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Como facilitar reuniões virtuais produtivas, eficientes e divertidas

28/02/2023 por Kyle Strand - Fernanda Camera Deixe um comentário


Pense na última reunião da qual você participou que foi realmente produtiva, eficiente e divertida. Você pode nem ter notado que o facilitador estava usando ativamente diferentes técnicas durante a sessão para alcançar aquele resultado. Esse é exatamente o papel do facilitador: criar um espaço seguro no qual os participantes possam se expressar plenamente e aproveitar ao máximo a oportunidade de interagir uns com os outros. Pode parecer fácil ou simples, mas, na verdade, requer muito trabalho, incluindo:

  1. Planejar com antecedência: gaste tempo entendendo o contexto, antecipando possíveis desafios e sentindo-se mais confiante com a tarefa que tem em mãos.
  2. Entender o público: conhecer quem estará na sala e quais são suas necessidades, interesses e expectativas.
  3. Estabelecer resultados e objetivos: É extremamente importante estabelecer objetivos claros e saber como o sucesso da sessão será medido.
  4. Estar totalmente presente: interpretar ativamente a atmosfera da sala e ajustar o plano e os objetivos de acordo com as necessidades do grupo no momento.

Qual a diferença entre reuniões presenciais e virtuais?

Para o facilitador:

Em uma reunião presencial, o facilitador está geralmente numa posição de destaque facilmente identificável pelo grupo. Isto cria uma dinâmica diferente de uma reunião virtual, na qual o facilitador aparece apenas como mais um rosto numa caixa na tela, tornando mais difícil captar pistas sutis relacionadas com a linguagem corporal e interpretar o ambiente da sala em tempo real. Em um espaço virtual também é complexo viabilizar um evento com muitos participantes, principalmente quando a capacidade da tela é excedida para acomodar todos em uma única visualização. Por outro lado, a digitalização de eventos unidirecionais (painéis, espetáculos, palestras, etc.), torna possível remover todas as barreiras à participação, uma vez que é possível ter uma audiência de tamanho quase ilimitado.

Para os participantes:

Em um espaço virtual, as pessoas também podem estar presentes de forma diferente do que estão acostumadas em um espaço físico. Muitas pessoas trabalham em casa e podem achar desconfortável convidar colegas para seu ambiente privado. Claro, sempre há prós e contras. É possível que para alguns seja mais fácil se expressar porque se sentem “protegidos” pela tela, enquanto para outros pode ser difícil “ler” os outros. Além disso, a interação do grupo torna-se menos orgânica, pois as intervenções durante uma discussão são dificultadas por limitações tecnológicas, como sistemas de som que permitem ouvir apenas uma voz por vez, o que limita comentários espontâneos, reações e interações.

O ato e a arte de facilitar uma reunião virtual

Para que o facilitador seja capaz de criar e manter o espaço virtual, é muito importante que ele seja intencional e explícito, vocalize coisas que não diria em um ambiente presencial e se aproxime da natureza digital da reunião. Estamos tentando criar uma experiência de reunião nativamente digital, permitindo que o facilitador aproveite as ferramentas que os participantes têm à sua disposição estando na frente de seus computadores e abraçando a realidade de estarem juntos online.

Nos últimos anos, grande parte do mundo passou a se reunir regularmente em espaços virtuais, e muitas modalidades de facilitação surgiram a partir da experiência adquirida com o uso de ferramentas como Teams e Zoom. Um exemplo é o Chat Waterfall, ou Chatterfall, como é chamado no Instituto de Liderança Transformacional da Universidade de Georgetown. Esta atividade foi projetada para dar a todos os participantes de uma reunião on-line a oportunidade de compartilhar seus sentimentos ou ideias e compreender os dos outros. Para conduzir esta atividade, o facilitador fornece ao grupo uma mensagem imediata, por exemplo: “Qual foi a coisa mais interessante durante nossa reunião de hoje? Uma vez que todos tenham digitado sua palavra, ou seja, após 30 segundos, o facilitador conta até 3 e todos pressionam para enviar ao mesmo tempo, transformando a janela de bate-papo em uma cascata de texto figurativo. Com uma reunião de 4 pessoas, pode não ser muito impactante, mas quando 20 ou 50 pessoas o fazem ao mesmo tempo, é realmente algo a ser vivenciado. O facilitador então percorre a lista, destacando algumas das respostas e convidando os participantes a revisá-la também em suas telas.

Outro grande exemplo de uma modalidade digital nativa é o que chamamos de Show & Tell, que cria um espaço para cada participante colocar sua voz na sala no início da sessão e compartilhar algo sobre si mesmo. O facilitador dá a todos 2 minutos para encontrar algo que os conecte ao objetivo da reunião. Pode ser uma foto, um livro, uma lembrança em sua mesa ou qualquer coisa que lhes permita contar uma história rápida que os ligue ao evento. Após os participantes terem encontrado seus itens em 2 minutos (sim, é possível), cada um é convidado a segurar seu item em frente à câmera e explicar seu significado e como o objeto os conecta ao objetivo da reunião. Ao permitir que todos compartilhem suas explicações, esta abordagem cria conexões entre os participantes e enfatiza o propósito da reunião de forma pessoal.

Mais ferramentas, técnicas e dicas

Muitas modalidades tradicionalmente presenciais também podem ser facilmente transformadas em modalidades virtuais, especialmente com a ampla gama de ferramentas de reuniões virtuais disponíveis, como Miro e Mural, bem como as diversas funcionalidades presentes em plataformas como Zoom, Teams e Google Meet. Discutiremos estas plataformas e ferramentas em artigos futuros.

Texto publicado em espanhol no blog Conocimiento Abierto.

Leia mais:

Guias e ferramentas para ensinar on-line – ponto a ponto

Arquivado em:Ciência e tecnologia, Trabalho Marcado com:conhecimento aberto, tecnologia, teletrabalho

Kyle Strand

Kyle Strand é Especialista Sênior em Gestão do Conhecimento no Setor de Conhecimento, Inovação e Comunicação do BID. Desde 2007, seu trabalho tem se concentrado em iniciativas para melhorar o acesso ao conhecimento no BID e na região da América Latina e do Caribe. Ele trabalha para promover a ideia de software como um produto de conhecimento a ser reutilizado e adaptado para o desenvolvimento, e trabalha para integrar o uso de inteligência artificial e processamento de linguagem natural como a fronteira da gestão do conhecimento. Kyle é economista pela Universidade de Michigan e possui mestrado em Estudos Latino-Americanos pela George Washington University em Washington, DC.

Fernanda Camera

Fernanda Camera é Especialista Sênior em Gestão do Conhecimento no Setor de Conhecimento, Inovação e Comunicação, onde apoia o desenvolvimento de metodologias e iniciativas de gestão do conhecimento para agilizar as operações e fortalecer as capacidades das equipes do Banco. Antes de ingressar no BID em 2018, trabalhou por mais de 15 anos no setor privado liderando programas de gestão do conhecimento e comunicação corporativa, e implementou soluções globais para melhorar a competitividade organizacional por meio da criação, intercâmbio, sistematização e reutilização de conhecimento. Fernanda é formada em comunicação pela Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (Brasil) e tem mestrado em Gestão do Conhecimento para Inovação pela Cranfield University (Reino Unido).

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