Aprenda as ações essenciais da gestão de projetos ágeis segundo o programa PM4R Ágil do BID
A nível mundial as organizações desperdiçam quase 12% de seus investimentos por ineficiência em sua gestão, o que geralmente se reflete em atrasos, custos mais altos do que o esperado e entrega de produtos aquém da qualidade esperada. Tentando minimizar esse tipo de problema em sua própria carteira de projetos, o BID desenvolveu uma metodologia de gestão de projetos ágeis, o PM4R Ágil, além da tradicional e já conhecida, PM4R Project Management for Results (PM4R), ou Gestão de Projetos para Resultados, já aplicada há 8 anos em projetos financiados pelo Banco.
Você deve estar se perguntando: “por que devemos usar uma abordagem de gestão de projetos diferente da PM4R tradicional?” A resposta é simples: “cada projeto necessita uma abordagem adequada à situação em particular pela que atravessa” – fonte Guia Metodológica PM4R Ágil.
A primeira aplicação da metodologia de gestão PM4R Ágil, num projeto no Brasil, alcançou uma execução de quase 92% do plano PM4R Ágil. A média de execução do plano PM4R Ágil nos projetos do BID na América Latina e Caribe é de 80%.
A metodologia PM4R Ágil consiste basicamente em fundamentos, pilares e valores, papéis, ferramentas, atividades e os exitosos cinco passos para o desenvolvimento do plano PM4R Ágil que foca na gestão integral ou “parcial” de projetos de maneira iterativa e incremental em ciclos curtos quando se requer uma visibilidade de resultados em pouco tempo.
Como se aplica o PM4R Ágil?
Realizamos um seminário presencial com duração de dois dias, facilitado por profissionais certificados internacionais em gestão ágil de projetos. Um importante resultado deste processo é a lista de trabalho priorizado que deverá ser cumprida num ciclo de gestão ágil de no máximo três meses.
A metodologia de gestão ágil – PM4R Ágil se baseia principalmente na filosofia lean (eliminar desperdícios, buscar o envolvimento de todos em busca da melhoria contínua), na certificação Project Management Institute – Agile Certified Practitioner (PMI-ACP) e recorre a boas práticas de Ágil PM (Projects In Controlled Environments Prince 2) e Scrum (metodologia usada para a gestão ágil de projetos).
A aplicação desses fatores em projetos de desenvolvimento representa uma mudança cultural na gestão de seus projetos e em particular dos colaboradores que formam parte da equipe de um projeto. Neste artigo, te convidamos a revisar juntos os cinco passos ágeis de nossa metodologia. Em breve teremos um curso aberto, online, sobre o PM4R Ágil.
Enquanto isso vamos repassar os princípios do PM4R Ágil: (i) a mudança é bem-vinda; (ii) trabalhar em pequenos incrementos de valor agregado; (iii) utilizar ciclos de execução e retroalimentação; (iv) aprender por meio do descobrimento; (v) execução impulsionada por valor; (vi) é válido estar errado, mas você tem que corrigir rápido e aprender com os erros; (vii) entrega contínua e (viii) melhoria contínua.
Aplicar e internalizar estes princípios nos levará não apenas a utilizar diferentes ferramentas, mas à mudança de mentalidade desejada, a mentalidade ágil.
Na metodologia de gestão tradicional, trabalhamos com a tripla restrição, ou seja, com o escopo, tempo e custos e entendemos que o escopo é fixo, já o tempo e cronograma podem variar. Em se tratando de do PM4R Ágil, chamamos a tripla restrição como “o triangulo ágil”. No triangulo ágil, o escopo é variável e o tempo e o custo são fixos.
Estamos baseados em quatro pilares: (i) compromisso com o resultado; (ii) transparência; (iii) inspeção; e, (iv) adaptação; e em seis valores: (i) desenvolvimento interativo; (ii) controle empírico do processo; (iii) equipe auto organizada; (iv) colaboração; (v) tempo como restrição; e, (vi) priorização baseada em valor.
Trabalhar com agilidade é poder contar com todos os colaboradores, cujos papéis no PM4R Ágil estão divididos entre: (i) patrocinador; (ii) dono do produto; (iii) super líder ágil; (iv) líder ágil; e, (vi) equipe ágil.
Agora vamos falar um pouco sobre a execução do seminário, o qual contarei em mais detalhe sobre algumas ações da gestão PM4R ágil, tal como a seleção dos trabalhos prioritários, o desenvolvimento do plano PM4R Ágil, Sprint.
O que chamamos de lista de trabalho prioritários? Lista de pacotes de trabalho prioritários para construir o produto ou resultado final do projeto ou componente. Este é também um passo prévio ao desenvolvimento do plano PM4R Ágil, que consiste em um subconjunto de pacotes de trabalho que a equipe selecionou da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) para cada sprint do plano PM4R Ágil que tem a duração de 15 dias.
Os projetos ágeis se dividem em sprints. Sprint é um período de tempo curto e de duração fixa em que um conjunto definido de atividades ou de trabalho são realizados e recomendamos que tenham uma duração de 15 dias, mas isso dependerá da complexidade e características de cada projeto. Recomendamos também que se desenvolva um plano ágil de três meses e repetir o ciclo até que se conclua o projeto.
Atividades prévias ao desenvolvimento do plano PM4R Ágil
São ao todo seis atividades e iniciamos com a análise dos elementos existentes de planejamento do projeto, tendo a EAP como um dos principais elementos. Em seguida selecionamos os trabalhos prioritários. A equipe, em colaboração com o dono do produto, o super líder ágil e outras partes interessadas, seleciona os trabalhos prioritários para os próximos três meses da EAP. Esses pacotes de trabalho são priorizados de acordo com o valor que trazem para os objetivos do projeto e podem ser caracterizados de três formas: crítica, prioritária e realizável.
Chega o momento das atividades para o desenvolvimento do plano PM4R Ágil. A equipe de trabalho se reúne para determinar quais pacotes de trabalho serão desenvolvidos e entregues ao final de cada sprint.
Passamos agora para as atividades de execução do sprint. A equipe executa as tarefas necessárias para concluir os pacotes de trabalho comprometidos em cada sprint. Durante a execução, a comunicação precisa e eficaz é muito importante, especialmente por meio da ambientalização da equipe, conversas informais e interações cara a cara. A abordagem ágil promove o uso de ferramentas chamadas de baixa tecnologia e alto contato (low tech high touch). Ainda sobre a execução do sprint recomenda-se utilizar um quadro no qual graficamente os integrantes da equipe do projeto e demais interessados, possam visualizar a qualquer momento o andamento do sprint de forma rápida e simples.
As últimas duas atividades são: revisão e retrospectiva do sprint. Durante a revisão do sprint a equipe se reúne com o dono do produto e o líder ágil para mostrar e analisar os entregáveis gerados ao final de cada sprint. O foco desta reunião é no produto ou resultado do sprint. Os entregáveis devem atender aos critérios de aceitação definidos pelo dono do produto ao início do sprint. No caso de uma entrega não atender aos critérios de aceitação, ela é considerada um entregável rejeitado.
Já na retrospectiva, a equipe realiza a atividade de inspecionar (implica em realizar comprovações oportunas de como avança o projeto em busca dos seus resultados) e adaptar (implica em aprender e logo adaptar-se realizando melhorias no processo) ao final de cada sprint. Recompila as lições aprendidas e busca oportunidades de melhoria. O foco está no processo para gerar os entregáveis. Os debates nessas reuniões devem incluir tanto o que foi bem feito quanto o que deu errado.
Uma vez que conhecemos as atividades e ferramentas do PM4R Ágil, chega o tão esperado momento de falarmos sobre os processos para desenvolvimento do plano PM4R Ágil, que consiste em 5 passos: (i) Análises dos elementos existentes de planejamento do projeto; (ii) Seleção dos trabalhos prioritários; (iii) Desenvolvimento do plano PM4R Ágil; (iv) Atribuição de responsabilidades; e, (v) Implementação do Plano PM4R Ágil.
Uma ação importantíssima e que recomendamos executar antes de iniciar o desenvolvimento do plano PM4R Ágil é a realização de entrevistas com os principais interessados do projeto, indicados pela equipe executora.
Para desenvolvimento do plano PM4R Ágil, como falado anteriormente, se recomenda a realização de um seminário de dois dias, conduzido por especialistas na metodologia PM4R e com certificação internacional em gestão de projetos, com a participação dos interessados chave do projeto, seguindo cinco passos:
- Análise dos elementos existentes de planejamento do projeto
- Seleção dos trabalhos prioritários
- Desenvolvimento do plano PM4R Ágil
- Atribuição de responsabilidades
- Implementação do plano PM4R Ágil
Agora que você conhece os cinco passos de nossa metodologia PM4R Ágil, te convidamos a visitar nosso site www.pm4r.org e fazer parte da nossa comunidade de gestão de projetos. Nele poderá explorar o conhecimento sobre gestão de projetos de desenvolvimento, ter acesso a todos os nossos produtos e conhecimento, guias de nossas metodologias PM4R, PM4R Ágil, como também da metodologia Leadership.
Em 2020 estará disponível um curso gratuito, online e em português sobre a metodologia PM4R Agil. Saiba mais em nossa página www.pm4r.org
Você tem aplicado este cinco passos em seu projeto? Conte pra gente nos comentários.
Parabéns pelo artigo!!
Muito bom! Vou tentar implantar em meus projetos!
Muito obrigada pelas dicas, parabéns pelo artigo!
Boa tarde,
Sou da Prefeitura Municipal de Londrina, Secretaria que desenvolve Segurança Pública Municipal- Guarda Municipal- e gostaria de conhecer a metodologia, com indicação de livros, sites e artigos para, na prática, implementar em nosso dia a dia.