Cuando pensamos en datos por lo general pensamos en la información que compañías como Facebook, Twitter o Waze, entre muchas otras, manejan hoy en día. Sin embargo, los datos son información de valor para toda compañía, independientemente de su área y la forma de generarlos.
Los datos definen el presente, permiten reconstruir el pasado y son la base para la definición de estrategias a corto, medio y largo plazo, nos indican el estado del negocio, nos describen patrones de demanda, y mucha otra información valiosa para un correcto control de la gestión de una compañía, sin datos ninguna compañía puede sobrevivir. Además, los datos son la base para una gestión eficiente. ¿Como estamos aplicando estos principios básicos de gestión en el área de Transporte del Banco Interamericano de Desarrollo (BID)?
Desde el inicio de la pandemia, se identificó la necesidad de anticipar y cuantificar sus impactos.
Fue definido e implementado un proceso de recolección de datos, que fue aplicado en la totalidad de los contratos de obra en ejecución de la División de Transporte del BID, con la finalidad de disponer de un análisis de riesgos permanentemente actualizado capaz de identificar todos aquellos efectos de la pandemia que podrían afectar el normal desarrollo del proceso de ejecución (estatus implementación medidas bioseguridad, impacto en la mano de obra, efectos de decretos, suspensiones de obras, ejecución cláusulas contractuales y modificación de contratos, limitaciones de tránsito, interrupciones en las cadenas de suministro…). La recolección de esta información se monitorea a través de una base de datos de contratos en ejecución a lo largo de 15 países, 42 programas y más de 200 obras.
Esta base de datos se actualiza con una periodicidad mensual y ha permitido confirmar algunos indicadores que ya se conocían y definir nuevos, indispensables para todo proceso de retroalimentación.
Conocer parámetros como montos de contratos y duraciones en función de la tipología de obra, complejidad y su la localización, variaciones en los plazos, así como en los costos, permite establecer una categorización de la cartera de contratos de obras. Esta iniciativa constituye un pilar básico en un proceso de mejora continua que permite la retroalimentación y el fortalecimiento de los procesos de preparación de proyectos, planificación y como apoyo al fortalecimiento institucional de nuestros ejecutores.
Esta herramienta de gestión facilita la comunicación entre los ejecutores, especialistas y jefatura, permitiendo un flujo de información constantemente actualizado que refleja el estado de avance de las obras. La herramienta facilita una homogenización de la gestión, ejecutores con metodologías elaboradas y estrictas pueden compartir sus datos, mientras que ejecutores que no cuentan con sistemas de control de gestión pueden contar con una herramienta para visualizar el estado de sus obras y un acompañamiento más cercano por parte de los especialistas del Banco.
En el día a día generamos millones de datos, pero imaginemos un cuarto lleno de carpetas, a su vez llenos de hojas con datos.
¿Esos datos tendrían valor? ¿Serías voluntario para generar análisis visuales usando papel y lápiz? Ahora bien, imagina toda esa misma información en una base de datos digital, organizada y actualizada, ahora sí que podrías tomar decisiones usando esos datos. En esos dos escenarios, la información es la misma. Pero lo que da valor a los datos es la capacidad de procesarlos para poder usarlos en la toma de decisiones. Para dar valor a la información es necesario transformarla descentralizadamente en datos explotables. No basta con almacenarla, es necesario ‘’operativizarla’’, es decir, transformarla en datos, organizarla y analizarla. Otro factor tan importante es la sistematización en el proceso de recolección para ser capaces de contar con una información de calidad, comparable y sostenible en el tiempo.
Después de recolectar, organizar y analizar la información, es necesario visualizarla.
Imaginen ser un gerente con limitaciones de tiempo y tener que revisar una base de datos con más de 4000 datos, no sería posible. Así que, para facilitar el análisis y visualización de los datos, usamos un cuadro de mando. Este cuadro de mando presenta la información procesada en forma de indicadores y a diferentes niveles de detalle. Presenta la información agregada para la región, subregiones, países, programas y hasta nivel de obra, todo depende de lo que el usuario quiera revisar. En situaciones como la actual pandemia que sin lugar a dudas ha tenido un efecto en las obras en ejecución, es importante la visualización de esa información a tiempo para poder reaccionar y atender los riesgos antes de que se materialicen.
Se han establecido unos indicadores de ‘’alerta’’ basados en la correlación entre avance físico y financiero. Así como en las variaciones del plazo y del coste con respecto a los parámetros iniciales. Esto nos permite categorizar la cartera de obras en ejecución y de este modo identificar rápidamente aquellas obras que merecen una mayor atención.
Cuenta con indicadores específicos para cada nivel de interés, por ejemplo, en la página principal se presenta la media de monto contractual y la media de plazo contractual. Más adelante se puede entrar al detalle de la cantidad de operaciones para subclasificaciones de acuerdo con el plazo y monto, así como los tipos de obra para cada categoría.
Esto nos permite describir mejor la cartera de proyectos que se gestionan.
El mismo cuadro de mando se puede adaptar a las necesidades, por ejemplo, contamos con una sección específica para el análisis del impacto del COVID-19 en las obras en ejecución. Esta información permite la identificación oportuna de riesgos.
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