Tres secretos para el éxito en la implementación de proyectos del sector público

Implementar proyectos en el sector público no es tarea fácil. Es una combinación de ciencia y arte. Los casos de estudio suelen enfocarse en la parte de la “ciencia”, o sea, aquellos factores técnicos que impactaron, de forma exitosa o no, una reforma.

Desde el BID estamos desarrollando una nueva serie de casos de estudio que se enfocan más en el “arte”, o sea, que exploran valiosas lecciones aprendidas por implementadores de la región que facilitaron la implementación exitosa de una reforma. Estos casos están narrados como si te sentaras a tomar un café con una amistad, compartiendo sus mejores consejos basados en experiencias reales.

El triángulo estratégico para el fortalecimiento de las capacidades estatales: Tres dimensiones para la implementación exitosa de un proyecto

El equipo encargado de trabajar en los casos se enfoca en entender cómo mejorar la implementación de proyectos. A partir de nuestro análisis de la literatura y nuestra experiencia trabajando con varios gobiernos de la región y del mundo, hemos encontrado tres elementos claves para la implementación exitosa de un proyecto que deben ocurrir de manera simultánea para lograr un proyecto exitoso. Lo que llamamos el “triángulo estratégico para el fortalecimiento de las capacidades estatales.”

En primer lugar, contar con un diseño técnicamente sólido, que responda a las necesidades específicas de las personas usuarias a quienes se dirige la reforma. Esta solidez técnica se complementa con el segundo elemento: la generación de capacidades administrativas necesarias para ejecutar la estrategia, incluida la modificación de las relaciones de rendición de cuentas para que las personas usuarias se apropien de la reforma y la pongan en práctica. Finalmente, la tercera dimensión del triángulo consiste en la construcción de las condiciones de gobernanza, que permitirán legitimar y viabilizar la reforma.

En este blog, te contamos los secretos detrás de cómo el equipo implementador en la Ciudad de Buenos Aires (CABA) llevó a cabo exitosamente la reforma de Digitalización del Gobierno. Estas lecciones y estrategias pueden servirte de inspiración para adaptar a tu propio contexto y necesidades.

1.    Decisiones estratégicas de implementación desde el diseño

La mejor forma de aprender es analizar los errores y aciertos de los demás y esto fue exactamente lo que hizo el equipo de la CABA. Empezaron por examinar experiencias similares en Canadá, España y Estados Unidos para informar algunas de sus decisiones y así contar con un diseño sólido (primer elemento del triángulo).

Entre las lecciones aprendidas, dos son fundamentales. Primero, la necesidad de que el diseño sea centrado en las personas usuarias, y no solo en la funcionalidad operativa de los sistemas. Aunque suena evidente, no es lo que hemos visto en la práctica, por ejemplo, en reformas de sistemas financieros.

Segundo, entender a fondo el sistema existente antes de realizar cualquier cambio. Con frecuencia en el diseño de proyectos saltamos a la solución sin entender primero las causas del problema. Esta urgencia de actuar termina produciendo el efecto contrario al esperado. El equipo de la CABA en su lugar siguió el esquema a continuación:

2.    Estrategias Innovadoras para Implementar Reformas

Una de las cosas que más disfrutamos al escribir estos casos es escuchar de las y los ejecutores cómo elaboraban sus estrategias para implementar las reformas. El equipo de la CABA nos compartió dos estrategias para fortalecer la capacidad administrativa necesaria para la reforma (segundo elemento del triángulo).

• El Caballo de Troya: Para disminuir la resistencia a la digitalización por parte de las personas usuarias, decidieron empezar por el módulo más inofensivo: el de Comunicaciones Oficiales. Este funcionaba como un correo electrónico y ayudó a que las y los funcionarios se familiaricen con el sistema.
• La Estrategia del Bebedero: Analogía al pastor que, en lugar de salir a buscar a sus ovejas, cierra todos los bebederos excepto uno para que estas se acerquen al agua. El equipo de la CABA identificó un trámite que era esencial para todas las entidades, obligándolas no solo a usar el sistema, sino a superar los desafíos encontrados.

3. Afrontar la resistencia al cambio

La resistencia al cambio es inevitable. Habiendo reconocido esto, el equipo que lideró la reforma trabajó en distintas estrategias para viabilizar el apoyo de los actores claves, desde las personas usuarias hasta la Alcaldía (el tercer elemento del triángulo). Se combinaron acciones como la cercanía al funcionariado público para disminuir la resistencia al cambio, estrategias para escalar el conflicto y apoyo de la máxima autoridad para viabilizar la reforma.

La implementación exitosa de proyectos es una tarea que requiere de toda la ayuda que podamos conseguir. Aprender de los éxitos y fracasos de otros puede ser un atajo para este propósito. Esta serie de estudios de casos tiene como objetivo transmitir el conocimiento de los y las profesionales de la Administración Publica de la región, quienes se enfocan en la implementación de proyectos, para facilitar el trabajo de quienes vienen a continuación.

Si tienes un caso de estudio para compartir, participa en el Desafío D+ Impulsando la Tranformación Digital, una iniciativa conjunta del BID y CLAD.

¿Quieres conocer los detalles que hicieron exitosa la implementación de la reforma de digitalización en Argentina?

Descarga el caso de estudio y descubre más sobre los secretos detrás de la implementación de proyectos de gestión pública.