El Estado en casa: Un año de trabajo remoto

El año pasado, millones de latinoamericanos tuvieron que llevarse el trabajo a casa… literalmente. En los primeros meses del 2020, la tasa de descargas de aplicaciones para el teletrabajo en nuestra región incrementó un 3.340%.  El sector público no fue una excepción. Con la pandemia, las instituciones públicas de todo el mundo tuvieron que moverse a trabajo remoto de emergencia. Hubo que adaptarse rápidamente, pero gracias a los avances en conectividad y alfabetización digital de los funcionarios públicos, una parte de ellos pudo continuar con sus funciones desde casa. Ejemplos hay  desde la prestación de trámites burocráticos hasta servicios tan sensibles como la impartición de justicia –que en algunos casos hasta llegaron a reportar ahorros e incrementos en la productividad.

¿Qué hemos aprendido de este año de trabajo remoto en el sector público?

1. El teletrabajo es diferente al trabajo remoto por emergencia. Teletrabajo implica el trabajo no-presencial de forma sostenida en el tiempo por razones de mayor efectividad, eficiencia y mejor prestación de servicios al ciudadano de una institución pública. Con la irrupción del COVID, lo que hemos visto es trabajo remoto por emergencia, que no es sino una respuesta de continuidad de negocio a una crisis sanitaria. Si, una vez que la pandemia esté superada, una institución pública decidiera organizarse internamente para que algunas funciones se desempeñen de manera no presencial, entonces podríamos empezar a hablar de teletrabajo en el sector público.

2. Es posible pasar de la cultura del “presentismo” al trabajo por objetivos. El teletrabajo implica un (bienvenido) nuevo paradigma de gestión de los recursos humanos del Estado. Se pasa de un énfasis en el presentismo físico a una supervisión de los productos o logro de metas de los funcionarios públicos. En este contexto, los gerentes públicos deben aprender a gestionar mejor el talento humano. Experiencias recientes en Chile, de los pioneros Instituto Nacional de la Propiedad Intelectual (INAPI) y la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO), realizadas y evaluadas antes de la pandemia, sugieren que los efectos sobre la productividad suelen ser mediados por los cambios en la satisfacción laboral, la motivación para trabajar y la autonomía para organizar tiempos y tareas, así como por los cambios en la cultura laboral asociada a la producción por objetivos.

3. Debido a las complejidades de supervisar de forma remota, el teletrabajo se da mejor con algunos tipos de puestos. Algunos factores determinantes son el mandato de la entidad, las características del cargo, y las competencias digitales de cada funcionario. ¿Puede hacerse un programa de trabajo con objetivos y metas concretas, cuantificables y medibles que estén alineadas con la actividad del puesto? Si la respuesta es afirmativa, entonces el puesto puede ser un buen candidato para teletrabajo.

4. Se necesita una normativa general con criterios específicos y comunes para definir qué puestos serían elegibles para el teletrabajo, pero en la práctica cada institución pública debe ser responsable de gestionar los detalles del teletrabajo de su personal. Una política con guías generales, como la del Gobierno Federal de Brasil, se debe complementar con las especificidades del mandato de cada institución y a su vez de cada puesto al momento de evaluar si el teletrabajo contribuye a un mejor servicio al ciudadano y hacen que tenga mucho más sentido que cada institución pública gestione el teletrabajo de manera autónoma

5. .Al no ser conveniente para todos los puestos, el teletrabajo no debería convertirse en un derecho para cualquier función. Si bien es una alternativa de organización del empleo que da flexibilidad y puede ser beneficioso para algunos, lo importante es que no afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales y el bien público. Por ejemplo, se ha observado que, si bien en el corto plazo el teletrabajo bien configurado puede mejorar la productividad, todavía no está claro si la reducción de interacción humana puede no ser tan beneficiosa para aquellos roles donde la innovación es un factor fundamental. Bajo criterios generales comunes a todo el sector público, cada institución debe mantener la prerrogativa de en qué circunstancias y en qué puestos el teletrabajo es beneficioso para la operación de la institución.

6. En principio no parece factible que pueda ser establecido como una obligación para todos los puestos ya existentes. La transición al teletrabajo es normalmente voluntaria (salvo situaciones de emergencia donde es inevitable), pues el impacto en la vida de las personas es variado y se puede entrar en conflicto con otros derechos laborales. Para las nuevas posiciones que se vayan a crear parece más factible.

7. Cuando el teletrabajo sigue un proceso de evaluación del desempeño adecuado, puede mejorar la productividad o al menos mantenerla constante, a la vez que mejora el compromiso de los servidores públicos. El nivel de desarrollo digital de las entidades y la calidad del soporte TIC son factores clave para brindar las condiciones necesarias para que el teletrabajo pueda realizarse en condiciones que mejoren la productividad.

8. Teletrabajo no es solo una cuestión de tecnología. Un teletrabajo efectivo requiere contar con estaciones de trabajo virtuales que permitan igual desempeño en la oficina, en casa o en cualquier otro lugar donde se encuentre el trabajador. En la actualidad existe un gran elenco de plataformas tecnológicas, desde aplicaciones comerciales hasta desarrollos específicos liderados por determinadas instituciones (como las herramientas desarrolladas por instituciones públicas, con códigos fuente y manuales disponibles online) que han dado muy buenos resultados. Varias instituciones utilizan también las plataformas de gestión para medir productividad y la actividad laboral. Pero al final, es necesario formalizar una metodología y procesos que deben diseñarse viendo el tipo de ocupación de los funcionarios en teletrabajo.
9. Si bien especialmente en una primera fase puede traer algunos ahorros fiscal es debido a menores gastos en transporte,   alquileres de oficinas, muebles y servicios públicos, el teletrabajo no necesariamente tendrá costo cero para el Estado. Las entidades deben invertir en dotar de equipamiento adecuado a los funcionarios, así como en sistemas de información y comunicación (gestión documental, firma electrónica, ciberseguridad, control de productividad, telefonía IP, plataformas para trabajo colaborativo, para reuniones virtuales por videollamada, etc.). Muchas familias han experimentado incrementos en gastos de energía, equipamiento, adecuaciones físicas en el hogar, y otros derivados del trabajo en casa, por lo que habría aparentemente una transferencia de costos del empleador al empleado. A nivel social, el teletrabajo ayuda a reducir las emisiones por transporte de los empleados desde sus casas a las oficinas. Sin embargo, también perjudica la economía que surge alrededor de las oficinas (el café de la esquina, la librería, el restaurante saludable, el bar, etc.). 
10. ¿Es el teletrabajo el futuro? ¿Volveremos a los espacios de trabajo centralizados o seguiremos trabajando desde casa? ¿Implantarán los gobiernos otras alternativas intermedias, como las oficinas satélites, que son espacios de trabajo compartidos organizados por el mismo empleador, pero más cerca de casa? No sabemos que nos depara el futuro, pero ciertamente al menos de forma parcial el teletrabajo parece haber llegado para quedarse.