En nuestro anterior artículo nos referimos a los enfoques reactivos y proactivos de compra pública de innovación (CPI), a través de los cuales las entidades públicas pueden establecer tanto mecanismos para identificar de manera constante desafíos en su gestión y en sus servicios a la ciudadanía, así como generar espacios para recibir propuestas de soluciones o ideas de innovación de empresas y startups para analizar si atienden sus problemáticas. Ambos enfoques no son excluyentes y pueden ser impulsados de manera simultánea.
Recordábamos también las 4D o factores clave para tener éxito en un programa de CPI: Decisión, Disposición, Definición y Dinero. Analizando las 4D y conociendo los enfoques proactivos y reactivos, ¿cómo llevamos la CPI a la práctica? La ejecución secuencial de ciertas etapas nos permitirá conectar con éxito necesidades y soluciones de manera a comprar “innovación con sentido”.
Una guía rápida para la compra pública de innovación: planificación, gestión y evaluación.
En la etapa de planificación se encuentran todas aquellas actividades preparatorias para realizar la CPI y que tienen un componente más estratégico.
Actividad 1: Fomentar la visión estratégica de la innovación y las compras públicas a través de jornadas de sensibilización en la entidad pública. Puede ser interesante fijar temáticas o áreas de interés para CPI consensuadas con las personas de la organización.
Actividad 2: Identificación de las oportunidades de innovación, ya sea, a través CPI proactiva como de CPI reactiva, en la medida que identifiquemos buenas oportunidades, conseguiremos buenas soluciones.
Actividad 3: Concreción de dichas necesidades a través de metodologías de análisis de problemas complejos, como los journey maps, que permitan generar un documento descriptivo de necesidades donde se analice en profundidad la problemática a resolver, los condicionantes, los objetivos o escenario ideal a alcanzar. Lo clave es cambiar el esquema mental y no pensar en soluciones sino centrase en la definición lo más precisa posible del problema, integrando la visión del usuario o ciudadano. El tiempo invertido en la definición de un problema, generalmente es directamente proporcional a la calidad de la solución obtenida.
Actividad 4: Analizar las fuentes de financiación para CPI, dependiendo del país, pueden existir diferentes instrumentos para financiar la CPI, pero, en cualquier caso, debería ser un incentivo, no la razón única para avanzar en el proceso de compra de innovación.
Actividad 5: Consulta al mercado para identificación de potenciales ideas de solución en un escenario transparente y de igualdad de trato con la oferta tecnológica. Por ejemplo, como caso avanzado, se destaca el Servicio Gallego de Salud, que en su programa Código 100, puso en marcha una herramienta digital para gestionar el proceso de consultas al mercado. Realizó más de 10 jornadas con diferentes entidades, implementó una estrategia de difusión a través de redes sociales, la cual permitió acercar a startups y pymes innovadoras, y generó documentos que permitieron la colaboración entre empresas e universidades participantes (guía de iniciativas empresariales).
Actividad 6: Elaboración de un documento de demanda temprana, que permita adelantar a la oferta tecnológica cuáles serás los requerimientos funcionales de nuestra compra, una vez analizadas todas las ideas recibidas en la consulta al mercado. Las ideas que se consideren interesantes se recogerán de manera general en este documento.
En la etapa de gestión nos centraremos en darle forma a la compra, siguiendo los lineamientos jurídicos de las leyes de adquisiciones de cada país.
Actividad 7: Realización de un análisis de costo-beneficio y de ciclo de vida para la compra que vamos a realizar, que nos permita identificar indicadores de rendimiento que usaremos para el proyecto.
Actividad 8: Elaboración de un análisis funcional de necesidades, que permita conocer las problemáticas y necesidades que queremos resolver, el escenario al que queremos llegar, pero sin determinar la solución o la especificación técnica para lograrlo. En este punto, podemos guiarnos por la norma UNE- EN 16271: 2013 relativa a la “Gestión del valor”, expresión funcional de necesidades y pliego de especificaciones técnicas, aprobada en 2013.
Actividad 9: Selección del procedimiento de contratación que mejor se adapte, en función del nivel de desarrollo a que queramos llegar y de la normativa de compras de cada país, pero como norma general, deberían permitir la negociación durante el proceso y la inclusión de juicios de valor en la evaluación.
Actividad 10: Selección del adjudicatario y realización del contrato, poniendo especial atención en el tratamiento de derechos de propiedad intelectual.
Finalmente, dado que estamos realizando una actividad de investigación, desarrollo e innovación en la prestación de servicios públicos, una vez se haya ejecutado el contrato de CPI, la etapa final consiste en la evaluación.
Actividad 11: Testeo y medición de los indicadores de rendimiento, en términos de ahorros, calidad y satisfacción de usuarios para tomar la decisión de si procede escalar la solución, ya que ha sido exitosa, o por el contrario no procede el despliegue.
CPI en Chile: Mejorar la experiencia de usuario del canal web de SERNAC
Un ejemplo práctico de aplicación de todo el proceso de CPI podemos encontrarlo en Chile. La agencia de compras públicas ChileCompra, el Ministerio de Economía y el Laboratorio de Gobierno trabajaron conjuntamente entre 2016 y 2018 para testear a pequeña escala tres proyectos piloto de CPI y generaron recomendaciones útiles, a través de una Directiva de Innovación para las Compras Públicas para áreas de compra de los 850 organismos del Estado. Del piloto participaron tres instituciones: Servicio Nacional del Consumidor (SERNAC), Parque Metropolitano y Carabineros de Chile.
En el caso de los SERNAC busca innovar constantemente para responder a los problemas que demandan los ciudadanos. A raíz de esto surgió la necesidad de institucionalizar la innovación dentro de la estructura del servicio y sus funcionarios, incluido en el área de compras públicas.
(foto: Laboratorio de Gobierno de Chile).
Problema identificado
El canal web para hacer reclamos de SERNAC presentaba quejas y resultaba muy poco intuitivo y amigable para los usuarios.
Metodología de trabajo
Se realizaron diferentes talleres colaborativos y de co-creación entre funcionarios y directivos de distintos rangos utilizando metodologías de diseño centrado en las personas. En la primera etapa los funcionarios del SERNAC trabajaron colaborativamente para identificar el desafío de innovación de cómo mejorar la experiencia de los consumidores que utilizan el canal web para hacer sus reclamos. Una vez definida la necesidad se realizó el proceso de consulta al mercado, la cual recibió 7 respuestas al desafío de innovación establecido, y luego se lanzó la licitación.
Solución
El proveedor seleccionado por el SERNAC fue una empresa emergente o startup denominada “Trust me”, quienes lograron cumplir de mejor manera con los criterios de evaluación para obtener la adjudicación. Uno de estos criterios fue el entendimiento de la problemática desde la experiencia del usuario. A enero de 2018, el prototipo de la página web del SERNAC generado por la empresa fue testeado con usuarios.
Más información del caso aquí
Esperamos que tanto el caso de ejemplo como el recorrido rápido por las etapas y actividades necesarias para implementar procesos de compra pública de innovación (CPI), permita a las entidades públicas tener un marco de referencia sobre los pasos necesarios y reflexionar acerca de las capacidades que necesitan para llevarlos a cabo antes de pasar a la acción.
Es alentador igualmente, saber que ya existen instituciones en diferentes países de Latinoamérica como Chile, Colombia, México, Uruguay, Ecuador, Brasil y Perú que se han iniciado en este camino de la CPI y que están haciendo procesos estructurados que permiten “innovar con sentido” usando las compras públicas, abriéndose a nuevas políticas e instrumentos de innovación para demostrar que otra forma de innovar es posible.
¿Qué oportunidades o desafíos ves para implementar la CPI en tu país? Cuéntanos en los comentarios
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El II Foro Iberoamericano de CPI e innovación abierta se celebrará en Medellín del 26 al 28 de noviembre de 2019, organizado por el BID y Ruta N, con el apoyo de GAIN, como entidad impulsora a nivel regional en España y el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades (MICIU) como entidad responsable de la política pública en materia de CPI en España.
Más información e inscripciones en la web forocpi.com
Sandra: Muchas gracias por el artículo, está muy interesante. Me gustaría más información sobre las CPI y la posibilidad de implementación en Colombia. Mi email es cleon65@gmail.com
sollo generalidades sin definir las características ni escalas de evaluación de los factores de la innovación, cuando gran parte de eso ya está definido
Le ofrezco mis servicios como experto tecnólogo para establecer criterios serios de evaluación y decisión transparente para el programa de Compras Públicas de Innovación.
Deben implementar esto para el SENA
Buenas tardes, mi nombre es Paula Casasola, soy diseñadora industrial, con un posgrado de la UCA en Ambiente y Desarrollo Sustentable, trabajo en la profesión de forma independiente teniendo la sustentabilidad como premisa a la hora de diseñar.
Por otra parte, trabajo también en la Administración Pública de la provincia de Buenos Aires, Argentina desde hace mas de 20 años.
Con respecto a las compras de insumos para toda la administración no existen normas ni criterios en cuanto al uso racional de papel de acuerdo a una medición real mensual por ejemplo por Organismo, con el fin de proveer criteriosamente y no a libre demanda como se hace actualmente, como también así, por ejemplo, la cantidad de aparatos de calefacción y/o refrigeración, entre otros elementos que insumen energía a gran escala.
Estoy armando un proyecto para implementar buenas prácticas, de compra justa de acuerdo a la medición de las necesidades reales y concientizacion en el ahorro, para presentarlo , en principio al organismo que pertenezco, pero la idea es hacer un proyecto que implique a todos los Organismos Públicos del país, para así colaborar con el cuidado del medioambiente con acciones concretas.
Mi consulta, es si el proyecto tendrá la posibilidad de ser avalado por el BID, y en tal caso una vez terminado, presentárselos para su evaluación.
En el Perú se esta haciendo un sinnumero de esfuerzos para reliazar mejores compras públicas sin embargo en el 2018 en setiembre se aprobó el DL 1439 Sistema Nacional de Abastecimiento. Aun falta mucho por hacer pero sino mejorar los niveles de descentralizacion no mejorara la compra pública, el seguimiento y la evaluación no se esta efectuando.
Gracias me gusto el blogs