Um dos principais antídotos para evitar erros no governo e o descumprimento de regulações em todos os tipos de entidades, públicas ou privadas, é ter uma auditoria interna eficaz e eficiente e, acima de tudo, com relatórios compreensíveis. Dessa forma, o relatório de auditoria deixa de ser aquele trabalho temido e que atormenta a todos.
Temos desenvolvido no BID algumas experiências neste campo desde 2012, em nosso Departamento de Auditoria Interna, e que tem nos possibilitado obter relatórios equilibrados, diretos e compreensíveis, e até solicitados por nossos colegas (acreditem!) no restante da organização.
Hoje nossos auditores internos não apenas não são vistos como um colega desconfortável, aquele fogo amigo de que todos querem se esquivar, mas somos convidados para mesas de discussão a fim de pensar em soluções de melhoria a novos desafios.
Comunicação eficaz, o principal ingrediente
A Organização Internacional de Padronização (ISO) 19011, que estabelece diretrizes para a auditoria de sistemas de gestão, observa que os relatórios de auditoria devem incluir os seguintes aspectos: objetivos; escopo; cliente; datas e locais; critérios; resultados e conclusões. Uma abordagem tradicional que delineamos no BID para que o documento seja realmente compreensível e aceito. Vale ressaltar que a instância mais alta que define as Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna, o Instituto de Auditores Internos, nem sequer obriga a realização de relatórios de auditoria, apenas estabelece que os resultados devem ser comunicados, por isso, a maneira como essa comunicação é realizada é determinante.
Em resumo, os relatórios de auditoria constroem um relacionamento de confiança em todos os níveis, ajudam a moldar e aprofundar a visão da organização, promovendo honestidade em todos os processos. Nesse contexto, são cinco as chaves que temos adotado no BID para que os relatórios de auditoria sejam um instrumento construtivo de melhoria em todos os níveis e um verdadeiro agente de mudança que gostaríamos de compartilhar:
A comunicação precisa e relevante no trabalho que realizamos é a primeira chave. Optamos por nos afastar da linguagem burocrática e das recomendações tediosas para apresentar um serviço de consultoria genuíno que agrega valor ao negócio de maneira integral à organização. Os resultados da auditoria são comunicados de forma pertinente, divulgando o trabalho realizado e sobre como ele contribui para a administração e governança, e detalhando que “a estrutura do trabalho” é composta por efetivos “processos de garantia de qualidade”, como destacado na publicação“ Auditoria de desempenho para uma melhor gestão pública na América Latina e no Caribe” (em espanhol, p. 21).
Em segundo lugar, apresentamos um panorama sólido, mas ao mesmo tempo ágil, capaz de mostrar o escopo da auditoria em síntese, em uma imagem. Como indica a publicação do BID acima mencionada, “o mandato da auditoria e as metas gerais devem ser adequadamente definidas”. Embora o preceito se refira, neste caso, a auditorias de desempenho, ele se aplica totalmente à prática da auditoria interna.
A terceira chave é que respondamos à pergunta de por que esse trabalho está sendo realizado, por que é relevante para a organização e por que, longe de colocar obstáculos ou detalhes sobre possíveis erros, o que a auditoria interna faz é demonstrar que está do mesmo lado dos nossos colegas no restante da organização. Nesta seção é relevante indicar que o auditor tem conhecimento da área a ser tratada, graças, no caso do BID, à equipe multidisciplinar que trabalha em nosso escritório, para que, desde o início, haja a premissa de ter especialistas nas áreas mais destacadas do trabalho do Banco: finanças, governança, economia, administração, controle de riscos, comunicação e inovação.
Quarto, explicamos o objetivo da auditoria de maneira mais detalhada, respondendo às perguntas de nossos colegas que recebem o serviço, ou seja, trabalhando lado a lado com toda a equipe.
Finalmente, o auditor executivo conclui com um resumo as descobertas mais destacadas, eliminando a ideia obsoleta de fazer qualificações. Dessa forma, o relatório é uma ferramenta que corrige o que pode ser aprimorado, previne riscos e que, além disso, motiva a realização de novos caminhos que geram maior valor na organização.
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