividirse en tres tipos distintos (comprar soluciones comerciales, construirlas in-house o adaptar soluciones), con estructuras diferentes de costos. Por ejemplo, comprar soluciones comerciales puede ser más costoso inicialmente pero menos en la etapa de uso y mantenimiento. Un cálculo costo-beneficio será mucho más sólido si se hace considerando el TCO y no solo una parte de los costos y usando la misma metodología de cálculo.
Desde ya, el cálculo no será perfecto, toda estimación es una aproximación, pero esta metodología permite obtener un número más cercano a la realidad que lo que nos daría el mero costo de adquisición. Esto permite comparar mejor distintos proyectos, lo cual es fundamental para invertir los recursos escasos de la manera más beneficiosa para las personas. Y aunque no es, desde ya, un instrumento de gestión de proyectos, puede ayudar a que menos proyectos queden truncos por el hecho de que el presupuesto no fue debidamente calculado al inicio.
En definitiva, saber con mayor precisión cuánto cuesta una solución a través del TCO nos permitirá llevar más proyectos a buen puerto y elegir mejor los proyectos más costo-efectivos, redundando en mejores resultados en salud para el mismo presupuesto disponible. Y la calculadora interactiva de costo total de propiedad del BID pone al alcance de todas las organizaciones una herramienta sencilla para usarlo.
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